關(guān)于紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的思考

文/四川省攀枝花市攀鋼集團(tuán)有限公司綜合服務(wù)中心檔案館 張杰

電子檔案最鮮明的特點即是能夠存儲大量的信息，這一特點剛好填補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在這一方面的不足，在紙質(zhì)檔案管理中引入電子檔案的管理模式，使兩者相互融合和相互促進(jìn)，衍生了更為科學(xué)有效的管理模式。對于信息的大量、快速存儲和信息保存的安全性都具有重要的意義。

一、紙質(zhì)檔案管理

（一）紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)點。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案在檔案管理中依然保有一席之地，說明其自身存在著優(yōu)勢。這與其原始性、直觀性、安全性等特點息息相關(guān)。首先，紙質(zhì)檔案采用人工手寫的記錄方式，長年以來形成了完善的保存管理制度，使用者看到的是直觀的第一手資料，具有原始性、真實性的特點。其次，紙質(zhì)檔案一旦歸檔入庫，就能夠保證其安全性。如果有人私自修改檔案，就會留下修改痕跡，有利于使用者迅速辨別檔案的真?zhèn)?。另外，紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)成熟、歷史悠久，能實現(xiàn)長時間存放，基本不會出現(xiàn)紙張損壞至無法辨別和修復(fù)的情況。

（二）紙質(zhì)檔案管理的缺點。紙質(zhì)檔案管理的缺點，首當(dāng)其沖就是需要占據(jù)大量的空間。紙質(zhì)檔案經(jīng)過長期的累積，數(shù)量繁多，體積龐大，對儲存空間具有較高的要求，無形之中增加了存儲成本。與此同時，也會增加管理難度。盡管目前傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔采取的方法已經(jīng)有所改進(jìn)，但仍然存在著文件分類難、工作量大等問題。另外，紙質(zhì)檔案的歸檔時間是固定的，只能在檔案完成后第二年的上半年進(jìn)行移交，在檔案完成后但并未歸檔的這段時間，存儲和管理容易出現(xiàn)疏漏。

二、電子檔案管理

（一）電子檔案的優(yōu)點。電子檔案管理越來越受到歡迎，除了順應(yīng)時代發(fā)展之外，其自身也存在許多優(yōu)勢：第一，電子檔案能夠利用多媒體的形式，將檔案的圖片、聲音等形象地展現(xiàn)出來，也更方便搜索和查詢所需內(nèi)容。第二，電子檔案所需要的空間較小，但卻能夠存儲大量的信息。第三，電子檔案可以隨時歸檔。隨時歸檔的好處是可以避免檔案的丟失和破壞。

（二）電子檔案的缺點。電子檔案雖然能夠存儲大量的信息，但是存儲信息的載體卻存在不穩(wěn)定性，如果在存放過程中，受到外界環(huán)境影響而導(dǎo)致載體損壞，那么檔案信息將一并損毀。此外，電子檔案的安全性不如紙質(zhì)檔案，如果計算機(jī)遭到病毒或者黑客入侵，可能會出現(xiàn)檔案信息被修改或者刪除，并且很容易消除修改痕跡，檔案信息的真實性受到考驗。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的共存。電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，但紙質(zhì)檔案在很長時間內(nèi)也不會退出歷史舞臺，兩者需要相互融合，共同存在。但是兩種管理方式之間存在著一定的差異，存儲方式、保護(hù)手段以及利用條件都各不相同。因此，要想實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合，需要根據(jù)各自特點建立兩套不同的管理系統(tǒng)。雖然兩套管理系統(tǒng)都是獨立管理，但是又需要建立兩個系統(tǒng)之間的聯(lián)系，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間的信息共享。電子檔案是順應(yīng)信息化時代的發(fā)展，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成的，具有便于記錄和存儲的特點。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案在信息錄入上存在劣勢，在這種背景下，建議將新的檔案信息以電子檔案的方式進(jìn)行儲存，保證信息錄入的時效性。但是由于電子檔案存在存儲不穩(wěn)定性的缺點，需要對一些重要檔案以及需要永久保存的檔案進(jìn)行紙質(zhì)化保存，通過紙質(zhì)檔案的形式確保檔案的原始性和安全性。同時，日常工作中需要將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，尤其是內(nèi)容繁瑣的紙質(zhì)檔案信息可以優(yōu)先制作成電子檔案，便于使用者對檔案信息的閱讀和查考，從而實現(xiàn)檔案信息的高效利用。這樣不但解決了紙質(zhì)檔案效率低下的問題，也同時解決了電子檔案不易儲存的問題，實現(xiàn)了兩種管理方式的相互融合。

（二）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的相互促進(jìn)。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的相互促進(jìn)是基于兩者共存的基礎(chǔ)之上的。兩個管理系統(tǒng)需要各自獨立發(fā)展，同時又是相互依賴、缺一不可的。因此，兩者之間需要相互磨合，起到相互促進(jìn)的作用。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的相互促進(jìn)主要表現(xiàn)在以下方面：第一，電子檔案管理模式促進(jìn)了紙質(zhì)檔案管理的改進(jìn)。電子檔案管理依托網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢和快速檢索的功能，能夠更加便利地檢索到需要的信息，紙質(zhì)檔案通過與電子檔案建立聯(lián)系，通過在電子檔案管理系統(tǒng)中的檢索，而迅速地找到所對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案管理受到電子檔案模式的積極影響，直接加速了檔案管理流程的進(jìn)化，對于檔案管理相互融合具有重要的意義。第二，紙質(zhì)檔案管理模式也促進(jìn)了電子檔案管理的完善。在紙質(zhì)檔案管理的積極影響下，電子檔案管理也可以更加完善。兩種管理方式在相互影響下取長補(bǔ)短，共同實現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展，最終形成一種相互融合的完整的管理系統(tǒng)。

四、結(jié)論

信息數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息承載力提出了嚴(yán)峻考驗，而電子檔案的出現(xiàn)則剛好能夠滿足當(dāng)前環(huán)境下的存儲大量信息的需求。然而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍然具有一定優(yōu)勢，因此，需要實現(xiàn)兩種管理方式的融合來最大限度地發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢。