計劃生育檔案管理的數(shù)字化建設

文/濱州市鄒平縣魏橋鎮(zhèn)人民政府 楊玉江

一、計劃生育檔案管理數(shù)字化建設問題

人口控制工作對我國計劃生育有重要意義，而計劃生育檔案管理的文字資料則對計劃生育基本國策的貫徹提供重要參考。當前計劃生育檔案管理工作正在進行數(shù)字化建設，工作推進中出現(xiàn)了以下問題：

（一）沒有設置計劃生育檔案管理機構進行統(tǒng)一管理。計劃生育工作崗位人員頻繁調動，沒有專門的檔案管理機構對計劃生育檔案管理工作進行統(tǒng)一協(xié)調和指導，檔案管理工作缺乏績效考核，管理工作效率低下。很多基層的計劃生育檔案管理人員在數(shù)字化建設過程中沒有經過專業(yè)培訓直接上崗，一方面操作技能不熟練導致業(yè)務水平不高，影響計劃生育工作的順利開展。另一方面，對計劃生育數(shù)字化管理的重要性認識不足，利用信息技術進行檔案管理的意識差，很難適應數(shù)字化管理。

（二）數(shù)字化建設管理工作缺乏統(tǒng)一標準和檔案管理制度。計劃生育檔案管理標準還沒有統(tǒng)一的規(guī)范，尤其在數(shù)字化建設過程中對檔案管理缺乏系統(tǒng)要求和標準，導致各地的計劃生育數(shù)字化檔案管理工作各自為政，沒有統(tǒng)一的協(xié)調和管理。計劃生育單位管理制度不完善，沒有明確的職責規(guī)定和職能要求，且外調的工作人員責任意識不強，權責不明的情況下，對檔案管理的數(shù)量、存儲、使用、保密意識不到位，發(fā)生問題時一般難以找出負責人。

（三）基層檔案管理數(shù)字化建設缺乏資金支持，數(shù)據(jù)庫建設落后。長期以來，我國對檔案管理工作重視不足，政府的資金支持有限，這也是計劃生育檔案管理工作的最大制約瓶頸。數(shù)字化建設需要技術支持、軟硬件設備、專業(yè)人才等要素的投入，經費投入不足直接導致設備采購出現(xiàn)困難，難以為規(guī)范化、科學化的數(shù)字管理提供支持。且很多地區(qū)計劃生育檔案數(shù)字化管理中對數(shù)據(jù)庫的建設滯后，一些部門根據(jù)要求建立起了不同規(guī)模的數(shù)據(jù)庫，但與檔案軟件的結合不夠緊密，很多時候數(shù)據(jù)庫成為信息孤島，無法建立不同區(qū)域、不同層級數(shù)據(jù)資源共享的平臺，檔案資源的利用率較低，很多時候，檔案管理人員仍需繁雜操作，整體檔案管理水平不高。

二、計劃生育檔案管理數(shù)字化建設工作思路

（一）數(shù)字化建設要服務于計劃生育現(xiàn)代化發(fā)展。計劃生育管工作也應該適應無紙化辦公，實現(xiàn)信息化、自動化，借助國家獎勵扶助信息平臺、人口信息核查系統(tǒng)、人口宏觀管理和決策信息系統(tǒng)等信息平臺，提高計劃生育檔案工作的科學性、規(guī)范性和管理效率。數(shù)字化管理與現(xiàn)代化結合，通過檔案管理部門的統(tǒng)一籌劃，協(xié)調運作，推進檔案數(shù)字化建設平穩(wěn)有序進行。

（二）數(shù)字化建設要朝著網(wǎng)絡化管理體系方向推進。目前，計劃生育檔案管理工作形成了以人口和計劃生育檔案管理領導小組、人口計生局以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)新政村工作小組的多級管理工作體系，分別從事計劃生育的主持、籌劃和落實工作。在計劃生育數(shù)字化管理的過程中構建網(wǎng)絡化系統(tǒng)，將實現(xiàn)最優(yōu)的工作效果。對應各工作體系形成計生檔案管理網(wǎng)路體系，提供管理效率，使檔案管理工作更加便捷、多樣。

（三）高素質專業(yè)人才為數(shù)字化檔案管理工作提供支撐。數(shù)字化檔案管理工作的實施和創(chuàng)新對檔案管理人員具有一定的要求，高素質專業(yè)人才是建設和實施管理工作質量高低的關鍵影響因素。形成以數(shù)字專業(yè)人才為支撐的檔案管理，開展內部培訓，以優(yōu)化檔案管理人員的知識結構，不斷提高其業(yè)務水平。也可以通過聘用高素質管理人才為數(shù)字化檔案工作提供人才保障。

三、計劃生育檔案管理數(shù)字化建設創(chuàng)新策略

（一）提高數(shù)字化創(chuàng)新意識。很多時候管理工作推行和實施效果受人員意識水平的制約，認識到意識創(chuàng)新的重要性，能夠調動計劃生育檔案管理數(shù)字化建設的效果。且能夠激發(fā)工作人員對計生檔案管理工作的創(chuàng)新思考，增進理解和認識。數(shù)字化創(chuàng)新意識的提高要通過大力度的宣傳，營造計劃生育管理工作的文化環(huán)境，通過在工作人員群體中宣傳、會議動員、講座等活動，提高人員對檔案管理數(shù)字化建設重要性的認同感，確保數(shù)字化創(chuàng)新工作的順利開展。

（二）建設規(guī)范的檔案管理制度，為數(shù)字化建設提供制度保障。檔案管理部門對計劃生育檔案管理工作制度應該加強審視，對以往工作中導致檔案管理工作落實不到位的、存在疏漏的制度進行規(guī)范，并結合數(shù)字化建設工作，制定信息化檔案管理的制度，規(guī)范不同崗位人員的管理行為，確保檔案資源的真實性，提高工作效率，為數(shù)字化建設打下重要基礎。

（三）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理專業(yè)隊伍。內部培訓是提升計劃生育檔案管理部門工作人員服務技能的最直接路徑。長期從事計劃生育檔案管理工作的內部人員要配合部門培訓工作，主動適應數(shù)字化管理的需求，提高自身知識和技能水平，與時俱進。檔案管理部門通過專家講座、座談會等方式為內部人員提供知識結構優(yōu)化升級并使技能得到提升的平臺，確保數(shù)字化建設工作順利開展。

（四）檔案資源虛擬化，做好情報管理。計劃生育檔案作為一種重要的情報資源，應通過數(shù)字化建設提高資源虛擬化。虛擬化便于實施服務器對檔案資源的集中處理，提高服務器的管理效率，降低管理成本。此外，通過虛擬檔案資源可以將圖書館公共平臺進行連接，便于檔案資源的有效利用，實現(xiàn)資源共享，并提升計劃生育管理實施、管理系統(tǒng)創(chuàng)新和管理模式的創(chuàng)新。此外，數(shù)字化建設為檔案資源的高效情報管理提供基礎，借助先進的數(shù)碼技術或其他高科技技術提升檔案管理的通用性、安全性、可視性，便于檔案資源及時更新、互聯(lián)共享。