數(shù)字檔案信息資源整合相關(guān)思考

文/浙江省紹興市上虞區(qū)小越中學(xué) 羅毓慧

一、數(shù)字檔案信息資源整合的價(jià)值分析

由傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案朝著數(shù)字化檔案方向轉(zhuǎn)變是檔案管理工作不可逆的趨勢(shì)。在這個(gè)過(guò)程中，數(shù)字檔案信息資源整合是關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。一方面，加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源整合是大數(shù)據(jù)環(huán)境的客觀需求。在大數(shù)據(jù)背景下，海量信息呈現(xiàn)了井噴式的增長(zhǎng)，這些信息匯聚在一起，形成了一個(gè)“資源寶庫(kù)”。對(duì)于檔案管理而言，對(duì)這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、分析，可進(jìn)一步掌握用戶對(duì)檔案資料的實(shí)際需求及其行為習(xí)慣。這樣檔案服務(wù)便能夠“有的放矢”地進(jìn)行，可進(jìn)一步提升檔案服務(wù)質(zhì)量。在信息化時(shí)代，檔案信息量不斷增加，用戶對(duì)于檔案的需求也逐漸趨于多元化、個(gè)性化。在這種情況下，通過(guò)完善數(shù)字檔案信息資源整合，能夠?qū)n案信息當(dāng)中的潛在價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，也可促進(jìn)區(qū)域檔案機(jī)構(gòu)之間的相互交流，實(shí)現(xiàn)信息共享，讓用戶得到更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、數(shù)字檔案信息資源整合相關(guān)原則

數(shù)字檔案信息資源整合是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，在具體實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)該遵從以下幾項(xiàng)原則：1.動(dòng)態(tài)平衡原則。受外部環(huán)境影響，數(shù)字檔案信息更新頻率較快，可謂是“日新月異”。因此，在相關(guān)信息資源整合過(guò)程中需要緊密關(guān)注外部環(huán)境，包括政策面的宏觀環(huán)境以及公眾微觀環(huán)境變化。根據(jù)這些變化對(duì)相關(guān)工作作出有效調(diào)整，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源順利整合，讓數(shù)字檔案生態(tài)系統(tǒng)保持相對(duì)平衡的狀態(tài)。2.以人為本的原則。數(shù)字檔案信息資源整合要對(duì)用戶需求進(jìn)行深入分析，根據(jù)用戶實(shí)際需求開(kāi)展相關(guān)工作。同時(shí)，要不斷提升檔案人員業(yè)務(wù)技能水平，實(shí)現(xiàn)人性化管理，進(jìn)而強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力。3.共享原則。對(duì)于檔案工作而言，信息共享是不可逆變的趨勢(shì)。高校檔案館、社會(huì)圖書(shū)館以及博物館之間應(yīng)該相互協(xié)調(diào)，加強(qiáng)交流，實(shí)現(xiàn)信息共享，構(gòu)建出一個(gè)完整的檔案生態(tài)系統(tǒng)。

三、完善數(shù)字檔案信息資源整合的有效策略

（一）加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化步伐。對(duì)于高校檔案工作而言，在數(shù)字化檔案信息資源整合過(guò)程中，要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化步伐，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案當(dāng)中的各類信息充分提煉出來(lái)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的本質(zhì)目標(biāo)在于讓檔案信息能夠更為準(zhǔn)確、便捷地被利用，并實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源共享。為了確保轉(zhuǎn)化工作順利實(shí)施，必然要構(gòu)建一套技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相關(guān)工作流程進(jìn)行規(guī)范。高校檔案部門需結(jié)合實(shí)際工作環(huán)境及需求，建立責(zé)任制，明確各崗位職責(zé)，將責(zé)任“落實(shí)到人”。同時(shí)，要充分協(xié)調(diào)好各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接，建立良好的溝通機(jī)制。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)相對(duì)龐大的工程，需要人力、財(cái)力、物力支持。高校檔案部門經(jīng)費(fèi)有限，從投入以及利用的角度來(lái)看，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全部紙質(zhì)檔案數(shù)字化。因此，高校檔案部門要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理篩選，對(duì)需求量大、利用頻率高、非涉密、可公開(kāi)利用以及具有收藏價(jià)值的珍貴檔案進(jìn)行優(yōu)先處理。期間要區(qū)分非掃描件及掃描件，將重復(fù)及無(wú)關(guān)的文件清除，存在正式件的文件可以不掃描原稿，保證數(shù)字化鑒選質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理與數(shù)字檔案信息資源整合是同步進(jìn)行的。加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理能夠?yàn)閿?shù)字檔案信息資源整合奠定良好基礎(chǔ)，不僅能夠提升檔案信息利用率，也可實(shí)現(xiàn)資源共享及遠(yuǎn)程傳輸，并保證檔案檢索的準(zhǔn)確性。數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，這也是促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變的重要途徑。同時(shí)，要加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全體系建設(shè)。以訪問(wèn)控制及入侵檢測(cè)的聯(lián)動(dòng)服務(wù)為基礎(chǔ)，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化病毒防范體系，實(shí)現(xiàn)病毒庫(kù)動(dòng)態(tài)升級(jí)。以多重認(rèn)證措施如身份認(rèn)證、指紋認(rèn)證等進(jìn)行信息數(shù)據(jù)加密，做好系統(tǒng)備份，確保數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（三）完善示范數(shù)字檔案室建設(shè)。通過(guò)完善示范數(shù)字檔案室建設(shè)，促使各項(xiàng)檔案管理工作規(guī)范化實(shí)施。首先，高校要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目化管理，成立專項(xiàng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將數(shù)字檔案室建設(shè)以及數(shù)字檔案信息資源整合作為重點(diǎn)項(xiàng)目。在領(lǐng)導(dǎo)組織下，各科室密切配合，落實(shí)自身責(zé)任，保證相關(guān)工作順利實(shí)施。其次，要更新軟硬件設(shè)施。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，配置設(shè)備，創(chuàng)設(shè)可靠的軟、硬件環(huán)境。同時(shí)，在檔案室配置滅火器、溫濕度記錄儀等輔助設(shè)施，并加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證檔案服務(wù)質(zhì)量。另外，要加強(qiáng)制度建設(shè)，構(gòu)建《立卷歸檔制度》《檔案利用及保密制度》《數(shù)字檔案的安全保管和備份制度》等，形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程。

四、結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字檔案信息資源整合過(guò)程中，要充分利用先進(jìn)技術(shù)，提升檔案信息整合效率，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化步伐。通過(guò)構(gòu)建示范數(shù)字檔案室，促使各項(xiàng)工作規(guī)范化實(shí)施，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量。