加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的思考

文/菏澤市人力資源和社會保障局 張永杰

隨著社會的飛速發(fā)展，對事業(yè)單位總體素質(zhì)水平的要求也日漸提高。文書檔案管理則成為事業(yè)單位良好發(fā)展過程中的必要載體，事業(yè)單位合理決策離不開科學(xué)有效的文書檔案管理。因此，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率已迫在眉睫，實(shí)施有效措施以促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展勢在必行。

一、文書檔案管理的概述

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，不可或缺的部分是文書檔案管理，它將直接影響事業(yè)單位的競爭前景。事業(yè)單位必須加強(qiáng)有關(guān)文書檔案方面的管理力度，讓其價值得到充分利用，以期在國家經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型潮流中不會落伍，以保證業(yè)務(wù)和工作的有序開展。新技術(shù)的不斷面世，如互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等方面的先進(jìn)技術(shù)，促使文書檔案電子化管理的步伐不斷邁進(jìn)，這也更便于工作人員使用文書檔案，并將文書檔案的功能和效用發(fā)揮到極致，不斷推動事業(yè)單位的良好發(fā)展。

二、事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案管理工作常被忽視。由于短期內(nèi)無法給單位帶來較大的經(jīng)濟(jì)效益和利潤，使得其重要性常常被忽略。單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得文書檔案沒有得到系統(tǒng)的管理，檔案管理人員對信息的利用和處理仍處于最基礎(chǔ)的階段，僅僅是對檔案進(jìn)行基本的謄寫和保管，缺乏深層挖掘有用信息的技能，導(dǎo)致事業(yè)單位無法使檔案信息的價值得到充分利用。

（二）文書檔案管理方面投入缺乏。由于對文書檔案管理工作的重要性缺乏深刻的認(rèn)識，事業(yè)單位的相關(guān)部門不愿投入必要錢財(cái)培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才，也沒有定期培訓(xùn)工作人員必備的技能，使得管理人員的專業(yè)知識缺乏、素質(zhì)水平低下，管理設(shè)備也沒有得到及時更新，使得文書檔案管理工作漸漸落后于時代潮流。

（三）文書檔案管理制度不夠完善。文書檔案管理工作常常讓各部門的工作人員感到繁瑣枯燥，制度完善方面相對落后，沒有適當(dāng)?shù)募顧C(jī)制，人員失去工作動力，漸漸失去工作熱情。檔案沒有得到及時整理，其中蘊(yùn)含的有效信息無法得到充分利用，直接導(dǎo)致部分事業(yè)單位檔案管理工作無法順利開展，提高了工作成本，也降低了工作質(zhì)量和效率。

（四）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。事業(yè)單位不夠重視文書檔案的管理，為了節(jié)約單位成本，常常選擇聘用薪資較低、專業(yè)知識匱乏的臨時工。工作人員缺乏職業(yè)責(zé)任感和專業(yè)性，后期單位又沒有對工作人員進(jìn)行必要的專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，導(dǎo)致管理人員專業(yè)知識缺乏，綜合素質(zhì)不高。這些工作人員通常缺乏文書檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，對檔案進(jìn)行立卷、科學(xué)分類等工作不熟悉，總是無法高效率找到相關(guān)檔案信息。

三、改善文書檔案管理工作的缺陷和不足

（一）提高對文書檔案管理工作的重視程度。在開展文書檔案管理工作時，事業(yè)單位全體工作人員應(yīng)大力支持并加以重視。要真正認(rèn)識到科學(xué)有序的文書檔案管理對于單位發(fā)展的必要性，讓管理人員的作用得到充分發(fā)揮，從根本上鞏固文書檔案管理工作的地位。對檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)宣傳，使檔案管理工作可以被各種各樣的人所了解。

（二）加大對文書檔案管理工作的投入。相關(guān)部門要加大對專業(yè)管理人才培養(yǎng)的投入，對工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷豐富人員的專業(yè)管理知識，讓他們跟上時代前行的步伐。信息技術(shù)日新月異，要及時對管理設(shè)備進(jìn)行更新，引進(jìn)新媒體、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上融入新的管理技巧。緊跟時代潮流，才能更好地發(fā)揮文書檔案管理的作用。

（三）完善文書檔案管理制度。種種實(shí)例證明，一個單位工作效率的提高離不開系統(tǒng)、全面、科學(xué)的制度。我國文書檔案管理工作的不足也有制度不夠完善的原因，所以用制度嚴(yán)格規(guī)范文書檔案管理工作是十分必要的。因此，管理體制的健全和具體實(shí)踐不可或缺，只有這樣，才能使文書檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化，才能使各項(xiàng)工作有條不紊地開展起來，才能提高工作效率和質(zhì)量，以推動事業(yè)單位的發(fā)展。

（四）聘用專業(yè)素質(zhì)高的管理人才。隨著一個單位發(fā)展步伐的不斷前邁，對于工作人員專業(yè)素質(zhì)和水平的要求也會不斷提高。檔案管理工作人員專業(yè)能力的提升變得越來越重要，不但要提高對自我工作的熟悉程度，還要加強(qiáng)對自我實(shí)力的認(rèn)知和了解。單位要聘用業(yè)務(wù)水平和知識水平較高的工作人員，后期還要注重對檔案管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，使其能夠熟練地完成檔案的立卷、分類等工作，從而適應(yīng)時代發(fā)展的步伐。專業(yè)素質(zhì)高的管理人才更具有職業(yè)責(zé)任感，對工作充滿熱情，更能有效提高工作效率。

四、結(jié)束語

根據(jù)上文的敘述，我們知道事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展離不開科學(xué)的文書檔案管理，文書檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展向前邁進(jìn)的重要一步。現(xiàn)如今，很多事業(yè)單位都沒有給予文書檔案管理工作該有的重視，工作人員缺乏文書檔案管理重要性的意識，阻礙了事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，為了單位的綜合發(fā)展，從各方面加強(qiáng)文書檔案管理是十分必要的。