事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題

文/榆林市環(huán)境監(jiān)測總站 周楠

隨著科學技術的不斷進步，傳統(tǒng)的檔案管理紙質(zhì)化方式在很多方面已經(jīng)表現(xiàn)出較大的不足，而信息技術不僅可幫助事業(yè)單位增強檔案管理效果，同時也提供了非常便捷的對檔案進行查詢、使用的操作等等。因此，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題進行分析有著較為重要的意義。

一、當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理人員對信息化技術的掌握程度較低。從當前國內(nèi)事業(yè)單位中從事檔案管理工作信息化建設的人員組成情況來看，由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，整體的人員組成較為老化，這些人員在接受信息化技術方面總體的速度較慢，特別是受到長時間傳統(tǒng)工作思路的影響，對于檔案管理工作開展信息化建設總體有著較強的抵觸思想，這些問題給事業(yè)單位開展高質(zhì)量的檔案管理工作信息化建設帶來的影響是非常巨大的。

（二）事業(yè)單位內(nèi)部對檔案管理信息化建設的投入力度較小。從當前事業(yè)單位內(nèi)部開展的檔案管理工作信息化建設情況來看，其相對于實際需求還有著較大的差距，特別是表現(xiàn)為信息化建設投入力度較小，很多必要的信息化建設內(nèi)容由于受到投入的人力、物力等方面的影響，并不能達到實際工作的需求，特別是由于受到資金投入的限制，開發(fā)的檔案管理信息系統(tǒng)功能不夠完善且不夠智能化，不僅沒有提升整個檔案信息管理開展的實際水平，所帶來的效果還制約了整個管理水平的提升。

（三）檔案管理工作制度不夠完善。從當前很多事業(yè)單位內(nèi)部開展的檔案管理工作實際情況來看，其中的制度在很多方面已經(jīng)相對于當前實際需求表現(xiàn)出較大的差距，特別是隨著當前涉及的檔案數(shù)量不斷增多，傳統(tǒng)的管理制度在具體運行時漏洞百出。尤其為隨著信息技術的不斷融入其中，其中很多的條款就應當根據(jù)技術的更新而進行調(diào)整，但是從實際開展情況來看，這些管理制度并沒有得到及時的更新，限制了信息化技術在具體的檔案管理工作中的使用水平。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設水平的相關對策

（一）全面增強事業(yè)單位內(nèi)部從事檔案管理人員的總體素質(zhì)水平。當前在事業(yè)單位內(nèi)增強檔案管理工作的信息化水平已經(jīng)成為必然發(fā)展的趨勢。因此，全面增強事業(yè)單位內(nèi)部從事檔案管理工作人員的總體素質(zhì)水平有著非常重要的意義。在具體實施的過程中，應當從招聘與培訓兩個環(huán)節(jié)入手，首先是招聘環(huán)節(jié)，針對當前檔案管理工作對信息技術的需求不斷增多，在招聘時應當設定出具體的專業(yè)、學歷及年齡要求，同時，還應當對檔案管理工作開展的理論與實際操作水平進行檢驗，達到了相關的標準之后才能錄用。其次，應當從培訓入手，培訓主要包含有兩個方面：在職培訓與入職培訓，對于新招聘的員工應當制定出完善的入職培訓政策，從而更好地使招聘到的人員能夠盡快適應工作崗位的實際需求。同時，針對當前很多在職人員對信息技術掌握水平較差的情況，應當制定出完善的在職培訓策略，結(jié)合檔案管理工作信息化建設的實際需求，制定出定期與不定期的，信息化建設培訓，同時，在具體培訓的過程中，應當注意將理論培訓與具體的技術操作培訓相結(jié)合，確保人員不僅理論豐富，同時，還要掌握必需的操作技能，這對于更好將信息化建設在檔案管理工作的實際效用發(fā)揮出來是非常關鍵的。

（二）增加對事業(yè)單位檔案管理信息化建設的投入力度。針對當前事業(yè)單位內(nèi)開展的信息化建設總體水平較低的情況，應當從資金、人才等方面提供出更為強大的支持。在具體實施時，各事業(yè)單位應當認識到在新時期開展檔案管理的過程中，信息化建設已經(jīng)成為必然的趨勢，這也是推動自身實現(xiàn)更高水平發(fā)展、智能化辦公的重要組成部分。在具體實施的過程中，應當明確檔案管理信息化建設專項使用資金，同時，通過與社會上IT公司等進行合作的方式，將社會上的人才、技術等資源引入到實際的管理工作中，這對于更好促進事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作開展的實際效果有著非常積極的作用。

（三）構(gòu)建出完善的檔案管理規(guī)章制度。針對當前信息化在檔案管理工作中的不斷應用與當前事業(yè)單位內(nèi)部所需管理的檔案數(shù)量不斷增多的情況，應當從制度的層面上進行完善。在具體實施的過程中，應當對先前所使用的規(guī)章制度與當前的實際工作需求進行全面的分析，找出制度方面存在的問題，并結(jié)合實際需求進行完善修訂。同時，對于信息化技術在具體管理工作中的使用，應當對制度進行動態(tài)管理，確保所使用的管理制度能夠更好地服務于信息化的使用，而并非限制其發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上分析，通過對事業(yè)單位檔案管理工作開展信息化建設，能夠在很大程度上增強整個工作的效率與效果。但是由于受到眾多因素的影響，其中存在的問題也較為明顯。因此，這就要求在具體的工作中，從單位的實際情況出發(fā)，采取針對性的策略全面增強整個工作開展的效果。