檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策

文/濟(jì)南市園林花卉苗木培育中心 柴哲

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)和科技發(fā)展的一種內(nèi)在要求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電腦技術(shù)、電子通信技術(shù)、影像技術(shù)等新手段、新科技越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)；而多種形式的新介質(zhì)、新載體的檔案資料，給當(dāng)前檔案工作帶來(lái)新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。因此，檔案管理工作一定要與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，不但要持續(xù)更新思維觀念，還要對(duì)管理手段及管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，努力完成檔案管理現(xiàn)代化。

二、我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

最近幾年，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作已有了不錯(cuò)的成績(jī)，如檔案計(jì)算機(jī)管理正日益向互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，光盤技術(shù)在檔案信息的存儲(chǔ)和搜索中也進(jìn)入實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用階段，目前大規(guī)模應(yīng)用在機(jī)關(guān)檔案工作的文案工作一體化管理系統(tǒng)中，每一級(jí)檔案部門的檔案管理已完成了計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理等。

三、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題

（一）缺少現(xiàn)代化的檔案管理人才。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，需要檔案管理人員既能掌握領(lǐng)先的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，還能完成新技術(shù)、新設(shè)備的日常運(yùn)用、維護(hù)以及更新，同時(shí)還要具備優(yōu)秀的管理技能和較高的文化素質(zhì)。從當(dāng)下的檔案管理人員現(xiàn)狀看，不少單位的文案以及檔案管理的相關(guān)工作人員，還都停留在收發(fā)以及查找檔案的初級(jí)階段。

（二）檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作不完善。不要把檔案管理現(xiàn)代化單純理解為會(huì)用幾臺(tái)新的設(shè)備，它是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約的一個(gè)系統(tǒng)性工程，所以需要進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的理論研究，需要每一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給予關(guān)注和大力支持，更急需有關(guān)部門和人員不斷更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，共同協(xié)作。

（三）檔案管理資金投入不足。一直以來(lái)，由于檔案管理意識(shí)普遍不高，檔案管理技術(shù)和設(shè)備相對(duì)滯后，信息化程度不高。這些均造成檔案管理資金投入嚴(yán)重缺乏，一些單位因此沒(méi)有能力購(gòu)置那些現(xiàn)代化的機(jī)器設(shè)備，這種情況也使得吸收人才難度大，甚至人才大面積流失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（四）檔案管理基礎(chǔ)工作不完善。檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。在當(dāng)前一些企業(yè)、機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案工作管理存在的問(wèn)題是：不少部門的立卷、編目和檢索工作等，并沒(méi)有遵循國(guó)家檔案局的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行。導(dǎo)致大量的案卷質(zhì)量不高，并缺乏完整的檢索工具。

四、如何做好檔案管理現(xiàn)代化

（一）更新觀念，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部握著本地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的前途與命運(yùn)。因此在完成檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中：第一，需要提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部的科技意識(shí)。第二，檔案工作人員在工作中也要樹立憑借科學(xué)管理和科技進(jìn)步的觀念，建立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理觀念，切實(shí)轉(zhuǎn)變?cè)谟?jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代所形成的對(duì)檔案輕利用重管理、封閉保守、守株待兔等思想觀念和意識(shí)，克服那些對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理從被動(dòng)式、封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)式、開放式服務(wù)，實(shí)現(xiàn)有步驟、有計(jì)劃地開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要真正確保實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。在對(duì)檔案進(jìn)行管理工作的實(shí)踐中，就一定要針對(duì)所需，制訂出一系列有效的實(shí)施規(guī)范，以保障檔案管理獲得最佳效益，這是完成檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)關(guān)鍵前提和手段。如果在檔案管理時(shí)專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠，而單單只有技術(shù)方面的保障，這樣就很難真正提高檔案管理的速度和質(zhì)量。因此，在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，一定要首先對(duì)檔案管理規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行建設(shè)，為檔案管理現(xiàn)代化打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）著重培養(yǎng)檔案人員，提高業(yè)務(wù)能力。人才資源是檔案管理現(xiàn)代化的第一資源，因此必須樹立檔案人才的培養(yǎng)意識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓人才推動(dòng)檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案人員的標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，直接決定了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。所以第一步就是要提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)。另外還要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力方面的培訓(xùn)，從理論和實(shí)踐上認(rèn)真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問(wèn)題，學(xué)習(xí)與檔案信息化有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、電腦應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等，努力提升檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以符合檔案信息化發(fā)展的需要。

（四）加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。檔案管理部門及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)所需設(shè)備及光盤刻錄機(jī)等等。加速通用、實(shí)用軟件的開發(fā)研制，全面發(fā)揮出現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用，加速檔案信息數(shù)字化節(jié)奏。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。因此，各級(jí)政府部門在這方面要增加財(cái)政資金的投入，檔案部門在努力爭(zhēng)取更多經(jīng)費(fèi)支持的同時(shí)，要努力提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)及工作水平。

五、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的飛快發(fā)展，帶動(dòng)檔案管理工作也走向一個(gè)新臺(tái)階。所以，我國(guó)檔案管理部門需要改變以往傳統(tǒng)工作作風(fēng)，必須引進(jìn)先進(jìn)的管理辦法。保證檔案管理現(xiàn)代化這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化后，能使檔案管理的效率大大提升，并且有助于提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)發(fā)展。