淺談工會(huì)檔案的信息化管理

文/龍巖市新羅區(qū)廣播電視宣傳中心 陳紅賓

工會(huì)檔案是記錄工會(huì)工作的珍貴資料，它既能為各類(lèi)組織、職工、群眾提供必要的資料查閱，又能為工會(huì)未來(lái)工作的開(kāi)展提供指導(dǎo)。但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息量大大增加，傳統(tǒng)的工會(huì)檔案管理方法已經(jīng)跟不上時(shí)代的變化，逐漸凸顯出不足。因此，如何有效管理工會(huì)檔案，已經(jīng)成為當(dāng)前工會(huì)工作效率提升中最迫切的問(wèn)題。

一、目前我國(guó)工會(huì)檔案管理中的不足之處

（一）工會(huì)檔案管理水平不高。在日常工作中，往往會(huì)忽視檔案管理工作的重要性，采取一些簡(jiǎn)單、重復(fù)性強(qiáng)的檔案管理方法，新技術(shù)和新方法很少被應(yīng)用。目前，我國(guó)工會(huì)檔案管理多數(shù)還采用紙質(zhì)管理模式，內(nèi)部查閱手段也較為笨重，大量數(shù)據(jù)資料的查詢和使用只能依靠人工手段，這樣傳統(tǒng)的管理方式極大地降低了工會(huì)檔案管理的工作效率，也較難體現(xiàn)檔案管理工作中的服務(wù)意識(shí)。此外，館藏檔案的數(shù)字化處理能力嚴(yán)重不足、檔案遺失、破損、組卷混亂等問(wèn)題廣泛存在，導(dǎo)致信息資源嚴(yán)重浪費(fèi)，檔案管理工作的服務(wù)水平難以提升。

（二）工會(huì)檔案管理人員不足且專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)。大多數(shù)工會(huì)檔案的管理人員數(shù)量不足，他們或是被臨時(shí)調(diào)撥、兼職委派到檔案管理部門(mén)，或是被迫分配到檔案管理部門(mén)“養(yǎng)老”，且大多不是專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)檔案管理工作的流程和方法不熟悉，對(duì)現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段了解不深且接受較慢，導(dǎo)致日常檔案管理工作中不斷出現(xiàn)小問(wèn)題，難以提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（三）工會(huì)檔案的價(jià)值開(kāi)發(fā)不夠。目前，工會(huì)檔案多數(shù)采用封閉專(zhuān)人管理，對(duì)外開(kāi)放程度較低，日常工作中的聯(lián)系、交流不足，基本上處于“各自為政”的狀態(tài)，檔案的對(duì)外開(kāi)放程度和電子化水平也不高，這樣不僅影響信息資源的有效利用與開(kāi)發(fā)，還影響工會(huì)信息化工作的整體進(jìn)程。

二、工會(huì)檔案信息化管理的意義

（一）推進(jìn)工會(huì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“共享”。工會(huì)檔案能夠直接反映工會(huì)的發(fā)展歷程，工會(huì)檔案的管理方式體現(xiàn)著現(xiàn)代企事業(yè)單位的管理水平，因此，檔案信息化建設(shè)是工會(huì)工作的必然發(fā)展。做好檔案信息化的建設(shè)工作，使電子檔案逐步替代紙質(zhì)檔案，建立網(wǎng)絡(luò)檔案查詢平臺(tái)，密切各工會(huì)系統(tǒng)之間的聯(lián)系，在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“共享”中逐步提高工會(huì)在社會(huì)上的存在感。

（二）信息化管理為工會(huì)檔案提供了更加安全的保存途徑。一旦實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化管理，傳統(tǒng)的文字圖像資料及時(shí)轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，這些數(shù)據(jù)具有可復(fù)制性和可恢復(fù)性，極大地降低了原始檔案資料被破壞的可能性，克服檔案管理過(guò)程中的人為失誤和軟件管理中的漏洞，從而保證工會(huì)檔案的安全。

（三）工會(huì)檔案的信息化管理有效提高工作效率和管理水平。檔案的信息化管理是要求以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的格式進(jìn)行文字等原始資料的錄入，錄入的數(shù)字化信息構(gòu)成巨大的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行管理、查閱和資源共享。因此，工會(huì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和信息化管理，不管是對(duì)內(nèi)管理還是對(duì)外查閱都更加便利，不僅減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)提升了檔案查閱速度和管理效率。

三、工會(huì)檔案信息化管理的有效途徑

（一）建立現(xiàn)代化的工作理念。工會(huì)工作者和領(lǐng)導(dǎo)者都應(yīng)意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在日常工作中加強(qiáng)對(duì)員工現(xiàn)代化工作理念的培養(yǎng)，組織學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀企業(yè)的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，鼓勵(lì)員工將各種現(xiàn)代化的工作理念和技術(shù)手段運(yùn)用到檔案管理中，不斷創(chuàng)新管理方法；同時(shí)，要從管理制度、工作流程、員工管理等各個(gè)方面入手，逐步完善檔案管理機(jī)構(gòu)，建立統(tǒng)一的、規(guī)范化的檔案管理操作流程，進(jìn)而保證各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理的人才培養(yǎng)。構(gòu)建一支優(yōu)秀的工會(huì)檔案管理人才隊(duì)伍，不僅加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)，做好內(nèi)部的人才培養(yǎng)，還要完善硬件設(shè)施，提供良好的工作環(huán)境。通過(guò)樹(shù)立信息化檔案管理意識(shí)，不斷提升人才隊(duì)伍的現(xiàn)代化檔案管理技能，增強(qiáng)員工的責(zé)任感，建立崗位責(zé)任制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，激勵(lì)他們投入到檔案管理工作中。

（三）推動(dòng)信息化數(shù)字化檔案建設(shè)。在多年的發(fā)展中，我國(guó)工會(huì)工作過(guò)程中所積累的大量珍貴資料已有不少缺失和破損，因此檔案的信息化數(shù)字化建設(shè)刻不容緩。管理人員應(yīng)及時(shí)將原有檔案數(shù)字化，將原始資料經(jīng)過(guò)分類(lèi)、甄別、編排、整理之后，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則逐一錄入到管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，并根據(jù)內(nèi)容的不同做好信息平臺(tái)的索引建設(shè)，有計(jì)劃地實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，使檔案信息化管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

（四）合理利用開(kāi)發(fā)工會(huì)檔案的價(jià)值。工會(huì)檔案管理部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，樹(shù)立共享意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，做好檔案資源的深度開(kāi)發(fā)。在廣泛收集工會(huì)工作資料、豐富檔案信息資源的基礎(chǔ)上，工會(huì)檔案管理部門(mén)應(yīng)不斷擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容，逐步將封閉式管理轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式管理，使工會(huì)檔案能夠更好地為工會(huì)組織和職工群眾服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

工會(huì)檔案的信息化管理是現(xiàn)代工會(huì)工作的重要組成部分，只有通過(guò)不斷更新工作理念，樹(shù)立現(xiàn)代化的服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，才能使工會(huì)檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，滿足更多組織、職工、群眾的實(shí)際需要。