電子文件開發(fā)利用的問題及策略

文/湖南工學(xué)院 耿婷婷

隨著計算機技術(shù)和電子政務(wù)的不斷發(fā)展，電子文件的應(yīng)用越來越廣泛。由于電子文件的一些特性，使電子文件在開發(fā)利用的過程中受到諸多限制，為促進電子文件的利用，必須找到相應(yīng)的解決措施。

一、電子文件的特性

（一）電子文件的共享性。電子文件不同于紙質(zhì)文件的一個重要區(qū)別就是其共享性。電子文件利用不受時間和地域的限制，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時隨地查找所需要的信息，而且在尋找目標(biāo)文件的同時還能夠發(fā)現(xiàn)相似的文件，利用者還可以從中選擇文件來滿足自己的要求。

（二）電子文件的隨時性。傳統(tǒng)文件的利用必須在固定的時間以固定的方式才能查閱，而電子文件的利用是網(wǎng)絡(luò)化的遠程利用，只要是公開上網(wǎng)的電子文件，利用者可以在任何時間內(nèi)隨時連續(xù)不斷地利用。

（三）電子文件傳遞速度快。電子文件將文檔數(shù)字化，將文檔變成數(shù)字代碼，傳輸?shù)綗o線網(wǎng)絡(luò)上，利用者通過計算機網(wǎng)絡(luò)，可以很快地找到自己所要的信息，利用者只花費幾分鐘甚至幾秒就完成異地甚至異國的文件傳輸。

（四）電子文件存儲密度大。電子文件是把文字變成數(shù)字代碼，記錄在磁帶、光盤等載體上，他所占用的空間很小，通過把文件電子化，一個圖書館的資源可以變成幾張光盤，這樣就大大節(jié)省了文件所占用的空間，提高空間的利用率。

（五）電子文件對系統(tǒng)的依賴性。電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^計算機實現(xiàn)的。離開了計算機及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法傳遞和識別。不同的計算機和軟件，能夠處理的電子文件的類型也是不一樣的。無論是電子文件的日常應(yīng)用管理，還是作為檔案來管理，都必須要有相應(yīng)的計算機和軟件的支持才行。

（六）電子文件利用方式的多樣性。電子文件的可操作性為利用者提供了更多的利用方式，除了傳統(tǒng)檔案常用的利用方式如閱覽、復(fù)制外，檔案館還可根據(jù)利用者的需要，靈活、快速地加工電子文件信息，提供形式多樣的服務(wù)。利用者在許可的范圍內(nèi)可以根據(jù)自己的需要，以多種多樣的方式加工處理電子文件信息。

（七）電子文件的交互性。電子文件的交互性體現(xiàn)在信息交互性和利用手段的交互性兩個方面。首先，信息的交互性。信息與載體具有可分離性，其內(nèi)容存儲的位置是可變的，但內(nèi)容則不發(fā)生任何變化。其次，利用手段的交互性。電子問價通過超文本將各個電子文件數(shù)據(jù)庫鏈接起來，利用者在查找文件的過程中，通過人機交互，增加了檢索的途徑。

二、電子文件開發(fā)利用中存在的問題

（一）電子文件的安全問題。電子文件在變?yōu)閿?shù)字代碼后在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，這使得電子文件的安全受到嚴(yán)重的威脅。首先，電子文件在網(wǎng)絡(luò)上可能受到病毒的攻擊，使得電子文件無法使用。其次，在電子文件傳輸?shù)倪^程中可能改變電子文件原始的記錄。最后，網(wǎng)絡(luò)上的電子文件可能受到黑客的攻擊，導(dǎo)致機密的文件被盜取，給個人、企業(yè)甚至國家?guī)聿豢赏旎氐膿p失。

（二）電子文件資源不足。我國電子政務(wù)推行的時間還很短暫，使得我國電子文件資源不足。在資源積累方面，檔案部門現(xiàn)在可以做這樣一些準(zhǔn)備：積累新形成的電子文件，將無保密性的公開文件納入利用系統(tǒng)；將具有廣泛利用價值的歷史檔案進行數(shù)字化處理，向利用者提供使用；利用已有的網(wǎng)絡(luò)與其他檔案部門的系統(tǒng)加以連接，構(gòu)建電子檔案館的雛形。

（三）電子文件保管條件嚴(yán)格。電子文件對系統(tǒng)的依賴性十分強，信息設(shè)備的發(fā)展十分迅速，導(dǎo)致信息設(shè)備的更新?lián)Q代很快，原有的信息載體由于設(shè)備的不配套導(dǎo)致信息無法讀取。另外，電子文件載體磁盤、光盤、磁帶等的保管條件十分嚴(yán)格，一旦沒有保管好，會造成載體受損，從而使信息無法讀取。

三、促進電子文件開發(fā)利用的措施

（一）加強相關(guān)法律法規(guī)的完善。電子文件的發(fā)展必須不斷完善電子文件的相關(guān)法律法規(guī)。首先，完善電子文件保密法，應(yīng)該明確哪些電子文件能夠公布，保密文件及期限等。其次，應(yīng)該規(guī)定統(tǒng)一的電子文件格式，避免電子文件不能兼容的情況。

（二）加強電子文件資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。我國可供利用的電子文件數(shù)據(jù)庫資源還十分稀少，想促進電子文件的開發(fā)利用須加強對電子文件數(shù)據(jù)庫資源的建設(shè)。首先，加強對電子文件的歸檔管理，將比較雜、散的電子文件集中到電子文件數(shù)據(jù)庫來。其次，加強對現(xiàn)在有紙質(zhì)文件的數(shù)字化，完善電子文件數(shù)據(jù)庫的資源。

（三）促進電子文件管理軟、硬件設(shè)備的開發(fā)。我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快電子文件設(shè)備的現(xiàn)代化建設(shè)，積極采用現(xiàn)代化手段進行設(shè)備更新。配備計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備；加速實用、通用電子文件管理軟件的開發(fā)；建立網(wǎng)關(guān)、防火墻、安裝防病毒軟件來防止黑客及病毒對電子文件的破壞和惡意篡改；通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令限定訪問、閱讀權(quán)限；采用密匙管理、數(shù)字式簽名等技術(shù)手段，保證電子文件管理網(wǎng)絡(luò)的運行。

（四）保障電子文件載體的壽命。電子文件載體受到容易受到光線、灰塵等的影響，即使在良好的保存環(huán)境下，也難免不發(fā)生信息丟失或讀出錯誤的信息。因而對所保存的電子文件載體，必須進行定期有效的檢測與維護，進行嚴(yán)格控制與管理，定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取維護措施，進行修復(fù)或拷貝，使電子文件能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。