網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)

文/航天九院第十六研究所情報(bào)檔案處 張?jiān)葡?/p>

一、服務(wù)策略的創(chuàng)新

（一）構(gòu)建檔案館（室）網(wǎng)頁，開通網(wǎng)上服務(wù)?，F(xiàn)階段，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的網(wǎng)上服務(wù)已經(jīng)被眾多檔案館納入服務(wù)體系中，成了為單位、社會(huì)提供資料的重要渠道。為讓網(wǎng)上服務(wù)更好地滿足單位、社會(huì)的需求，檔案工作者要盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，特別是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)與完善。對于檔案管理工作而言，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)資源信息的及時(shí)管理，讓檔案信息服務(wù)更加數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，提高便捷性，同時(shí)檔案管理工作也能因此更規(guī)范化、法制化、自動(dòng)化。例如，查詢?nèi)藛T可在網(wǎng)絡(luò)上直接輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，直接查詢一些公開類信息。再者檔案館還可以同宣傳部門合作，及時(shí)將一些重要信息數(shù)據(jù)化并保存，用于后期資料查詢和宣傳。

（二）構(gòu)建“電子文件數(shù)據(jù)管理中心”。電子文件數(shù)據(jù)管理中心用于各單位歸檔電子文件的集中管理與保存，并將一些可公開類的信息傳到網(wǎng)站上，供大家自行信息查詢，具有內(nèi)容豐富、覆蓋面大、提高信息資源利用率的優(yōu)點(diǎn)。電子文件數(shù)據(jù)管理中心的設(shè)立需要檔案館與企事業(yè)單位信息部門共同協(xié)作，中心地址可選在企事業(yè)單位檔案管理處，便于加強(qiáng)雙方的聯(lián)系。

（三）開通在線服務(wù)。在信息時(shí)代，檔案利用方式應(yīng)作出一定的改變，如此才能滿足社會(huì)發(fā)展的需求?，F(xiàn)今，人們生活、工作、學(xué)習(xí)的環(huán)境都因社會(huì)信息全面化而隨之改變，這使得人們比較關(guān)注信息的時(shí)效性，能及時(shí)獲取更多、更準(zhǔn)確的信息。所以，數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式必然要取代手工式、紙質(zhì)檔案服務(wù)方式。檔案館可以借助于互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)技術(shù)，設(shè)立數(shù)據(jù)查詢庫、電子信箱、公共網(wǎng)絡(luò)專題等服務(wù)方式，讓資料查詢者和檔案館之間的交流更便利，及時(shí)提供準(zhǔn)確、真實(shí)的信息，進(jìn)而提高檔案館的服務(wù)質(zhì)量。

（四）電子文件的自動(dòng)上傳與收集?，F(xiàn)階段，對于檔案管理部門而言，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件收集方式是首要問題。同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集方式相比，單機(jī)上完成電子文件收集的方式操作更為簡單，只要上傳、下載兩個(gè)步驟就可實(shí)現(xiàn)電子文件的收集。所以，檔案部門建立一個(gè)網(wǎng)頁版的自動(dòng)上傳功能，及時(shí)將信息資料進(jìn)行上傳，這能大大提高檔案管理信息收集的工作效率。

二、拓展檔案館服務(wù)領(lǐng)域

（一）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代，檔案管理的相關(guān)定義也發(fā)生了變化。站在信息資源開發(fā)角度上來分析，檔案館不再只是一個(gè)信息管理處，還是一個(gè)信息交流的平臺；而檔案工作人員的工作也并非只是檔案管理這么簡單，它還包括檔案信息的收集與共享。社會(huì)的發(fā)展以及人們對信息需求的增大，檔案館勢必要進(jìn)行改革，而改革的方向就是信息化。因此，檔案館向信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)方向發(fā)展，在提供基礎(chǔ)檔案信息服務(wù)的前提下構(gòu)建信息加工、收集、保存、檢索以及服務(wù)等實(shí)體工作。

（二）多主體、社會(huì)化的信息服務(wù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們越來越關(guān)注獲取信息的質(zhì)量，尤其是生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究以及行政管理工作，對信息服務(wù)的需求更高。而且，人們不單單只需求檔案信息，還對圖書、文件、檢索資料等也有需求。檔案管理者已經(jīng)了解到必須扭轉(zhuǎn)檔案服務(wù)對象，將服務(wù)范圍拓展到社會(huì)方面，這樣才能讓檔案館更長久地發(fā)展。為實(shí)現(xiàn)服務(wù)對象的轉(zhuǎn)化，檔案部門要借助企事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)等部門的相關(guān)資源，達(dá)成信息檔案管理方面的合作，制定一些針對性的信息服務(wù)。

（三）提高橫向聯(lián)合度，完成信息資源共享。邁入信息時(shí)代后，信息總量以及人類積累的知識量都在飛速增長，形成海量的文獻(xiàn)資料。目前，沒有哪一個(gè)檔案部門能做到全面收集、加工、保存并利于這些信息，通常，各個(gè)企業(yè)、單位的檔案信息管理部門都是各自為政，自己整理內(nèi)部或者所需的圖書、文獻(xiàn)資料，這反而不利于信息的交流。各個(gè)檔案館、部門應(yīng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，通過構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。資源共享以及構(gòu)建社會(huì)信息系統(tǒng)需要一個(gè)先決條件：聯(lián)合目錄的建立。聯(lián)合目錄的編排規(guī)格和著錄格式是統(tǒng)一的，其內(nèi)容包括所有合作檔案館的檔案目錄。各個(gè)檔案館通過聯(lián)合目錄獲取其他檔案館的有關(guān)信息，真正實(shí)現(xiàn)圖書、檔案、文件等資料的共享，這樣不僅能避免信息的重復(fù)，緩解某些檔案館空間不足、人員不夠的情況，還能提高館藏資源利用率，讓信息利用者更方便地獲取更豐富的知識、情報(bào)與信息。聯(lián)合目錄還有利于各類檔案館發(fā)展自身特色，讓檔案信息管理更專業(yè)化、系統(tǒng)化。

（四）注重“反饋”，深層次挖掘檔案信息。檔案信息資源開發(fā)利用過程中，反饋方法的意義重大。通過分析反饋方法，可以找出信息資源開發(fā)利用的不足，讓其發(fā)展更加系統(tǒng)、合理、完善。如企業(yè)通過分析用戶反饋信息后可以掌握產(chǎn)品的不足以及改進(jìn)、優(yōu)化的方式，讓產(chǎn)品更符合市場需求，同時(shí)，反饋信息也是檢驗(yàn)產(chǎn)品質(zhì)量的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。再者，客戶的反饋信息對企業(yè)自身發(fā)展和品牌延伸也有一定的引導(dǎo)作用。檔案管理人員也要注重信息的反饋，樹立一定的反饋信息分析意識，分析自身發(fā)展中的不足，這樣才有利于檔案信息管理的開發(fā)，跟上經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的需求。