信息時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展新格局

文/山西省長(zhǎng)治市沁縣人事考試中心 宋春雨

信息時(shí)代使得檔案管理工作發(fā)生了新變化，傳統(tǒng)復(fù)雜的檔案管理工作逐步向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，錄入、檢索、使用等多方面都得到革新，信息的使用效率明顯提升。因此，在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作應(yīng)該走出一條創(chuàng)新發(fā)展之路，從工作理念、管理模式以及信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)多層面著手，打造檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展新格局。

一、信息時(shí)代檔案管理工作新變化

檔案管理工作承擔(dān)著各個(gè)行業(yè)的檔案信息處理與使用等相關(guān)工作，是各行業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要工作內(nèi)容。信息時(shí)代，使得檔案管理工作產(chǎn)生了新的變化，經(jīng)過(guò)歸納和總結(jié)具體可以從以下幾個(gè)方面分析：其一，檔案工作思想觀念的變化。信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)信息流通方式受到極大考驗(yàn)。對(duì)于檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸向著數(shù)字化檔案方向傾斜，并使得這種轉(zhuǎn)變成為一種趨勢(shì)。而這種變化，首先帶來(lái)的是思想觀念的變化，檔案管理工作人員要充分適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境的變化，尋求一個(gè)全新的思想觀念，適應(yīng)信息時(shí)代帶來(lái)的檔案管理工作創(chuàng)新內(nèi)容，并快速提高自身適應(yīng)能力，轉(zhuǎn)變思想觀念，為工作效率的提升奠定基礎(chǔ)。其二，服務(wù)手段的新變化。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)過(guò)程相對(duì)復(fù)雜，需要人工查閱檔案資料，這并不利于檔案信息的高效率使用。信息時(shí)代檔案工作服務(wù)手段發(fā)生變化，檔案信息以及內(nèi)容都是以電子文檔的形式存在，查閱、使用、篩選的過(guò)程十分便捷，并且能夠提供在線(xiàn)服務(wù)，信息使用效率相較于傳統(tǒng)檔案管理工作提升數(shù)倍有余。其三，服務(wù)領(lǐng)域得以拓展。傳統(tǒng)的檔案管理工作服務(wù)范圍相對(duì)單一，僅僅是對(duì)檔案的管理與查詢(xún)。而信息時(shí)代提供了一個(gè)交互平臺(tái)，檔案管理工作的服務(wù)范圍被擴(kuò)寬，在互動(dòng)交流中使得工作環(huán)境趣味性更強(qiáng)，服務(wù)效果更好。

二、信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展策略

信息時(shí)代為檔案管理工作帶來(lái)了諸多新的變化，特別是在檔案信息的形式上，由傳統(tǒng)紙質(zhì)載體向著數(shù)字化載體方向轉(zhuǎn)變。為全面適應(yīng)這些檔案管理工作的變化要求，需要結(jié)合信息時(shí)代的基本要求，制定檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展策略。

（一）革新檔案管理工作理念。信息時(shí)代的檔案管理工作創(chuàng)新，要全面革新傳統(tǒng)的檔案管理工作理念。檔案管理工作人員對(duì)于工作理念的理解一定程度上決定著工作效率與服務(wù)質(zhì)量，也是信息時(shí)代檔案管理工作能夠高效開(kāi)展的前提要素。一方面，檔案管理工作人員要具備現(xiàn)代化意識(shí)。在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，需要充分意識(shí)到檔案管理工作信息化發(fā)展的必然性，做好對(duì)于數(shù)字文檔的歸類(lèi)和管理工作，以便于更好地利用資源，提高檔案資源的使用效率和內(nèi)在價(jià)值。另一方面，提升檔案資源利用率意識(shí)和安全意識(shí)。信息時(shí)代檔案資源的利用率明顯提升，管理人員具備電子信息檔案管理的能力，可以為使用者提供快速的檢索和查詢(xún)服務(wù)。當(dāng)然，也需要具備較高的安全意識(shí)，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不同，數(shù)字檔案極易出現(xiàn)損毀現(xiàn)象，需要具備安全操作意識(shí)，樹(shù)立一種新型的工作理念。

（二）構(gòu)建信息化檔案管理模式。信息時(shí)代背景下檔案管理工作的革新，需要構(gòu)建信息化檔案管理模式。具體從兩個(gè)層面著手：一方面，檔案管理工作人員樹(shù)立新型的工作理念之后，還需要不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理方式與管理手段，接受現(xiàn)代檔案管理工作的培訓(xùn)與再教育，從而滿(mǎn)足信息時(shí)代檔案管理工作的全新發(fā)展要求，增強(qiáng)自身工作能力。與此同時(shí)，由于傳統(tǒng)的檔案資料較多，檔案管理工作人員還需要具備較強(qiáng)的歸納、錄入和整理能力，將傳統(tǒng)檔案內(nèi)容完成信息化的轉(zhuǎn)換，做好檔案信息的備份工作，避免由于出現(xiàn)工作失誤，造成信息檔案的丟失，對(duì)各單位造成不可估量的損失。其二，具備基礎(chǔ)的數(shù)字檔案操作安全常識(shí)。信息時(shí)代背景下檔案信息工作已經(jīng)發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，依照檔案管理工作細(xì)則做好檔案的管理工作，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)保證數(shù)字檔案的安全性，為檔案管理工作的正常執(zhí)行提供保障，最終取得良好的檔案管理工作效果。

（三）強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在當(dāng)前管理工作當(dāng)中，檔案管理工作人員的思想觀念創(chuàng)新是基礎(chǔ)，檔案管理模式的構(gòu)建為核心，而檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)則是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)條件。信息時(shí)代，檔案信息需要通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，要準(zhǔn)確把握這一關(guān)鍵點(diǎn)，才能夠確保檔案管理工作開(kāi)展得更為高效，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)層面，應(yīng)該從各細(xì)節(jié)著手，使得信息技術(shù)與檔案信息之間有效融合，完成傳統(tǒng)檔案信息向著數(shù)字信息轉(zhuǎn)變，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)。想要打造信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展新格局，需要以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為核心，依托網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間保證數(shù)字檔案的存儲(chǔ)便捷性，為今后檔案管理工作的開(kāi)展提供可行性條件，真正發(fā)揮出信息時(shí)代檔案資源的使用效率。