檔案管理過程中的主要問題及對策措施

文/貴州省晴隆縣檔案局 盧安桃

在每個部門的發(fā)展過程中，往往會產(chǎn)生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會在使用過程中有序地歸置到檔案中，產(chǎn)生一定的記錄作用，對于部門的各種活動、重大事項、典型事跡等都進行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門的發(fā)展道路上提供歷史性的鋪墊。比如在提高經(jīng)濟水平方面，財務部門能夠提取檔案中歷年的經(jīng)營情況，對各項數(shù)據(jù)作出對比，在之前舊模式的基礎上改善和創(chuàng)新，從而使部門得到長足發(fā)展。

一、檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題

（一）部門普遍對檔案管理工作不重視，導致管理工作中頻出漏洞。雖然每個部門都會或多或少地開展檔案管理工作，但是各部門對檔案管理工作不同的關注度，導致管理工作層面出現(xiàn)參差不齊的管理質量。部分對管理工作忽視的部門也總是會在管理檔案過程中缺乏執(zhí)行力度，而出現(xiàn)這一問題的主要原因是檔案管理工作具有一定的無趣性和繁雜性。工作人員往往會產(chǎn)生得不到重視，無法發(fā)揮自身實力的感受，從而懈怠檔案管理工作。從另一方面來說，部門高層也總是忽視檔案的作用，塵封檔案，給內部員工造成一種檔案無用的錯覺，無法發(fā)揮出員工們對檔案管理的積極性和能動性。

（二）檔案管理內部與外部環(huán)境不達標，質量低下。得不到重視的檔案管理工作，只有素質低下的管理人員和簡陋的硬件設施。檔案管理工作其實是一項非常專業(yè)的資料管理工作，它需要專業(yè)人員進行有序的整理和把關，提高檔案的利用率。但是很多部門的檔案管理人員自身素質低下，對檔案管理的基礎流程不清不楚，也沒有具備完整的計算機操作技術，所以檔案管理工作總是會表現(xiàn)得更加繁雜和冗長，不利于檔案管理工作效率的提高。另外，很多部門為檔案建立的儲存室設施簡陋，辦公環(huán)境差，甚至沒有專門放置檔案的文件夾和書櫥，這也在很大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提高。

二、針對檔案管理工作問題的對策措施

（一）部門一定要加強對檔案管理工作的重視，不要忽略檔案管理工作的重要性。有效的檔案管理對部門的長足發(fā)展起到很大的作用。在日常工作中，部門要加強對管理工作的重視程度，不僅部門高層要時刻注重檔案的作用，使檔案充分為工作所用，而且還要在部門內部人員中樹立檔案管理工作的意識，加開關于檔案管理的培訓會，強調檔案的重要性，從部門各個層面提高對檔案管理工作的重視程度。只有部門人員的思想上發(fā)生根本的轉變，才能在檔案管理工作的實際行動中有所表現(xiàn)，確保部門檔案管理工作的有效開展。

（二）為檔案管理培養(yǎng)專業(yè)化的人才，并配備完善的檔案存放環(huán)境。每個部門的發(fā)展都離不開各部門專業(yè)人才的培養(yǎng)。在加大對檔案管理工作的重視程度后，部門還要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。一方面應該招聘具有專業(yè)管理能力、素質強、綜合能力與實踐能力都很強的檔案管理工作人員。一方面還應該在招收這方面人才的基礎上后續(xù)增加針對管理方面的培訓活動，使得這些有基礎管理能力的人才能夠不斷提升自我和樹立檔案管理工作重要的意識，從這幾方面入手，部門能夠開展更好的檔案管理工作，使檔案充分發(fā)揮對部門發(fā)展的作用，保證部門的業(yè)績不斷上升。此外，部門還需要配備齊全的檔案管理硬件設施，在給予檔案保存足夠大的空間之外，還要提供完整的檔案管理工作辦公室和完整的檔案管理工具，如檔案文件夾、文件袋、文件框等設施。如此一來在方便檔案管理工作順利開展的同時，也能為檔案管理工作人員提供良好的辦公環(huán)境，有利于激發(fā)員工的工作積極性。

（三）在保證檔案管理工作具有良好管理環(huán)境的同時，部門還需要強調檔案管理工作的保密性。檔案是部門內部工作的歷年資料和一些機密材料，屬于部門內部機密性文件，檔案對于部門在同行競爭中是非常重要的存在意義。所以在這個基礎上，就需要部門的檔案管理人員注意檔案管理的保密性，意識到部門檔案泄漏的危險性。部門需要時刻培養(yǎng)部門內部人員對于部門檔案的保密意識，在日常工作中工作人員要提高警惕性，不隨便在部門外部復印部門檔案，不隨便與部門外部人員討論檔案內容，不隨便將檔案擱置在辦公區(qū)域以外的地方，妥善保存檔案，讓每一個工作人員都具有一定的危機意識，加強對檔案的保護和保密措施。在此基礎上，部門還需要制定相應的機密泄露懲罰措施，在警示全體員工的同時，對機密泄露帶來的一系列損失有一定程度上的彌補。

三、總結

綜上所述，檔案管理工作對于部門的發(fā)展是非常重要的。部門要大力加強對檔案管理的重視程度，從各方面改善檔案管理的工作環(huán)境，保證檔案管理的有效進行。當然，不同的部門在檔案管理方面都會存在不同的問題，這就需要部門意識到自身的問題，從而針對這些問題產(chǎn)生的原因，從根本上制定解決措施，有效避免后續(xù)問題的產(chǎn)生，保證部門的長足發(fā)展。