醫(yī)院干部人事檔案管理優(yōu)化策略分析

文/山東省濰坊市中醫(yī)院 丁立臣

一、重視檔案管理制度

人事檔案，是一個(gè)人上學(xué)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、生活經(jīng)歷最直觀的描述。在《檔案法》出臺(tái)、醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)逐步完善的大背景下，如何管理好醫(yī)院干部的人事檔案顯得尤為重要。補(bǔ)充、完善、合理化檔案管理制度及其保存內(nèi)容和方法，使其具體的管理工作能夠順其自然地進(jìn)行。第一，人事檔案應(yīng)統(tǒng)一起來(lái)，集中管理。人員發(fā)生調(diào)動(dòng)時(shí)，同時(shí)調(diào)動(dòng)其人事檔案。人事檔案的調(diào)整、轉(zhuǎn)移、規(guī)整都應(yīng)嚴(yán)格遵循《檔案法》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。第二，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理的重視程度，對(duì)人事檔案管理的相關(guān)細(xì)節(jié)提出建設(shè)性的意見(jiàn)和指導(dǎo)。招聘或培養(yǎng)一批新興時(shí)代的綜合管理型專業(yè)人才，不斷探索干部人事檔案管理的模式和方法。第三，提高所有醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)深度和重視程度，使其能自發(fā)地幫助、配合檔案管理人員提供正確、完整的檔案材料。

二、對(duì)所有提交的檔案材料真實(shí)性嚴(yán)格考察

首先，對(duì)于新調(diào)動(dòng)的干部，進(jìn)行嚴(yán)格的學(xué)歷變更審核和人事檔案審查。對(duì)于擬定了干部晉升或者干部調(diào)動(dòng)的人員，為確保其檔案內(nèi)材料是否真實(shí)，首先進(jìn)行檔案審核。第二，對(duì)于醫(yī)務(wù)人員的檔案材料，查明其真實(shí)性后，在當(dāng)事人的確認(rèn)下，加蓋公章，并存放入檔案袋內(nèi)，存檔。第三，嚴(yán)格審查歸檔的檔案材料，確保其完整性。如果發(fā)現(xiàn)有年齡錯(cuò)誤的，應(yīng)記錄并按照規(guī)定填寫(xiě)《干部出生日期需認(rèn)證人員登記表》，同時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人員反映，重新審核其年齡真實(shí)性。如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)出現(xiàn)以下情形，應(yīng)及時(shí)退回并更正后上繳：檔案內(nèi)日期缺失、當(dāng)事人簽名缺失、未蓋單位公章等。如果檔案內(nèi)出現(xiàn)明顯修改痕跡，應(yīng)立即查明原委，如有錯(cuò)誤，立即改正。如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)出現(xiàn)以下情形，應(yīng)組織相應(yīng)人員及時(shí)查明并改正：上繳的人事檔案內(nèi)某些材料有錯(cuò)誤的，材料真實(shí)性存在問(wèn)題的。檔案中記載的年齡如果與戶籍中不同，取兩者之間時(shí)間久遠(yuǎn)者記錄。身份證上的年齡與戶口本上的年齡如果不同，則以出生證明為依據(jù)。如果沒(méi)有標(biāo)明年齡是陽(yáng)歷、陰歷，皆默認(rèn)陽(yáng)歷。檔案中《入黨申請(qǐng)書(shū)》的批準(zhǔn)時(shí)間即為干部入黨時(shí)間。如果檔案中學(xué)歷真實(shí)性存在疑問(wèn)，則應(yīng)組織相關(guān)人員調(diào)查檔案中的成績(jī)單、入學(xué)通知、畢業(yè)證、學(xué)位證，并將這些信息進(jìn)行比對(duì)。若依舊不能對(duì)其真實(shí)性作出判斷，則可以去其發(fā)證學(xué)校根據(jù)當(dāng)時(shí)相關(guān)教導(dǎo)負(fù)責(zé)人員描述事實(shí)、學(xué)校留檔、《中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)》的信息等進(jìn)行判定。在國(guó)外取得學(xué)歷學(xué)位證書(shū)的，也要按照相關(guān)程序查詢其真實(shí)性。

三、工齡應(yīng)根據(jù)《勞動(dòng)合同法》來(lái)計(jì)算

從《勞動(dòng)合同法》中我們可以知道，勞動(dòng)者在其工作的單位開(kāi)始工作后雙方簽訂勞動(dòng)合同應(yīng)在一個(gè)月之間辦理（無(wú)論是否具有試用期）。所以，剛剛畢業(yè)踏入工作單位的畢業(yè)生們計(jì)算工齡應(yīng)該從入職第一天算起，不管你是否具有資格證書(shū)。有資質(zhì)的人，只要與單位簽訂合同，不管他的工作地點(diǎn)是否在單位，也不管是不是繳納保險(xiǎn)，在雙方簽訂勞動(dòng)合同的那一刻工齡開(kāi)始累積，這樣就是說(shuō)，老資格的職工，無(wú)論哪里工作，也無(wú)論是否繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)，只要與單位簽訂了勞動(dòng)合同，工齡便開(kāi)始計(jì)算，繳費(fèi)幾年就計(jì)算幾年。按照考試公共招聘新進(jìn)入的職工，如果是應(yīng)屆畢業(yè)生，那工齡就從第一天開(kāi)始工作時(shí)計(jì)算；如果是在其他單位工作過(guò)的，沒(méi)有去繼續(xù)深度教育，無(wú)論是否繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)的職工，可以按照在原來(lái)單位簽訂的勞動(dòng)合同和工資明細(xì)，這樣就可以加上在原來(lái)單位的工作時(shí)間來(lái)計(jì)算工齡，如果離職過(guò)一段時(shí)間，則按現(xiàn)在時(shí)間去掉離職的時(shí)間。

四、人事科發(fā)展利用

在醫(yī)院?jiǎn)挝坏墓ぷ髦?，人才的培養(yǎng)比較重要，而培養(yǎng)人才的標(biāo)準(zhǔn)是以檔案為前提。為了能更清楚地使用檔案材料，這樣不僅將職工的個(gè)人情況和從業(yè)表現(xiàn)記錄在內(nèi)，也需要了解其他品質(zhì)、能力、業(yè)績(jī)等所有情況，不同等級(jí)的醫(yī)院應(yīng)當(dāng)支持用現(xiàn)代化科技手段建造一個(gè)可以查閱的信息網(wǎng)頁(yè)，方便管理。這樣還需要有書(shū)本記錄，采用兩種記錄方法，建立網(wǎng)絡(luò)可查閱的系統(tǒng)，提高人事科工作效率。這樣不僅可以網(wǎng)絡(luò)查閱還可以紙質(zhì)查閱，在保持這樣的基礎(chǔ)上，發(fā)明新的網(wǎng)絡(luò)軟件，將干部的人事檔案信息錄入網(wǎng)絡(luò)中，方便查詢，提高人事科的辦事效率。建立檔案系統(tǒng)，安放查閱密碼，將可以查閱的人范圍縮小，這樣可以以電腦為中心連接起高層領(lǐng)導(dǎo)的管理工作，將人才利用率最大化。

五、總結(jié)

管理人事檔案是醫(yī)院人事科最重要的工作。干部人事檔案是干部畢業(yè)后開(kāi)始工作時(shí)記錄其做過(guò)什么工作、在哪個(gè)地方工作過(guò)、工作的能力、工作中的表現(xiàn)、獲得的獎(jiǎng)勵(lì)及挫折等等，這些都會(huì)被整理到檔案中，系統(tǒng)的干部人事檔案是單位聘用及培養(yǎng)人才的有利材料。領(lǐng)導(dǎo)及人事科也可以依據(jù)這個(gè)材料進(jìn)行干部的評(píng)估。所以人事檔案的管理及歸檔非常重要，在對(duì)其管理的過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真。