基于現(xiàn)代人力資源管理探討人事檔案管理工作

文/吉林省安圖縣就業(yè)服務(wù)局 卜繁玲

隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)充分考慮到人才的作用，對人才進(jìn)行合理有效的分配，通過檔案管理工作的推進(jìn)來挖掘不同人才之間的差異，從而對其進(jìn)行合理有效的分配。

一、人事檔案管理與現(xiàn)代人力資源管理之間的關(guān)系分析

人事檔案管理工作開展的對象是人事檔案，主要包括人員基本資歷、健康狀態(tài)、入職時間、銀行信息以及技能資格水平等信息，在進(jìn)行人力資源管理過程中應(yīng)當(dāng)充分考慮到這些信息，在這些信息的基礎(chǔ)之上進(jìn)行一定的拓寬與細(xì)化，從而充分有效地挖掘有價值的信息資源，從而對人力資源管理工作進(jìn)行充分有效的優(yōu)化與增益。

二、基于現(xiàn)代人力資源管理探討人事檔案管理工作

（一）人事檔案中的信息收集機制改革。在人力資源管理過程中，在檔案信息中不能僅僅包括員工的基本信息，同時還應(yīng)當(dāng)包括反映員工發(fā)展?jié)摿Φ囊恍┬畔ⅲ饕殬I(yè)技能、職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)等信息，這些信息的發(fā)展需要檔案管理人員進(jìn)行充分收集、整理與挖掘。為了充分挖掘這些隱形信息，檔案管理人員可以加強對人員進(jìn)行定期考核，在考核過程中充分考慮到員工的職業(yè)道德、工作的完成情況以及專業(yè)的職業(yè)技能，從而納入檔案信息之中。同時在人事檔案管理信息系統(tǒng)中充分融合人員對單位的態(tài)度與意見，尤其是工作第一線的人員對于單位的態(tài)度。為此事業(yè)單位檔案管理人員在工作過程中應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合工作實際，從而有效發(fā)揮其應(yīng)當(dāng)起到的作用。事業(yè)單位的基層人員在具體的工作過程中能夠結(jié)合工作實際提出一些建設(shè)性的意見。由此在檔案管理過程中不僅應(yīng)當(dāng)收集工作人員的基本情況，同時還應(yīng)當(dāng)收集部分人員對于單位發(fā)展具有的一些建設(shè)性意見與建議，從而為管理層的發(fā)展提供決策依據(jù)，為其提供數(shù)據(jù)上的支持，使得事業(yè)單位的發(fā)展成為一種良性的發(fā)展機制，進(jìn)行有效循環(huán)。為了充分達(dá)到這一目的，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極有效地加強與各級工作人員之間的溝通，充分聽取工作人員的意見與建議，并對這些意見與建議進(jìn)行充分有效的整理、收集、匯總與保存，從而有效促進(jìn)檔案管理工作的及時更新。

（二）人事檔案管理機制變革。傳統(tǒng)的人事檔案發(fā)展中，一般是針對員工的基本情況進(jìn)行歸納與保管，但是并沒有深入挖掘這些信息，一般工作內(nèi)容只是一些基本性的基礎(chǔ)性工作。為此應(yīng)當(dāng)從檔案管理人員的角度出發(fā)，有效規(guī)劃檔案管理工作的流程，為其工作制定一定的目標(biāo)，例如針對檔案管理工作的細(xì)化與拓展。在這一工作開展的過程中，由人事檔案管理人員對其進(jìn)行一定的監(jiān)督，及時有效地檢查目標(biāo)的完成情況，同時在對檔案管理人員進(jìn)行年終考核的過程中充分融合進(jìn)這一因素，與員工個人的工資獎金掛鉤，從而從績效考核的角度激發(fā)員工充分重視人事檔案管理工作的開展，使其能夠全身心投入到工作開展之中。因此可以有效加強檔案管理人員對人事檔案工作的分類與匯總，主要體現(xiàn)在知識成果的展現(xiàn)與技能水平的提升方面，從而將各種有效的信息進(jìn)行分類與匯總并進(jìn)行排序，促進(jìn)自身技術(shù)知識水平的有效提升等。在一個單位的發(fā)展過程中，人員具有一定的變動性，為此人事信息也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行及時更新，因此需要檔案管理人員充分掌握員工的最新信息，從而將其運用到工作過程中來。為了有效達(dá)到這一目的，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)變被動為主動，積極主動地收集員工的信息，對其進(jìn)行有效歸納與總結(jié)，充分有效地提取出有關(guān)的重要信息，例如對員工進(jìn)行定期考核，在個人檔案中對其進(jìn)行有效運用。

三、構(gòu)建完善的人事檔案信息管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的人事檔案管理采用的主要形式是紙質(zhì)形式，在查找、提取與分析的過程中具有比較大的難度，為了充分提升對于信息的利用效率應(yīng)當(dāng)建立有效的人事檔案信息管理系統(tǒng)，可以建立一種有效的人事檔案信息管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體運用到信息化系統(tǒng)之中，從而實現(xiàn)有效的信息查找與傳遞，同時充分利用信息技術(shù)，有效滿足事業(yè)單位對于人事檔案管理效率的提升。在人事檔案信息管理系統(tǒng)建立過程中，可以采用Web的B/S模式，利用網(wǎng)頁瀏覽器連接到人事檔案管理的客戶端，在檔案管理系統(tǒng)中可以建立一種管理權(quán)限，將管理員與用戶進(jìn)行區(qū)分，管理員輸入檔案人員信息，員工可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行個人資料的上傳與查詢。

四、結(jié)束語

人事檔案管理包括健康狀況、銀行信息與技能資格水平等信息，在人力資源管理過程中應(yīng)當(dāng)對此進(jìn)行充分考慮。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，在人力資源管理過程中應(yīng)當(dāng)對人事檔案信息進(jìn)行充分利用，最大限度發(fā)揮人事檔案信息的作用，從而有效實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。