試析新形勢下做好社會保險檔案管理工作的對策

文/福建省邵武市城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險管理中心 黃麗娟

隨著我國社會基本養(yǎng)老制度的日趨完善，各類參保人數(shù)劇增，社保經(jīng)辦過程產(chǎn)生的個人參保資料檔案也相應(yīng)增加，社會保險檔案管理這項基礎(chǔ)工作就日益變得重要了起來。社會保險檔案管理不僅是發(fā)展的基礎(chǔ)還為參保人員的各項權(quán)利提供了很好的保護作用，面對當(dāng)下的全新發(fā)展形勢，我們需要不斷提高自己的工作水平，從而為各類參保對象提供良好的檔案支持服務(wù)，以便更好地促進社會保障事業(yè)的發(fā)展，更好地為人民服務(wù)。

一、社會保險檔案管理工作的重要性

社會保險業(yè)務(wù)是面對廣大人民群眾的，而社會保險檔案管理就是以人民群眾為基礎(chǔ)所辦理的醫(yī)療、養(yǎng)老、傷亡保險信息管理工作，為了促使保險工作順利地展開，這些工作的重要性不言而喻。如果這期間資料被損壞、丟失，那么以后的工作就無法展開，進而難以進行下一步的工作。因此，提高社會保險檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任感也成了一項十分重要的工作。

在日益發(fā)展的現(xiàn)代社會中，廣大群眾的保險意識也在逐漸提升，在越來越多的保險種類面前，這也意味著檔案的工作需求量也越來越多。在這個網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的時代，社會保險的檔案管理員手中握著社會保險這個行業(yè)的大數(shù)據(jù)，那么就應(yīng)該加強社會管理領(lǐng)導(dǎo)對于這件事的認知和關(guān)注。抱著對事實負責(zé)、對參加保險的人員負責(zé)的態(tài)度，把社會保險檔案管理的工作放到工作的重要議事日程上來，從而進行一個長遠的規(guī)劃和管理考核，在此環(huán)節(jié)中也要求各層領(lǐng)導(dǎo)要上下配合，而后加大人員、財力、物力的投入，實打?qū)嵉厝ソ鉀Q問題，最終為廣大從事社會保險檔案管理的員工創(chuàng)造更好的工作平臺。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案保存零散。社會保險檔案經(jīng)常會以很多文件材料的形式出現(xiàn)，這些文件材料多是原始的記錄。本來應(yīng)該完整地保存下來，但是由于每個科室的人員工作性質(zhì)不同，這些資料會以不同的形式保留在各個科室里。這樣分散保管的狀態(tài)，使得這些檔案的查閱率與利用率、保管的狀態(tài)、管理的狀態(tài)都有差別，進而讓文件的保管和利用都不能得到保障。

（二）檔案工作人員業(yè)務(wù)能力有待提升。雖然當(dāng)前我國檔案管理工作已經(jīng)逐漸得到了發(fā)展和進步，但是工作人員作為這項工作最重要的組成部分，其業(yè)務(wù)能力也是主要問題。比如當(dāng)前很多工作人員自身學(xué)歷不高，仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，無法在工作中進行自身思想和技術(shù)的創(chuàng)新，致使工作質(zhì)量和效率也受到了嚴重的影響，因此需每年定期加強對檔案工作人員的經(jīng)辦能力的培訓(xùn)及繼續(xù)教育，提升其業(yè)務(wù)經(jīng)辦水平。

（三）檔案管理制度有待完善。我們在開展檔案經(jīng)辦的過程中要做到從源頭開始，這也需要加強對檔案管理制度的建立健全。根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)的要求，對每一個社會保險檔案進行收集、分類、整理、裝訂、入柜、編研、服務(wù)利用等過程環(huán)節(jié)中，必須配備相應(yīng)的管理制度，通過這種方式能更有效地構(gòu)建管理制度體系，確保社保檔案經(jīng)辦過程中的各項工作的開展都能有章可循，依法辦事。但具體落實到基礎(chǔ)單位時，有些部門重業(yè)務(wù)輕檔案管理，沒有制定相關(guān)經(jīng)辦環(huán)節(jié)的翔實具體的檔案管理制度，工作人員的工作不能在制度的約束下開展，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料收集不完整或遺失，嚴重影響了檔案的保管、利用。

三、虛擬時代的文本信息化的必要性

隨著社會發(fā)展與人民各項水平的提高，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用越來越普及，社會保險檔案的信息工作就變得越來越重要，檔案的存儲安全性、有效利用性與儲存完整性也成為工作的重點方向。而在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展飛速的背景下，越來越多的紙質(zhì)文檔被替換成為各種電子文檔、影像與聲音等更具有交互性的各種載體。

相對于紙質(zhì)文件，電子檔文件有幾大優(yōu)勢：

（一）相對于紙質(zhì)文件，電子檔的儲存數(shù)量更加龐大。上文中提到當(dāng)前我國保險數(shù)量與種類都在明顯增加，相應(yīng)的文件與工作也在增加。這些文件的數(shù)量巨大，所以紙質(zhì)文件對于保存的狀態(tài)與空間的保護性都將受到極大的影響。例如，火災(zāi)、環(huán)境潮濕、風(fēng)化等一系列的不可抗力因素就會造成一些不可逆的影響，而相較于紙質(zhì)版的文件，電子版的文件對于存儲的要求更為簡單，特別是當(dāng)前電腦、手機、U盤等儲存媒介大大地增加了信息的完整性與保護性。而且電子檔文件占用空間小，往往一個U盤就能裝載很多的文本文檔與文件，極大地節(jié)省了日常工作檔案資料的占用空間。

（二）保存的文件更具有完善性。因為紙的材質(zhì)特殊，容易被損壞，往往一個完整的文件不小心就損壞殘缺掉了，進而導(dǎo)致上面的信息無法被人們完整地看到，這對于文檔資料的保存都將造成十分嚴重的影響。但是電子檔相對來講自身對文件檔案中的保存性就更強，所以人們在此種背景下瀏覽的檔案信息也是相對更加完整的，不至于看到殘缺的文件。這種差異性的存在也將大大提升文件的完整性。

（三）相對紙質(zhì)文件，電子檔可以多次編輯而不浪費資源。紙質(zhì)文件的二次編輯相對于電子檔來講更費時費力，因為紙質(zhì)文件的空間有限，如果再想對其進行編輯，必然會在原稿上進行修改，那么之前的稿件或是信息就將被破壞或是更改，最終不僅會耗費大量的時間和精力，同時還將大大提升工作人員的工作量，長期在此種狀態(tài)下工作，廣大工作人員必然會受到影響，嚴重的甚至還會喪失工作的積極性。此外，紙質(zhì)文件在更新資料之后還需要對原材料進行銷毀與舍棄，這項工作的開展也必然會從而增加物資的耗損。但是電子檔案則不然，電子檔案由于相對自身先進性，所以完全可以在工作中進行隨時編輯，并且編輯工作也不會對最終的工作造成影響。

（四）多媒介、多地點互通資料。電子檔文件由于它的特殊性，可以在多個終端與平臺上在不同的地點觀看。只要將資料上傳到統(tǒng)一的服務(wù)器里，便可多人在云端觀看這份資料與文件，節(jié)省了大家在不同地點的文件查閱的時間，免于身在別處卻忘記拿材料的弊端。再有就是多終端互通，手機、電腦、平板皆可以打開同一文件來實行一份資料多份觀看。

四、強化服務(wù)，實現(xiàn)對社會保險檔案的有效開發(fā)和利用

各級社會保險的經(jīng)辦單位和機構(gòu)應(yīng)該根據(jù)實際情況制定更合理的社會保險業(yè)務(wù)和查閱制度，從而根據(jù)提供的查閱服務(wù)，開展有效的查閱登記，只有這樣才能更為便利地開展查詢工作。社會保險工作屬于服務(wù)窗口，每個保險工作檔案人員的言行不僅僅代表個人，同時更是代表著不同的單位，甚至代表著社會保險行業(yè)。所以，這也要求社會保險部門的檔案管理人員要努力提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分樹立起積極的服務(wù)意識，進一步加強對社會保險檔案的開發(fā)和利用，更好地為廣大群眾提供服務(wù)和幫助。

五、結(jié)論

綜上所述，隨著當(dāng)前我國社會保險工作的全面發(fā)展，社保檔案管理這一工作的基礎(chǔ)性地位更是得到了顯著提升。有效開展社會保險檔案管理工作，不僅能對社會保險工作的發(fā)展基礎(chǔ)起到顯著提升作用，同時還能對廣大工作人員自身的工作能力進行提高。所以面對當(dāng)前全新的發(fā)展形勢，社保各級檔案部門更要主動適應(yīng)新階段、新形勢、新要求，補齊短板強根基，提升社保檔案業(yè)務(wù)建設(shè)水平，為區(qū)域和國家經(jīng)濟社會的和諧發(fā)展、公眾民生需求，提供更加全面、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。