文書檔案管理工作現(xiàn)狀及未來發(fā)展方向分析

文/吉林省四平市鐵東區(qū)吉林省基礎(chǔ)測(cè)繪院 曹洋

近些年來，文書檔案管理工作對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展意義重大。但是，我國一些企業(yè)并沒有看到該項(xiàng)工作的重要性所在，總是習(xí)慣性地輕視它的發(fā)展，這便使得文書檔案管理工作進(jìn)展過程中總會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的快速發(fā)展。因此，明確文書檔案管理工作的現(xiàn)狀和分析其未來發(fā)展方向勢(shì)在必行。

一、文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理工作不受重視。從企業(yè)經(jīng)濟(jì)收入層面來看，文書檔案管理工作的發(fā)展的確看起來太渺小了，換言之，文書檔案管理工作的進(jìn)行表面上看起來確實(shí)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)收入的變化影響不明顯，一來二去，文書檔案管理工作自然而然地就不受企業(yè)的青睞與重視了。企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作的不重視主要體現(xiàn)為兩大方面：首先，企業(yè)的高管和領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化才是他們的最終目標(biāo)，而文書檔案管理工作的開展并不能明顯增加其收益，因此，便忽略了文書檔案管理的工作水平。其次，企業(yè)員工也認(rèn)為文書檔案管理工作部門的工作缺乏技術(shù)含量，充其量不過就是一個(gè)比較次要的部門，因此，工作之時(shí)便會(huì)無精打采，十分懈怠。這兩方面足以看出企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作缺乏重視。

（二）文書與檔案管理工作銜接有問題。文書檔案管理工作實(shí)際上分為兩個(gè)部分，即文書與管理兩個(gè)工作模塊，這兩部分既有密切的聯(lián)系，又有一些不同，可謂是相輔相成。在實(shí)踐過程中，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，由此可知，只有把文書工作做到極致，后面的檔案工作才能夠如魚得水、受益其中。所以，這兩部分的銜接過程中尤為重要。然而，許多企業(yè)在進(jìn)行文書工作與檔案工作時(shí)，都很難將二者銜接到完美無缺。主要出現(xiàn)的問題則是文書工作開展過程中不符合標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了后期的檔案工作一片狼藉。

（三）文書檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較低。正是因?yàn)槲臅鴻n案管理工作不受重視，才導(dǎo)致企業(yè)在招聘該部門員工的過程中，聘用了大量綜合素質(zhì)較低、管理能力較差的員工，他們對(duì)文書檔案的整理、劃分標(biāo)準(zhǔn)等比較陌生，這便大大降低了文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量。當(dāng)今社會(huì)，是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)極度發(fā)達(dá)的社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)幾乎遍布了各行各業(yè)，所以，文書檔案管理工作的進(jìn)行也會(huì)朝著信息化方向邁進(jìn)，這就要求文書檔案管理工作人員更要具備熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平了。

二、文書檔案管理工作的未來發(fā)展方向分析

面對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)展的現(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)該仔細(xì)對(duì)其進(jìn)行分析，并找出有效的解決策略，更好地確立出文書檔案管理工作的未來發(fā)展方向，根據(jù)筆者對(duì)文書檔案管理工作的了解，規(guī)劃出了它的未來發(fā)展方向，具體敘述如下：

（一）加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的管理。加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的管理有益于企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。一方面，企業(yè)的高級(jí)管理人員要率先重視文書檔案管理工作部門，為員工起到一個(gè)良好的帶頭作用，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況來制定文書檔案管理工作機(jī)制，以此來鞭策企業(yè)中的每一個(gè)成員。另一方面，企業(yè)的員工在高管的帶領(lǐng)下，應(yīng)該自覺履行工作崗位職責(zé)，認(rèn)真完成每一項(xiàng)與文書檔案管理有關(guān)的工作，樹立一種敬業(yè)愛崗的意識(shí)。只有這樣，才能真正改變文書檔案管理工作不受重視的風(fēng)氣，從而使得企業(yè)更好地發(fā)展。

（二）完善文書與檔案管理工作的銜接。文書檔案管理工作進(jìn)行的過程中，文件質(zhì)量的高低直接影響著文書檔案管理工作進(jìn)展的快慢，文書工作的合理化開展很大程度上可以提高文書檔案管理工作的水平，所以，在文書與檔案管理工作銜接之時(shí)，就要嚴(yán)格遵循文件的規(guī)范性要求，這樣才能使得銜接工作順利完成，從而實(shí)現(xiàn)文書與檔案管理工作的良好過渡。與此同時(shí)，文書檔案管理工作人員在進(jìn)行資料整理時(shí)，要調(diào)整好文字的字體、顏色、頁面以及格式等，為了使文件資料更具標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，企業(yè)最好制訂相關(guān)的文件整理?xiàng)l例，并要求文書檔案管理工作人員按照此條例進(jìn)行文件編輯。在收發(fā)文檔資料時(shí)，相關(guān)人員還要進(jìn)行詳細(xì)的記錄與備案，這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書檔案資料的缺失與重復(fù)等，更大程度上提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)在招聘文書檔案管理工作人員時(shí)，要進(jìn)行嚴(yán)格的面試，篩選出學(xué)歷高、經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，在招聘后，要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，當(dāng)其正式被錄用后，要對(duì)其階段性的文書檔案管理工作業(yè)績(jī)進(jìn)行記錄，并定期組織考試與考核，沒能通過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的員工要及時(shí)淘汰，只有這樣，才能夠提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)與管理能力，不斷挖掘他們的潛力，使其為企業(yè)的文書檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。更重要的是，要緊跟社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，重視員工計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，提高工作效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理工作開展過程中，確實(shí)存在著一些不良的現(xiàn)狀，基于此，企業(yè)更要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作部門的重視，不斷提高員工素質(zhì)與管理能力，不斷創(chuàng)新，力求把文書檔案管理工作做到最佳。文書檔案管理工作的完善需要每一個(gè)細(xì)節(jié)，需要企業(yè)長(zhǎng)期的堅(jiān)持，因此，企業(yè)要做好文書檔案管理工作中的一點(diǎn)一滴。