基于區(qū)域聯(lián)盟模式的高校檔案信息資源整合共享機(jī)制研究

文/山東大學(xué)（威海） 趙林林 司獻(xiàn)英

一、引言

高校檔案作為國家檔案資源的重要組成部分，門類多樣、內(nèi)容豐富，是寶貴的文化和教育資源。跟上時代發(fā)展的步伐，適應(yīng)我國檔案事業(yè)發(fā)展的要求，盡快實現(xiàn)高校檔案資源的開放、共享和利用，是高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也早已經(jīng)是檔案學(xué)界的共識。但是如何立足高校檔案工作實際，更好更快地實現(xiàn)這一目標(biāo)？采用何種模式，又如何實施？是“單打獨斗”還是“抱團(tuán)發(fā)展”？

對于這些涉及頂層設(shè)計的問題，從文獻(xiàn)檢索情況來看，成果數(shù)量并不算多，但是建設(shè)區(qū)域性高校檔案信息資源共享平臺或機(jī)制，已經(jīng)成為多人共識。例如黃小忠主張建設(shè)區(qū)域性高校檔案信息資源共享平臺，提出成立協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從資源、利益、保障及技術(shù)等方面，確保檔案信息資源共享的運作可行；程熙、王雪梅從組織建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)、技術(shù)與平臺建設(shè)、主體協(xié)同機(jī)制四個方面，探討了區(qū)域性高校檔案信息資源共享機(jī)制的實現(xiàn)路徑，主張建立高校檔案館聯(lián)盟，實現(xiàn)檔案信息資源的校際共享；曹勤民也提出建立高校檔案工作聯(lián)盟，是今后高校發(fā)揮檔案資源整體優(yōu)勢，服務(wù)社會的必經(jīng)之路。

二、高校檔案信息資源共享層次分析

高校檔案信息資源共享可以分為三個層次：校內(nèi)共享、校/館際共享和社會共享。三個層次漸進(jìn)發(fā)展，實現(xiàn)難度依次遞增，其中社會共享將是包括高校檔案工作在內(nèi)的我國檔案事業(yè)和檔案工作的發(fā)展方向與必然趨勢。但是就我國當(dāng)前高校檔案資源的開放利用情況來看，推進(jìn)狀況并不如人意。

校內(nèi)共享基本能夠通過館內(nèi)借閱、檔案門戶網(wǎng)站、檔案信息管理系統(tǒng)等手段來實現(xiàn)，但是在檔案利用服務(wù)上還是欠缺主動，檔案服務(wù)內(nèi)容比較單一。

校/館際共享也并不充分，盡管在信息交流途徑上，除了較為傳統(tǒng)的會議交流、電話溝通、E-mail、檔案門戶網(wǎng)站等，近年來隨著社交媒體技術(shù)的發(fā)展，館際之間越來越多的通過QQ、微博、微信等新媒體進(jìn)行信息傳遞。但是不可否認(rèn)的是，這種共享與交流方式依然有很多的局限性，信息共享浮于經(jīng)驗交流、文件交換傳遞等簡單層面，高校間的檔案共享服務(wù)還是處于被動局面。

而在社會共享層面，目前主要通過檔案門戶網(wǎng)站、微博、微信公眾號等網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息推送，但開放度不高，共享資源有限，相較于社會政務(wù)檔案、民生檔案等的開放利用程度來說，明顯滯后，也不適應(yīng)當(dāng)前國家提出的檔案資源開放共享的發(fā)展理念和要求。

當(dāng)然，原因也是多方面的，理念、資源、技術(shù)、人力、物力、財力等等，都是影響高校檔案信息資源開放利用的因素。那么面對這樣的狀況，選擇一種合理、高效且節(jié)約成本的共享模式便顯得尤為重要。筆者認(rèn)為，依托區(qū)域內(nèi)高校檔案聯(lián)盟/學(xué)會，建立高校檔案信息資源整合共享機(jī)制，走區(qū)域化協(xié)調(diào)發(fā)展之路，將是可行性選擇。

三、構(gòu)建高校檔案區(qū)域聯(lián)盟共享機(jī)制的必要性與可行性

（一）必要性。首先，建立長效機(jī)制，打破校際壁壘，達(dá)成聯(lián)盟協(xié)作，改變保守落后、條塊分割、各自為政的現(xiàn)狀，通過有效的信息平臺進(jìn)行資源整合與共享，是高校檔案信息資源實現(xiàn)利用價值最大化的需要。其次，高校檔案部門順應(yīng)社會發(fā)展和人民群眾需要，以現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)和安全技術(shù)為支撐，通過多方共享利用，豐富社會檔案資源，開展社會服務(wù)，擔(dān)當(dāng)社會責(zé)任，是新形勢下我國檔案事業(yè)、檔案工作發(fā)展的需要。再次，構(gòu)建高效檔案區(qū)域聯(lián)盟共享平臺，是我國高等教育發(fā)展和文化強(qiáng)國戰(zhàn)略的需要。一方面，通過共享平臺推動高校間信息的互通、經(jīng)驗的借鑒，為高校各項工作的正確決策提供更豐富的參考案例和研究資源，提高工作效率和決策科學(xué)性。另一方面，通過共享服務(wù)平臺向公眾展示高校特色文化和辦學(xué)成果，則可以滿足公眾求知和利用需求，增強(qiáng)公眾文化體驗，提高公眾文化意識，促進(jìn)文化傳承，契合文化強(qiáng)國戰(zhàn)略要求和需要。

（二）可行性。1.政策支持。2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳頒發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，明確提出要“科學(xué)整合檔案信息資源，支持和鼓勵打破部門和條塊分割，整合同一單位內(nèi)不同部門、同一地區(qū)各檔案館（室）及不同地區(qū)檔案館（室）的檔案資源，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用?！?016年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出檔案工作要樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，主動適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，提倡利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，實施國家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程，提倡探索檔案區(qū)域協(xié)作發(fā)展模式，促進(jìn)館際合作等。2.技術(shù)支撐。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的成熟、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的大數(shù)據(jù)分析、云計算、移動通信技術(shù)的飛速發(fā)展為高校檔案信息資源共享服務(wù)平臺的建設(shè)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，網(wǎng)絡(luò)信息安全與數(shù)字證書、安全技術(shù)的日益成熟也為檔案資源的安全共享提供了技術(shù)保障。3.資源優(yōu)勢。首先是檔案資源優(yōu)勢。隨著高校檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，高校系統(tǒng)形成了豐富的電子信息資源和數(shù)字檔案資源，亟待科學(xué)整合和深度開發(fā)利用。據(jù)統(tǒng)計，僅山東省就有140余所高校（含獨立學(xué)院和民辦高校），館際、校際龐大的資源優(yōu)勢顯而易見。其次是人才資源優(yōu)勢。高校作為文化教育機(jī)構(gòu)，擁有一批高水平的檔案學(xué)專家、專業(yè)的檔案管理人員和計算機(jī)、軟件等專業(yè)技術(shù)人才，能夠為高校檔案信息資源的整合方式、共享平臺、利用渠道等方面的設(shè)計和研究提供強(qiáng)有力的技術(shù)保障和智力支持。4.組織保障。自2013年以來，西南高校檔案工作聯(lián)盟、華東高校檔案工作聯(lián)盟、中南地區(qū)高校檔案工作聯(lián)盟等大區(qū)級別的高校檔案工作聯(lián)盟相繼成立，包括山東省在內(nèi)的很多省份也已經(jīng)成立了省內(nèi)高校檔案管理專業(yè)委員會、高校檔案學(xué)會等組織。這種聯(lián)盟式的組織管理機(jī)構(gòu)為一定區(qū)域內(nèi)高校檔案信息資源的整合、共享和服務(wù)利用提供了組織機(jī)構(gòu)依托，方便高校檔案信息資源整合與共享利用的整體規(guī)劃設(shè)計和各項工作的協(xié)調(diào)推動。5.經(jīng)驗借鑒。國內(nèi)方面，盡管高校檔案系統(tǒng)內(nèi)尚未實現(xiàn)區(qū)域性的資源共享與服務(wù)，但在我國社會檔案利用和電子政務(wù)領(lǐng)域，區(qū)域內(nèi)信息資源共享與合作已經(jīng)有很多成功的實踐，且在不斷深入發(fā)展。包括在圖書館界，建立區(qū)域內(nèi)或跨區(qū)域的圖書館聯(lián)盟，實現(xiàn)圖書資源共建共享，也是經(jīng)久不衰的熱點話題。國外方面，英美等國家的高校已經(jīng)有很多優(yōu)秀做法和經(jīng)驗可以為我們提供借鑒。例如英國目前已有150多所高校參與了英國國家檔案與其他檔案部門之間的合作與資源共享，各高校間為了順利實現(xiàn)共享的目的，克服檔案著錄各異的困難，統(tǒng)一了檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，為檔案資源的共享排除障礙。美國密歇根大學(xué)成立了獨立運營的大學(xué)綜合信息服務(wù)中心，主要服務(wù)對象就是高校在校學(xué)生與社會科研人員，積極發(fā)揮著在國家科技創(chuàng)新、人文社會科學(xué)交流領(lǐng)域的傳承作用。

四、基本框架研究

（一）組織架構(gòu)。要順利實現(xiàn)高校檔案信息資源的有效整合和校/館際共享乃至社會共享的服務(wù)目標(biāo)，就需要依托一個統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)進(jìn)行總體規(guī)劃和頂層設(shè)計。就當(dāng)前我國高校檔案工作發(fā)展情況來看，由于各地區(qū)高校檔案管理水平、信息化、數(shù)字化水平存在較大差距，以及財力、物力、人力等方面的諸多制約，在全國范圍內(nèi)一次性實現(xiàn)高校檔案信息資源的整合共享與服務(wù)是不現(xiàn)實的，而應(yīng)當(dāng)走區(qū)域整合，逐層推進(jìn)之路。當(dāng)前最節(jié)約成本并行之有效的辦法應(yīng)當(dāng)是依托區(qū)域內(nèi)高校檔案聯(lián)盟進(jìn)行統(tǒng)一組織和協(xié)調(diào)。這個區(qū)域內(nèi)檔案聯(lián)盟，可以是地市級的，也可以是省一級的，甚至是大區(qū)級別的，也或者是一定區(qū)域內(nèi)辦學(xué)類型相近或相似的高校聯(lián)盟。筆者認(rèn)為，省一級的高校檔案聯(lián)盟組織相對適宜，規(guī)模適中、溝通方便、情況熟悉，受同一個省級檔案管理機(jī)構(gòu)（省檔案局）的領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)，利于各項工作的開展。聯(lián)盟機(jī)構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)制定校/館際檔案信息資源收集共享等各項管理規(guī)范與制度，明確各方責(zé)任、權(quán)利與義務(wù)，為共享模式提供指導(dǎo)，設(shè)計共享方案、共享平臺以及指導(dǎo)各項標(biāo)準(zhǔn)的制定等。

（二）資源建設(shè)。俗話說“巧婦難為無米之炊”，資源建設(shè)是高校檔案信息資源整合共享的重要先決條件。資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)包括兩層含義：一是數(shù)量上的建設(shè)，即要加大高校檔案資源的收集力度，摸清家底，做到應(yīng)歸盡歸，并提高檔案數(shù)字化程度。二是內(nèi)容和質(zhì)量上的提升，即要規(guī)范管理，提升內(nèi)涵，挖掘高校檔案資源的獨有的文化教育、科學(xué)研究、決策參考等價值，加強(qiáng)檔案資源特色化建設(shè)。只有保質(zhì)保量地進(jìn)行高校檔案資源建設(shè)，才能為整合共享提供基本保障，滿足用戶的多樣化需求，提升用戶體驗。

（三）平臺搭建。主要是指信息發(fā)布與共享服務(wù)平臺建設(shè)。由于當(dāng)前高校檔案管理系統(tǒng)五花八門，質(zhì)量參差不齊，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，區(qū)域聯(lián)盟機(jī)構(gòu)應(yīng)在充分考察、調(diào)研和比較的基礎(chǔ)上，發(fā)揮當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的技術(shù)優(yōu)勢，通過云計算、大數(shù)據(jù)、移動通信等技術(shù)手段，依托網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，打破校際壁壘，建設(shè)簡明、高效、便捷、安全、可操作性強(qiáng)的信息發(fā)布與共享服務(wù)平臺。該平臺需要具備檔案信息收集、發(fā)布、管理、維護(hù)、檢索、服務(wù)、用戶信息反饋與特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)功能等。平臺建設(shè)過程中，要充分考慮到各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定、安全控制，突出共享特性和智能檢索功能。

（四）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化是區(qū)域性檔案信息資源共建共享的必要條件，也是聯(lián)盟內(nèi)信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)交換的前提，同時關(guān)系到檔案資源管理的規(guī)范化、平臺適用性和用戶體驗。我國目前已經(jīng)發(fā)布的關(guān)于檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息資源共享提供了基本規(guī)范和要求。但是也應(yīng)當(dāng)看到，目前相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)尚不健全，尤其是國家東西部地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，檔案工作信息化水平區(qū)域性差別明顯，所以在高校檔案信息資源共享不能搞一刀切，應(yīng)當(dāng)視實際情況逐漸推進(jìn)。在區(qū)域聯(lián)盟模式下，區(qū)域內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和高校檔案工作信息化水平相對差距較小，且院校之間的工作交流多，在檔案信息管理系統(tǒng)的選擇、檔案數(shù)字化建設(shè)等方面存在很多共通之處，因此共享阻力相對較小。擁有了這些優(yōu)勢，區(qū)域內(nèi)高校檔案聯(lián)盟機(jī)構(gòu)則可以牽頭統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集、著錄標(biāo)準(zhǔn)，研究制定電子文件信息交換、整合等方面的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，例如著錄標(biāo)引規(guī)則、機(jī)讀目錄格式、唯一標(biāo)志符規(guī)范等，提高各共享主體之間在數(shù)據(jù)描述、數(shù)據(jù)著錄等應(yīng)用方面的可操作性。

（五）共享模式。檔案資源共享有兩種模式可以選擇：集約型共享模式或網(wǎng)絡(luò)型共享模式。集約型共享模式即在聯(lián)盟內(nèi)搭建統(tǒng)一的檔案信息共享服務(wù)平臺，成員單位按照一定的規(guī)范、要求，提繳本單位可供開放利用的檔案信息資源，通過平臺進(jìn)行區(qū)域內(nèi)高校檔案信息的整合、配置與交互，從而實現(xiàn)區(qū)域聯(lián)盟內(nèi)檔案信息資源的集中管理與共享服務(wù)。這一模式需要各項投入較大，聯(lián)盟機(jī)構(gòu)也承擔(dān)有較大的管理、協(xié)調(diào)責(zé)任，但優(yōu)勢是能夠?qū)崿F(xiàn)資源的一站式檢索，大大方便用戶利用，提升用戶體驗。網(wǎng)絡(luò)型共享模式則是區(qū)域聯(lián)盟內(nèi)成員單位之間直接建立點對點的聯(lián)系，關(guān)系類似于各高校檔案機(jī)構(gòu)之間直接建立檢索鏈接，優(yōu)點是投入小、成本低，缺點是用戶在檢索信息時需要不斷登錄不同的檔案館，這種不便將會降低用戶使用滿意度，而且在這種模式下，區(qū)域內(nèi)檔案館、檔案館藏資源之間關(guān)聯(lián)度不夠緊密，也會一定程度上影響檔案資源利用率。因此基于以上分析，筆者更傾向于選擇第一種共享模式，即構(gòu)建區(qū)域聯(lián)盟內(nèi)高校檔案信息資源共享服務(wù)平臺，通過資源的整合，以服務(wù)為中心，以方便利用為導(dǎo)向，為檔案價值的更充分實現(xiàn)提供支持。

（六）用戶體驗。轉(zhuǎn)換思維模式，站在方便用戶檢索利用的角度設(shè)計共享平臺，提供開放檔案信息的數(shù)字化檢索；利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析捕捉利用者的關(guān)注點和可能的興趣點，通過移動通信技術(shù)和智能客戶端，多種方式和渠道進(jìn)行檔案信息的智能推送與推介；建立用戶反饋機(jī)制，提供用戶意見反饋通道，不斷改進(jìn)和提升平臺信息交互能力和用戶體驗好感度。通過高校檔案信息資源整合共享與服務(wù)機(jī)制的系統(tǒng)研究，發(fā)揮區(qū)域聯(lián)盟模式的統(tǒng)籌管理優(yōu)勢，實現(xiàn)高校檔案信息資源的系統(tǒng)整合與特色呈現(xiàn)，使共享服務(wù)平臺不但成為高校檔案工作者之間的共享交流和學(xué)習(xí)平臺，還要成為面向公眾的服務(wù)平臺和育人平臺，成為檔案文化、大學(xué)文化、地域文化的傳播平臺，最大限度地發(fā)揮資源整合、共享、服務(wù)、育人、文化傳承的多效功能，最終實現(xiàn)高校、社會與公眾的多贏。

五、困難與挑戰(zhàn)

（一）運作機(jī)制。由于區(qū)域聯(lián)盟內(nèi)高校雖然在地域上相對比較集中，但是各高校間可能存在著不同的隸屬關(guān)系和運行模式，這就決定聯(lián)盟內(nèi)的管理可能會面臨比較松散的情況。聯(lián)盟內(nèi)成員館之間高度獨立，也會給工作的開展造成一定的困難。這就要求聯(lián)盟成員館的領(lǐng)導(dǎo)層大力支持和推動共建共享活動，同時聯(lián)盟機(jī)構(gòu)內(nèi)部要明確責(zé)任，加強(qiáng)制度約束，加強(qiáng)溝通，達(dá)成共識，形成合力。

（二）利益平衡。由于區(qū)域聯(lián)盟各成員之間檔案工作發(fā)展水平不一，檔案資源在數(shù)量和質(zhì)量上都會存在差別，在檔案資源共享方面投入人力、物力、財力也有差距，因此在聯(lián)盟內(nèi)部，很容易出現(xiàn)在資源、權(quán)益分配等方面的分歧。這就需要聯(lián)盟機(jī)構(gòu)從中做好協(xié)調(diào)，根據(jù)各成員單位的檔案資源建設(shè)情況做好角色分配，平衡各方利益關(guān)系，調(diào)動各方積極性，達(dá)到共贏目的。

（三）經(jīng)費來源。在該模式中，資源建設(shè)等可由各高校獨立進(jìn)行，但是共享平臺的建設(shè)和具體的論證實施都需要投入數(shù)目較大的經(jīng)費，這也將是一個難題。一方面，各成員單位可以視資源建設(shè)具體情況確定出資比例。另一方面，聯(lián)盟可以爭取上級主管部門或是業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門的部分資金和技術(shù)支持。此外，也可以考慮引入部分社會資金，合力解決資金難題。

六、結(jié)論

高校檔案資源的開放共享與價值實現(xiàn)依賴于檔案信息資源的系統(tǒng)優(yōu)化、深度開發(fā)以及多維度的利用服務(wù)。構(gòu)建基于區(qū)域聯(lián)盟模式的高校檔案信息資源整合共享機(jī)制，有利于發(fā)揮聯(lián)盟區(qū)位優(yōu)勢、統(tǒng)籌優(yōu)勢以及資源整體優(yōu)勢，推進(jìn)實現(xiàn)校/館際的檔案信息資源的共享與利用。各高校檔案部門以及區(qū)域聯(lián)盟機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展要求，迎接機(jī)遇與挑戰(zhàn)，不斷積累實踐經(jīng)驗，提升技術(shù)水平，進(jìn)而以點帶面，為建立系統(tǒng)、科學(xué)的全國高校檔案資源共享與服務(wù)平臺，從而真正實現(xiàn)高校檔案信息資源的社會化共享作出有益的嘗試與貢獻(xiàn)。