信息化背景下加強(qiáng)高校檔案管理的對(duì)策探析

文/天津科技大學(xué) 朱少禹

高校檔案對(duì)于一個(gè)學(xué)校來說至關(guān)重要，檔案可以如實(shí)記錄學(xué)校黨政、教學(xué)、科研、學(xué)生學(xué)籍等各方面信息，為學(xué)校學(xué)生及教職工提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，可以反映出一個(gè)學(xué)校數(shù)十年的發(fā)展變遷，是衡量一個(gè)學(xué)校發(fā)展的重要材料。

一、信息化背景下高校檔案管理的問題

（一）服務(wù)意識(shí)較低。目前高校檔案的服務(wù)還是以被動(dòng)式服務(wù)為主，一般是師生自身產(chǎn)生某些查閱檔案的需求，主動(dòng)前往檔案室進(jìn)行查閱，檔案室工作人員依據(jù)師生需求，提供查詢服務(wù)。在信息化不斷發(fā)展的今天，人民群眾對(duì)于信息的獲取時(shí)限要求已經(jīng)大大壓縮，高校檔案這種被動(dòng)式的服務(wù)已經(jīng)不能滿足師生的需求。

（二）領(lǐng)導(dǎo)不重視。就木桶原理，我們可以擴(kuò)展到一個(gè)學(xué)校的管理，學(xué)校想要提升自己的水平，應(yīng)該注重發(fā)展自身的短板，而不是將本身的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行無限擴(kuò)大。檔案工作作為歷來不受重視的一塊短板，其發(fā)展水平的低下會(huì)嚴(yán)重制約高校的發(fā)展。

（三）檔案工作人員水平不高。工作人員作為檔案管理的主要參與者，其水平的高低對(duì)檔案工作的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，但是目前高校的檔案管理人員，年紀(jì)較大的很多都是非專業(yè)人員，而是依據(jù)工作中不斷積累下來的經(jīng)驗(yàn)；年紀(jì)較輕的雖然有檔案學(xué)專業(yè)人員，但是在信息化背景下，檔案管理領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才鳳毛麟角。

二、信息化背景下加強(qiáng)高校檔案管理的對(duì)策

（一）學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從根本上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，從而在意識(shí)上及策略上向檔案管理傾斜。其次，信息化背景下，檔案管理應(yīng)該依托先進(jìn)的設(shè)備，因此，高校應(yīng)該劃撥專項(xiàng)資金用于檔案館（室）建設(shè)，采購(gòu)先進(jìn)設(shè)備，并組織檔案工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。最后，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心檔案工作人員的工作狀態(tài)，眾所周知，檔案工作屬于較枯燥的工作類型，且接觸他人機(jī)會(huì)較少，因此，長(zhǎng)時(shí)間工作可能會(huì)產(chǎn)生一些倦怠心理，對(duì)于這些情緒，領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)及時(shí)掌握，及時(shí)溝通，同時(shí)，檔案工作人員晉升機(jī)會(huì)較少，學(xué)校還應(yīng)對(duì)檔案工作人員的職稱評(píng)定及提拔進(jìn)行重視。

（二）提升檔案管理人員工作能力。目前，各開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)校大多數(shù)課程設(shè)置都比較偏向理論，實(shí)踐機(jī)會(huì)較少，而且對(duì)于計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)也相對(duì)較少，這就導(dǎo)致即使高校引進(jìn)檔案學(xué)專業(yè)人才，也大多僅限于課本知識(shí)，真正實(shí)踐起來還需要一些過程，同時(shí)，依托傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理的模式已經(jīng)跟不上時(shí)代需求，對(duì)先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)的掌握成為檔案管理人員新的挑戰(zhàn)，這就需要不斷提升檔案管理人員的工作能力。這些可以通過參加檔案局培訓(xùn)，聽取專家講座，加強(qiáng)校際交流等方式實(shí)現(xiàn)。

（三）建立健全高校檔案管理規(guī)范，依法治檔。目前，高校檔案管理所能依據(jù)的法律法規(guī)包括《中華人民共和國(guó)檔案法》，這是對(duì)所有的檔案管理進(jìn)行總體指導(dǎo)，對(duì)高校檔案來說并無具體指導(dǎo)意義，此外還有較為具體的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，對(duì)于檔案人員、檔案庫(kù)房設(shè)備、收集、移交、管理、利用等都作了較為具體的規(guī)定。但是，高校檔案管理還需依據(jù)本校實(shí)際情況，制定適合本校的管理規(guī)范，這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案收集、移交、管理、查借閱、銷毀、提供利用等。同時(shí)，檔案管理要嚴(yán)格依法治檔，可設(shè)置監(jiān)督部門，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，定期對(duì)檔案依法管理進(jìn)行監(jiān)督與檢查，加強(qiáng)高校檔案依法治檔的意識(shí)與水平。

（四）數(shù)字化建設(shè)。一所高校的發(fā)展至少也已經(jīng)歷了幾十年，還有很多百年高校，學(xué)校在發(fā)展中都產(chǎn)生了數(shù)量龐雜的文件資料，按傳統(tǒng)方式管理，比較耗費(fèi)人力和時(shí)間，因此，需要對(duì)高校檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。高?？梢韵冉M織一部分人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定及劃分，先進(jìn)行重點(diǎn)檔案的數(shù)字化，然后再依次對(duì)剩余檔案進(jìn)行數(shù)字化。由于高校專業(yè)人才較少，且數(shù)字化是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，高?？蓪⑦@項(xiàng)工作進(jìn)行外包，同時(shí)可委托外包公司依據(jù)本校實(shí)際情況開發(fā)軟件，這樣不僅有利于檔案的管理，對(duì)于檔案的提供利用也大有助益，能夠更好地滿足師生的需求。

（五）開發(fā)微信公眾號(hào)，提供服務(wù)。目前，中國(guó)已有超一半人次開通了微信，且微信的利用率越來越高，很多公司及單位也通過微信公眾號(hào)實(shí)現(xiàn)與用戶的交流，高校也應(yīng)緊跟這一趨勢(shì)。微信公眾號(hào)的開發(fā)并不難，檔案管理人員即可完成，較難的是日后的維護(hù)和管理。在公眾號(hào)設(shè)置上，應(yīng)進(jìn)行全面考慮，設(shè)置哪些功能，并且要以用戶滿意為宗旨，制定特色服務(wù)項(xiàng)目。在推文的發(fā)布上，要注重視頻、音頻、圖片及文字的結(jié)合，同時(shí)要注重每篇推文的發(fā)布時(shí)間，不可太過頻繁，也不可長(zhǎng)時(shí)間不更新。微信公眾號(hào)應(yīng)更加注重與用戶的交流，專門設(shè)置互動(dòng)功能，這樣能及時(shí)獲取用戶的建議及意見，以及更了解用戶需求，從而針對(duì)用戶需求提供不同的服務(wù)，對(duì)公眾號(hào)進(jìn)行不斷完善。