新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究

文/孝義市無線電管理委員會 李璟

在當(dāng)今社會，信息產(chǎn)量與日俱增，尤其是單位內(nèi)部的信息，作為管理及決策等工作開展階段的重要依據(jù)，對其進(jìn)行規(guī)范化管理的作用顯著。從當(dāng)前形勢來看，大部分事業(yè)單位能夠從思想上認(rèn)定檔案管理工作的重要性，并在單位內(nèi)部設(shè)置了與之對應(yīng)的檔案管理部門，同時(shí)，聘請了專業(yè)人員對檔案進(jìn)行管理及維護(hù)，但是由于受到相應(yīng)因素的直接影響及限制，現(xiàn)階段的檔案管理體系仍舊有待完善，再加之檔案管理問題的不斷凸顯，這就使得檔案管理過于形式化，其規(guī)范性指標(biāo)也普遍較低。

一、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的重要意義

在事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行階段，往往會產(chǎn)生各類信息及資源，為了促使單位內(nèi)部信息資源能夠得到高效應(yīng)用，就需要開展與之協(xié)調(diào)的檔案管理工作，為單位后續(xù)發(fā)展指明方向、提供參考依據(jù)。從本質(zhì)上來看，檔案信息是單位內(nèi)部管理及運(yùn)行階段不可或缺的一部分，其重要性不容忽視，因此可以說檔案資源是單位內(nèi)部的特殊資產(chǎn)，這雖然難以用利益標(biāo)準(zhǔn)去衡量，但是其帶來的能效作用卻是用金錢無法換取的，這是因?yàn)闄n案資源能夠?yàn)閱挝还芾砑皼Q策提供真實(shí)有效的參考依據(jù)。

尤其是在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對信息處理及資源利用，逐漸成為衡量單位發(fā)展效率的關(guān)鍵因素，這同時(shí)也對檔案管理提出了更高的要求。實(shí)際上管理工作雖然服務(wù)主體是單位，并且運(yùn)行階段也處于單位內(nèi)部環(huán)境下，但是工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新及優(yōu)化調(diào)整，這樣才能為單位運(yùn)行能效的提升提供基礎(chǔ)保障，因此，在信息化趨勢不斷蔓延的當(dāng)今社會，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)融入信息技術(shù)，只有促使檔案管理的技術(shù)水準(zhǔn)不斷提升，才能滿足單位實(shí)際需求。除此之外，提高檔案管理的規(guī)范化水平，能夠?qū)崿F(xiàn)對單位管理要點(diǎn)的精準(zhǔn)把控，而單位在對信息進(jìn)行查找時(shí)也能更加迅速，相對的，在檔案管理階段，通過對單位運(yùn)行中產(chǎn)生的信息進(jìn)行深挖，也能促使檔案管理能效作用不斷提升。

二、新形勢下檔案管理工作中存在的主要問題

在當(dāng)今社會，信息技術(shù)依托于自身強(qiáng)大的應(yīng)用優(yōu)勢，在各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，將檔案管理與信息化有機(jī)結(jié)合在一起，從根本上提高檔案管理效率。但是從當(dāng)前形勢來看，檔案管理的信息化水平并不高，與預(yù)期目標(biāo)相比仍舊存在一定差距，以人工為主體對檔案進(jìn)行管理，必然導(dǎo)致信息技術(shù)的融入呈現(xiàn)出形式化特點(diǎn)。部分單位雖然能夠認(rèn)識到信息化應(yīng)用的重要性，并將其與檔案管理銜接在一起，但是整體質(zhì)量并不高，導(dǎo)致該類問題出現(xiàn)的主要原因就是：信息化應(yīng)用強(qiáng)度明顯不夠，不僅缺少專業(yè)性，檔案管理環(huán)節(jié)滯后性因素也會產(chǎn)生相應(yīng)的消極影響，這在一方面會導(dǎo)致檔案資料信息庫的建設(shè)存在漏洞，在缺少系統(tǒng)運(yùn)行軟件時(shí)，檔案信息化管理的能效作用也會不斷弱化。另一方面，在檔案管理軟件缺失的環(huán)境下，必然需要以人工為主體對檔案進(jìn)行管理，在查找信息及資源受到限制的情況下，檔案管理效率也會隨之下降。

三、新形勢下規(guī)范化的檔案管理工作

（一）加大資金及技術(shù)的投入。為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)對單位內(nèi)部涵蓋的信息資源進(jìn)行全面掌控，以增加資金及技術(shù)投入為主體，促使檔案管理更具現(xiàn)代化優(yōu)勢。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變發(fā)展思路，從思想上認(rèn)識檔案管理的重要性，增加資金及技術(shù)的投入比重，促使檔案管理體系的建設(shè)更加科學(xué)、有效。其次，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)階段的硬件設(shè)施情況，為其匹配更加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、安裝檔案管理軟件。最后，在單位內(nèi)部組建檔案管理的先進(jìn)小分隊(duì)，通過培訓(xùn)等手段不斷提升隊(duì)伍的整體素質(zhì)，強(qiáng)化專業(yè)技能，并在預(yù)定期限內(nèi)對計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)，為后續(xù)檔案管理工作的高效開展夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）提高信息化融入水平。為了進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量，就需要從各個(gè)細(xì)節(jié)入手，將信息化應(yīng)用技術(shù)滲透到檔案管理中，以更加先進(jìn)的信息管理技術(shù)對傳統(tǒng)技術(shù)進(jìn)行替換，針對不同資源為其匹配獨(dú)立的電子檔案。在這一過程中還涉及對以往紙質(zhì)信息的電子轉(zhuǎn)換，雖然這會耗費(fèi)較多人力及物力，但是將其各類信息轉(zhuǎn)化到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲，并建立與之對應(yīng)的電子檔案，就能分門別類地進(jìn)行處理及歸檔，而分類及時(shí)間的不同，也會為檔案信息的存儲提供豐富的目錄資源，這樣在實(shí)際工作中對檔案進(jìn)行查閱時(shí)，就可以根據(jù)目錄選擇自己想要的信息，這不僅能夠大大提升檔案管理能效，更能緩解檔案管理人員的工作壓力。

（三） 提高檔案管理人員的專業(yè)水平。已經(jīng)入職的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在崗位上不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，豐富自身的專業(yè)內(nèi)涵，促使自身專業(yè)能力呈現(xiàn)整體上升趨勢；而單位則可以定期開展檔案管理的培訓(xùn)工作，引導(dǎo)工作人員結(jié)合趨勢特點(diǎn)積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新技能，并將其更加熟練地運(yùn)用到檔案管理中，為檔案管理質(zhì)量的提升提供技術(shù)支持，因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的責(zé)任意識，能夠在建立電子檔案的基礎(chǔ)上，提高檔案信息的整體價(jià)值，為其后續(xù)應(yīng)用提供科學(xué)保障。

四、結(jié)語

檔案管理工作的意義在于加快單位的工作效率和發(fā)展步伐。對現(xiàn)代社會新形勢下的檔案管理工作進(jìn)行仔細(xì)分析，找出其中存在的不足之處，并實(shí)施相應(yīng)改善措施，才能促進(jìn)新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。