文書檔案管理存在的問題及解決措施

文/山東省泰安第一中學 蔡艷麗

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理工作的不足問題。在實際管理工作當中，盡管文書檔案的管理工作有了調(diào)整和改善，但在具體工作中仍然出現(xiàn)很多新問題。首先文書工作和檔案管理工作是有著本質(zhì)區(qū)別的，能夠做好這兩者是文書管理工作的首要條件。所以，在文書檔案管理工作中，必須將兩者統(tǒng)一來管理，督促和引導文書檔案管理間的相互配合，構(gòu)建一個新的管理體系。同時我們還要正確處理兩個工作間的銜接問題，積極有效、切合實際、科學地進行管理。還由于過分強調(diào)了檔案的保密性質(zhì)，使大部分檔案不能夠被需要的人充分利用，還有具體完整的檔案管理制度不能夠體現(xiàn)在實際的工作中，很多部門在查閱和輸送文書的時候，不按照相關(guān)規(guī)定和步驟，不在期限內(nèi)歸還檔案，更有文書檔案管理制度方法不能與時俱進，在整理和裝訂的時候大部分是人為操控，不僅費時而且還有些困難。

（二）檔案管理的流程需改進。在文書檔案中應(yīng)該有完善的管理流程，包括檔案的查閱、整理、歸檔、分發(fā)、保管以及其它流程，但在具體的工作中，這些陳舊的管理流程已經(jīng)達不到現(xiàn)在社會所需。首先，文書檔案歸類不確定，對文書檔案的真?zhèn)舞b別落后，對新型的文書檔案不能及時跟進，缺失相關(guān)的管理和監(jiān)督力度，使得很多假檔案混入其中，達到以假亂真的目的，進而導致檔案管理工作的效率低下等。

（三）相關(guān)監(jiān)管部門的管理程度不夠。文書的管理工作在我國的出現(xiàn)和實施晚于其它國家，是近年來才逐步出現(xiàn)發(fā)展的，很多單位的人員對這種管理認識不清，對文書檔案管理工作的認識不全面、不理解、不透徹等有關(guān)因素，沒能夠重視這一工作。大部分工作單位的領(lǐng)導對文書檔案管理工作從簡落實，抱著可有可無的心態(tài)，盡管培養(yǎng)了大量的人才卻不盡其才，既不符合工作的目標和利益的最大化，只需要相關(guān)的工作人員簡單保管好文書，以備不時之需。所以我們從中可以看出，在文書檔案管理工作中，領(lǐng)導的不重視，工作人員的效率低下，導致我國的文書管理工作不能夠有一個好的發(fā)展前景。

（四）工作人員的自身素養(yǎng)不高。由于文書檔案管理工作的起步晚，相關(guān)部門對其不重視，使得有些單位的檔案管理工作者得不到相關(guān)的專業(yè)培訓，無證上崗，沒有完全掌握和了解檔案管理工作的重要性。所以在具體工作當中，對檔案的歸類、查閱等技能掌握不熟練，自身素養(yǎng)和個人能力達不到管理工作需要的要求，難以完善文書檔案的管理工作。雖然大量投入了人才，但是很多部門單位缺乏一些帶領(lǐng)的人員，導致一人兼職多項工作，降低了文書檔案工作需要的水準。從而使文書檔案歸類和收集不明確，不符合規(guī)范化工作，此外，由于現(xiàn)代化科技的發(fā)展，信息時代已是當今人的需求，如果人員培訓不足、自身的素養(yǎng)不能有所提高，就會使我國的文書檔案管理工作落后于其它國，最終影響我們的經(jīng)濟發(fā)展。

（五）文書檔案信息化管理水平低。我國目前的文書檔案管理還處于傳統(tǒng)的管理模式，大多時候?qū)嵤┻€是由人工操作，電子化信息管理落后，不具備信息存檔等要求，相關(guān)人員需要檔案時工作人員查找的效率慢，所耗費的時間長，而且大部分文書檔案是以手寫紙質(zhì)的形式存在，缺失大數(shù)據(jù)，很多需要視頻和聲音的文書得不到保存，因為這一系列的綜合條件缺乏導致檔案的完整性受到了很大影響。

二、如何解決文書檔案管理的措施

（一）強化文書管理中的不足。文書檔案管理工作的順利開展與相關(guān)領(lǐng)導和工作人員都有重要的聯(lián)系，所以我們在工作中領(lǐng)導要多重視這一新型工作。給予各個崗位財力、人力、物力的支持，在必須的條件下給予更多的幫助，部門與部門之間相互學習，相互傳授經(jīng)驗，為提高管理工作的質(zhì)量和社會經(jīng)濟的提高就必須要多重視，創(chuàng)建一個共同努力的結(jié)果。對于實際出現(xiàn)的事物進行研究，提供強有力的服務(wù)，便于社會對文書檔案管理工作的認可。

（二）加強相關(guān)人員自身的素質(zhì)培訓。我國文書檔案管理的新開始，大部分都沒有專業(yè)的團隊去帶領(lǐng)和管理，隊伍力量不強大，整體的綜合素質(zhì)都參差不齊，進而影響了文書檔案管理的發(fā)展。因為，想要去做好這一工作，就必須要求管理人員對工作有正確的認識，還要求他們拓展知識面，加強多方面知識的學習，所以需要部門領(lǐng)導對管理團隊重視并著重培養(yǎng)，給他們提供一個多學習、多交流的機會，定期安排專業(yè)的知識課，借鑒別國優(yōu)秀的方面，來補足自身的不足之處，不斷積累經(jīng)驗，不斷更新陳舊的管理方式，并與時代接軌，熟練運用現(xiàn)代化手段，將紙張的文書檔案用電子的方式來制作，把需要的視頻、音頻都錄入其中去使用和保護，從而建立一個適合我們的歸檔策略，為我們建立一個高質(zhì)量、高素質(zhì)的管理工作團隊。

三、結(jié)束語

綜上所述，如今社會文書檔案管理是經(jīng)濟發(fā)展的必然條件，管理層的重視程度和管理隊伍的綜合素質(zhì)與檔案管理工作的成敗是密不可分的，有這樣基礎(chǔ)的管理團隊去切實完成科學化、信息化的全新文書檔案管理工作，助力我國文書檔案管理工作走向正規(guī)化、現(xiàn)代化，并充分發(fā)揮檔案管理的益處，為實現(xiàn)社會經(jīng)濟效益作出有力的貢獻，讓管理工作得到人們的認可。