優(yōu)化檔案管理工作的路徑探討

文/吉林省公主嶺市圖書館 陳麗春

社會發(fā)展對于優(yōu)秀人才需求的增長，使得人力資源管理工作中的檔案管理工作的重要價(jià)值得到了凸顯。對于單位來說，如何通過有效的路徑來獲得與人才相關(guān)的準(zhǔn)確信息，作為人力資源管理和相關(guān)決策活動開展的重要指導(dǎo)，是提升當(dāng)前管理工作效果的關(guān)鍵課題。從當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際開展情況來看，雖然單位和個(gè)人對檔案的重要性有了較深的認(rèn)識和認(rèn)同，并希望通過檔案工作來優(yōu)化單位內(nèi)部及個(gè)人的發(fā)展，但是在管理工作的實(shí)效性方面仍然沒有太大的改觀，檔案管理工作仍然局限在一定的范圍內(nèi)，較大程度上弱化了檔案服務(wù)發(fā)展功能的發(fā)揮。因此，有必要從當(dāng)前發(fā)展的實(shí)際情況，對如何優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案管理工作實(shí)際效果提出更加科學(xué)、合理的解決方案。

一、檔案管理工作的作用分析

就發(fā)展的視角來看，檔案管理工作是一項(xiàng)長期、有益的管理工作，是實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展目標(biāo)所提出的客觀要求。具體來說，檔案管理工作在發(fā)展中所發(fā)揮的作用主要體現(xiàn)在以下兩方面。

（一）檔案管理能夠優(yōu)化人才管理工作。社會的快速發(fā)展促使各界對于各種人才的需求產(chǎn)生了較大的缺口，尤其是那些專業(yè)素養(yǎng)比較高的人才，長期處于供不應(yīng)求的狀態(tài)。對于這種制約工作開展的問題，主要應(yīng)從兩個(gè)方面進(jìn)行有效解決，其一是通過招聘的方式來直接招聘所需要的人才，其二則是通過內(nèi)部培養(yǎng)的方式對具有相關(guān)知識或能力的人才進(jìn)行更高級的培訓(xùn)，使其知識和能力結(jié)構(gòu)勝任工作的要求。而對于人才的管理來說，無論是外部招聘還是內(nèi)部培養(yǎng)，檔案信息無疑都是重要的參考，因?yàn)榭梢酝ㄟ^對檔案內(nèi)容的閱讀和分析來把握擬選用人才之前的經(jīng)歷是否與所匹配的崗位要求相吻合，從而提升人才選拔和任用的針對性、有效性。

（二）檔案管理能夠幫助單位及時(shí)掌握發(fā)展過程中所存在的問題。隨著社會的快速發(fā)展，競爭逐漸成為發(fā)展的重大挑戰(zhàn)，在不斷激烈的競爭環(huán)境下，各單位只有通過自身管理能力和成效的提升來鞏固自身的發(fā)展地位，實(shí)現(xiàn)良好的突破。檔案管理是對發(fā)展過程中單位職工的表現(xiàn)情況進(jìn)行考核結(jié)果收集、整理的重要工作內(nèi)容，通過對這些反映職工工作表現(xiàn)情況的內(nèi)容的分析可以幫助單位及時(shí)發(fā)現(xiàn)發(fā)展過程中所存在的問題，及時(shí)采取相應(yīng)的措施來加以解決，避免造成較大的損失。

二、優(yōu)化檔案管理工作的路徑

檔案管理工作作為一項(xiàng)保證工作長期持續(xù)開展的保證性內(nèi)容，需要從長遠(yuǎn)發(fā)展的視角來綜合審視和實(shí)施，確保檔案資源價(jià)值的最大化發(fā)揮。對于當(dāng)前的檔案管理工作而言，需要從相應(yīng)的理論與實(shí)踐的角度出發(fā)來尋求良好的優(yōu)化路徑，提升工作的實(shí)效性。

（一）提升檔案管理工作的認(rèn)知度。思想作為行為的先導(dǎo)，對人的行為有著重要的指引作用。因此，在開展優(yōu)化檔案管理工作的過程中，首先要從檔案管理工作的認(rèn)知度出發(fā)來培育，即使更多的人認(rèn)識到檔案管理工作是對自己和單位長遠(yuǎn)發(fā)展有積極功能的一項(xiàng)工作。例如，單位可以通過檔案管理工作座談會、檔案管理工作交流會等方式來統(tǒng)一內(nèi)部職工對檔案管理工作的看法，強(qiáng)化其對檔案管理工作的覺悟，讓盡可能多的人參與到檔案管理工作之中。

（二）注重檔案管理工作方法的創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作所賴以開展的方式得到了一定的補(bǔ)充完善，除了借助傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來對相關(guān)信息進(jìn)行管理以外，還可以通過信息化檔案管理系統(tǒng)來對檔案內(nèi)容采用數(shù)字化形式的管理，在節(jié)約檔案管理成本的同時(shí)提升管理的效率與效果。因此，檔案管理部門要從單位發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)來尋求管理手段的現(xiàn)代化和多樣化，提升管理工作的有效性。

（三）充分挖掘檔案內(nèi)容的價(jià)值。檔案管理工作是為檔案信息應(yīng)用服務(wù)的，如果將管理工作的重心放在檔案信息的搜集、整理而不是利用，則會導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)偏差。因此，檔案管理部門要通過大數(shù)據(jù)等技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行深層次價(jià)值的挖掘、分析，并創(chuàng)新檔案信息共享模式，使更多的人能夠接觸到檔案信息的內(nèi)容，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的發(fā)展價(jià)值。

三、結(jié)語

檔案管理工作作為現(xiàn)代化管理工作中的重要內(nèi)容之一，不僅會影響到個(gè)人的職業(yè)生涯發(fā)展，同時(shí)也會對單位長期持續(xù)良好的發(fā)展產(chǎn)生舉足輕重的影響。因此，要基于發(fā)展的視角來對檔案管理工作的優(yōu)化路徑進(jìn)行探討，以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化發(fā)揮。