技師學(xué)院檔案信息資源開發(fā)利用之路徑探析

文/廣西交通技師學(xué)院 韋衛(wèi)

技師學(xué)院檔案記載著學(xué)校發(fā)展建設(shè)的歷史過程，是學(xué)校教育、教學(xué)、管理、科研等活動的真實寫照，是儲備學(xué)校教育、教學(xué)活動信息資源的主要載體，是全校師生參與學(xué)校各項活動的客觀反映，在學(xué)校的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。因而，研究分析技師學(xué)院檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀，探討檔案信息資源開發(fā)利用的路徑及對策，使之得到更充分的開發(fā)利用并實現(xiàn)其最大價值，以促進學(xué)校發(fā)展，具有積極意義。

一、檔案資源的開發(fā)利用在技師學(xué)院發(fā)展建設(shè)中的作用

（一）為學(xué)校辦學(xué)及決策提供參考依據(jù)。學(xué)校檔案與其他各類檔案一樣，具有真實性、客觀性、時效性的特點，能為學(xué)校辦學(xué)過程及對重大事項的決策提供客觀依據(jù)。如在教學(xué)改革方面，教學(xué)部門往往通過對以往的教學(xué)檔案進行研究、反思，而找到改革創(chuàng)新的思路；在基建管理方面，尤其是在確定建筑項目或維修方案之前，管理部門往往通過查閱、研究基建檔案，從中找到合理依據(jù)，才能最終確定項目及方案。

（二）為學(xué)校教育、教學(xué)評估工作提供考核憑據(jù)。隨著技工院校教育改革的發(fā)展及國家對職業(yè)教育的扶持，技師學(xué)院迎來了難得的發(fā)展契機，在這新形勢下，為了提高教育教學(xué)水平及辦學(xué)檔次，學(xué)校就要在積極組織開展自評的前提下，接受上級單位對學(xué)校進行各種形式的教育教學(xué)質(zhì)量評估，而每一次評估，都需要提供大量的檔案資料作為考核憑據(jù)。

（三）促進技師學(xué)院辦學(xué)模式及人才培養(yǎng)機制的完善。技師學(xué)院是以培養(yǎng)實用型職業(yè)技能人才為目標的技工院校，其教學(xué)采用理論與實踐同步進行的一體化教學(xué)模式，這樣的教學(xué)模式與偏重于理論教學(xué)的大專院校相對而言則顯得較為復(fù)雜，這就使得教學(xué)檔案特別是實踐教學(xué)環(huán)節(jié)的教學(xué)檔案大量增加。而根據(jù)實踐性教學(xué)檔案及學(xué)生就業(yè)情況，能夠更好地了解學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)情況及社會需求，這就為完善與社會需求相一致的辦學(xué)模式及人才培養(yǎng)機制創(chuàng)造了條件。

（四）為學(xué)校編寫校史提供翔實的資料。校史記載著學(xué)校發(fā)展建設(shè)的歷程，是全校師生員工參與學(xué)校教育教學(xué)活動的真實寫照，對師生員工有著極大的教育、鼓舞和激勵作用，而學(xué)校檔案是校史編寫的基礎(chǔ)，為校史的編寫提供了翔實而可靠的資料。

二、技師學(xué)院檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀及存在問題

（一）服務(wù)方式被動，缺乏創(chuàng)新意識。由于受傳統(tǒng)管理模式的影響，目前技師學(xué)院檔案信息資源未能得到充分的開發(fā)利用。此現(xiàn)狀源于檔案管理人員在工作中普遍習(xí)慣于坐等式的服務(wù)方式，即收、整、存、借及你需我查、你送我收、你借我給的被動落后的管理模式。在此管理模式之下，管理人員缺乏主動服務(wù)的理念及開拓創(chuàng)新精神，不重視對檔案信息資源的開發(fā)利用，勢必對學(xué)校檔案資源的開發(fā)利用造成不利影響。

（二）學(xué)院初建階段，檔案資源有限。由于技師學(xué)院基本都是近年隨著國家職業(yè)教育改革的發(fā)展而從高級技工學(xué)校升格而成的新型職業(yè)教育機構(gòu)，建校時間尚短，檔案資源不足，館藏不豐富，具有開發(fā)利用價值的檔案資源則更為有限，這也在一定程度上制約了學(xué)校檔案資源的開發(fā)。

（三）管理人員不足，素質(zhì)有待提高。在檔案管理過程中，要想對檔案信息資源進行開發(fā)和利用，首先要有一支思想素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)過硬的人才隊伍。但從目前來看，技師學(xué)院的檔案管理人員普遍不足，且人員素質(zhì)偏低，從業(yè)人員中許多是非專業(yè)對口的人員，有的甚至沒有經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，對紙質(zhì)檔案的分類、整理、歸檔等最基本的技術(shù)環(huán)節(jié)都不甚明白，更不懂得如何對檔案信息的價值進行深度挖掘，這是當下技師學(xué)院檔案資源未能得到充分開發(fā)利用的重要因素。

（四）檔案收集不齊，收集渠道不暢。要想開發(fā)利用檔案，就得有一定數(shù)量的檔案資源，這是開發(fā)利用檔案的物質(zhì)保障。但目前技師學(xué)院存在檔案收集不完整、收集渠道不暢通的現(xiàn)狀，原因是管理制度不健全，沒有針對各部門及個人必須上交相關(guān)資料而制定出具體的規(guī)定。此外，有的學(xué)校由于檔案管理人員頻繁更換，也容易使管理上出現(xiàn)脫節(jié)，導(dǎo)致檔案丟失。有的因檔案人員缺乏認真細致的工作態(tài)度，故在工作中容易將有價值的檔案資料當成沒用的資料銷毀。而檔案的開發(fā)利用，最重要的就是對檔案信息進行編研，這是將檔案的潛在價值向?qū)嵱脙r值轉(zhuǎn)化的最有效途徑。但由于收集渠道不暢，檔案收集不齊，缺乏完整的檔案資料，故很難編研出能滿足重要工作需要的高質(zhì)量的檔案編研材料。

三、技師學(xué)院檔案信息資源開發(fā)利用的路徑與措施

技師學(xué)院檔案信息資源的開發(fā)利用，就是指技師學(xué)院檔案管理者通過技術(shù)手段，對檔案信息資源進行整理、加工，將有價值的、對學(xué)校的發(fā)展建設(shè)有促進作用的信息資源進行挖掘，并提供給需求者，從而使檔案的價值得以實現(xiàn)的過程。由于開發(fā)、利用是檔案管理的終極目標，故在技師學(xué)院檔案管理中，最重要的環(huán)節(jié)無疑是對檔案資源進行開發(fā)和利用，并通過開發(fā)、利用，使學(xué)校的館藏為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。因而，學(xué)校要想充分開發(fā)、利用檔案信息資源，就必須從如下路徑及措施入手：

（一）明確檔案資源開發(fā)利用的意義。技師學(xué)院要開發(fā)、利用檔案，首先要明確檔案資源開發(fā)利用的意義。明確技師學(xué)院的檔案，記錄著學(xué)校教育、教學(xué)、管理、科研等方方面面的工作，記錄著學(xué)校發(fā)展建設(shè)的歷史過程，在宏觀上，它不僅可以為我國職業(yè)教育的改革發(fā)展提供理論支持，在微觀上，也可以為學(xué)校的教育、教學(xué)改革提供依據(jù)。因而充分開發(fā)和利用檔案，對推動學(xué)校的發(fā)展建設(shè)以及各項工作的正常開展具有重要意義。

（二）全面提升檔案管理人員素質(zhì)。學(xué)校要有效地開發(fā)利用檔案信息，必須全面提升檔案管理人員素質(zhì)，使之具有較高的思想境界、專業(yè)素質(zhì)以及高尚的工匠精神，并熟練應(yīng)用與檔案管理有關(guān)的現(xiàn)代化操作技能，尤其是計算機操作技能和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)。只有這樣，才能使學(xué)校的檔案信息資源得到有效的開發(fā)和利用。

（三）完善制度，加強領(lǐng)導(dǎo)。要開發(fā)利用檔案，就要完善制度、加強領(lǐng)導(dǎo)，這是做好檔案信息開發(fā)利用工作的組織保障和制度保障。具體應(yīng)做到人員落實、職責(zé)分明、制度健全，檔案工作有計劃、有目標，并列入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃。檔案管理做到歸檔有條理、立卷有標準、借閱有制度、保密有條例、庫房管理有規(guī)定、開發(fā)利用有目標。

（四）加強宣傳，強化檔案意識及法制觀念。學(xué)校要開發(fā)利用檔案，就要加強宣傳力度，強化檔案意識及法制觀念。要認真組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，提高全校教職員工特別是檔案管理人員的檔案意識和法制觀念，為開發(fā)利用檔案資源營造良好的環(huán)境和氛圍。同時，要強化檔案管理人員的工作責(zé)任感，使之能夠預(yù)測需求，并主動提供檔案資源開發(fā)、利用服務(wù)。

（五）更新觀念，改變服務(wù)方式。學(xué)校要想充分開發(fā)利用檔案資源，就要更新觀念，樹立服務(wù)理念，改變服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。明確服務(wù)性是檔案管理工作的唯一特性；明確學(xué)校檔案管理工作就是一項服務(wù)性的工作，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)、為社會服務(wù)。只有堅持服務(wù)的理念，采取主動服務(wù)的方式，多渠道、多形式地開展檔案服務(wù)工作，提高服務(wù)質(zhì)量，才能使檔案資源得到有效的開發(fā)利用。

（六）利用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源共享。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會各行業(yè)對檔案信息的需求不但表現(xiàn)在量上，而且更多是表現(xiàn)在資源共享上。因此，技師學(xué)院要想充分開發(fā)利用檔案，只有加快檔案信息化建設(shè)，才能利用現(xiàn)代化技術(shù)，特別是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享。

（七）拓寬檔案收集范圍，加強收集與編研。學(xué)校要充分開發(fā)利用檔案資源，就要拓寬檔案收集范圍，加強收集、管理與編研，并切實做到：1.加強對教學(xué)檔案的收集、管理與編研，使之更好地為教學(xué)服務(wù)。2.加強對學(xué)校榮譽檔案的收集、管理與編研。這些榮譽包括學(xué)校取得的重大教育教學(xué)和建設(shè)成果及師生獲得的高級別表彰，記載著學(xué)校走過的輝煌歷程。加強對榮譽檔案的收集、管理與編研，建立榮譽陳列室或制作宣傳冊，對于做好招生就業(yè)宣傳及激勵學(xué)生更好地學(xué)習(xí)，將起到不可替代的作用。3.加強對名師和名師教學(xué)檔案、科研成果等信息的收集與編研，并進行宣傳，對于學(xué)校人才培養(yǎng)及提高學(xué)校的知名度，將起到積極作用。4.加強對校園文化檔案信息，特別是對學(xué)校組織的各項重要活動的檔案信息的收集、編研與利用，對于學(xué)生接受愛國、愛校教育有現(xiàn)實意義。5.加強對學(xué)?；n案的收集和管理，以便為完善學(xué)校的基本建設(shè)提供信息支持。6.切實做好檔案利用的統(tǒng)計工作，對檔案利用人次、卷次及所產(chǎn)生的實效進行收集、匯總、統(tǒng)計，以便了解學(xué)校及社會對檔案信息的需求。

四、結(jié)語

總之，檔案信息資源的開發(fā)利用，是技師學(xué)院檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，是衡量學(xué)校檔案管理水平乃至學(xué)?，F(xiàn)代化管理水準的重要尺度。因而，學(xué)校只有高度重視，把握契機，提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，強化檔案意識，提高人員素質(zhì)，積極探索檔案信息資源開發(fā)利用的新形式、新方法、新途徑，才能使學(xué)校的檔案信息資源得到充分開發(fā)和利用，并實現(xiàn)檔案的最大價值，促進學(xué)校發(fā)展。