大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)探討

文/德州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院 張艷菊

對于事業(yè)單位而言，人事檔案是傳統(tǒng)人事工作的重要組成部分，計(jì)算機(jī)僅是輔助記錄的作用。隨著數(shù)字信息化技術(shù)發(fā)展日趨成熟，人事檔案信息化也成為必然的發(fā)展趨勢。電子人事信息檔案有著明顯的兩個(gè)優(yōu)勢：一方面是人事檔案信息化可以依靠電腦獨(dú)立工作，不需要紙質(zhì)及其他的配套管理，可以獨(dú)立運(yùn)行操作，減少了工作人員的工作量并且提高了工作效率。另外一方面是采用電子人事檔案可以減少管理的組織，形成一條最短的信息鏈，讓人事工作者可以迅速接收到人才的信息，省去層層的申請和等待時(shí)間。人事檔案數(shù)字信息化后，檔案管理變得更加簡單方便，計(jì)算機(jī)、掃描儀等一些現(xiàn)代專業(yè)設(shè)備和技術(shù)可以把人事檔案信息變成圖片以及音頻等電子資料，有利于檔案工作者對人事檔案信息進(jìn)行分類、整合、分析、加工。

一、人事檔案管理信息化特點(diǎn)

（一）人事檔案管理的重要性。從我國事業(yè)單位目前的運(yùn)行情況來說，往往包括繁瑣的事項(xiàng)，事業(yè)單位不僅需要完成單位日常的工作內(nèi)容，還需要對其工作人員的人事和知識(shí)進(jìn)行管理。人事檔案則是高校和用人單位對人才參與的各種實(shí)踐活動(dòng)的最原始的記錄，包括出生日期、教育程度、思想品行以及特點(diǎn)特長等各個(gè)方面的情況，成為重要的人才信息資源，也是用人單位考察和選拔員工的一個(gè)極其重要的標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在人事檔案管理中不斷引入先進(jìn)的信息技術(shù)，已經(jīng)成為人事檔案管理手段變革的內(nèi)在前提，具有必然性。

（二）大數(shù)據(jù)和信息化的影響。從刻在龜殼和獸骨上的甲骨文，到現(xiàn)在的電子相片、錄像等新興的記錄方式，檔案的載體發(fā)生了巨大的改變。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式到現(xiàn)在的信息化管理模式的轉(zhuǎn)變歸其根本可以說是人事檔案自身發(fā)展的客觀要求。只有將人才的信息進(jìn)行整合，并且按照不同的需求進(jìn)行適當(dāng)?shù)拈_發(fā)和利用，才能實(shí)現(xiàn)信息的增值并且提高信息資源的有效性。大數(shù)據(jù)即是對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，得出的是一種整體、全面的發(fā)展必然趨勢，給我們看世界提供了一種更加全面和新穎的方法，取代了過去憑借經(jīng)驗(yàn)決定的時(shí)代。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏對人事檔案作用的深入認(rèn)識(shí)。人事檔案不僅記錄著一個(gè)人的發(fā)展軌跡、愛好特長等信息，還能夠讓單位更好地了解人才的特點(diǎn)和能力，最大限度地實(shí)現(xiàn)人才資源的合理化使用?，F(xiàn)實(shí)的人事管理中存在對人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠的問題，并且還有缺項(xiàng)漏項(xiàng)，對人才評(píng)價(jià)采取套話甚至是不實(shí)的評(píng)價(jià)等問題，這些都加大了人事檔案信息化管理的難度。并且隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展越來越迅速，我國的政治、經(jīng)濟(jì)和文化等方面已經(jīng)跟隨新時(shí)代邁出了發(fā)展的步伐，而人事檔案管理上仍然是紙質(zhì)的傳統(tǒng)檔案為主。紙質(zhì)檔案存在有效利用次數(shù)少、時(shí)效性差，很容易受到地域的限制等問題，這種單一的管理模式已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代人們的要求，迫切需要進(jìn)行改革。

（二）缺乏配套的設(shè)施和技術(shù)人員。對于事業(yè)單位的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，多為面積不大的一間檔案室，加上幾臺(tái)老舊的電腦和為數(shù)不多的工作人員，設(shè)備更新緩慢并且缺乏相應(yīng)的管理人員，或者管理專員的專業(yè)化程度不高等，這些因素都影響人事檔案數(shù)據(jù)庫信息化系統(tǒng)的建設(shè)。推進(jìn)人事檔案管理的信息化，必不可少的就是計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，但是部分事業(yè)單位存在資金和專業(yè)技術(shù)人員不足的情況，硬件條件的缺少直接限制了人事檔案管理信息化的進(jìn)程。此外，人事檔案管理的工作人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定了檔案的保管方式和利用程度，而一般情況下事業(yè)單位缺少相應(yīng)的復(fù)合型人才，導(dǎo)致檔案管理建設(shè)進(jìn)程緩慢。目前事業(yè)單位多是使用自行研制的檔案管理系統(tǒng)，并未有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和操作方法，因此在檔案共享和使用上也存在問題，難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的新要求。

（三）缺乏安全意識(shí)。人事檔案管理的信息化建設(shè)具有快捷、高效的優(yōu)勢，可以簡化管理手續(xù)和調(diào)動(dòng)程序，提高工作效率，節(jié)省人力勞動(dòng)，在事業(yè)單位的人事調(diào)動(dòng)、處理人事突發(fā)狀況上優(yōu)勢明顯。但是正因?yàn)樾畔⒒梢匝杆僬{(diào)動(dòng)人員的個(gè)人隱私，這就給人事檔案管理的安全性提出了挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，因?yàn)閭€(gè)人信息泄露導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)詐騙、人身安全問題時(shí)常發(fā)生，也給人事檔案管理的工作人員敲響了警鐘，即要保護(hù)每一名工作人員的檔案信息安全，不能讓不法分子竊取到個(gè)人信息，進(jìn)而威脅到個(gè)人正常生活。因此安全責(zé)任的意識(shí)必須牢記心中，這樣才能為人事檔案管理建立安全屏障。

三、加快人事檔案管理進(jìn)程的建議

（一）宣傳加強(qiáng)信息化建設(shè)的意識(shí)。人事檔案的建設(shè)多是由學(xué)校和一些政府單位擔(dān)任加工的主體，因此這些加工主體在對人事檔案的加工上處于極其重要的位置。我國目前的人事檔案多是利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄，對于事業(yè)單位的人事檔案管理，當(dāng)進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)時(shí)就引發(fā)了調(diào)檔和流動(dòng)的問題。但是人事檔案的調(diào)動(dòng)可以說是一項(xiàng)涉及多部門的復(fù)雜工作，手續(xù)繁瑣復(fù)雜，可能會(huì)導(dǎo)致用人單位對接上存在時(shí)間差，進(jìn)而引發(fā)一系列問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的管理也應(yīng)該緊緊跟隨著時(shí)代的步伐，增強(qiáng)其科技信息化的含量，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效管理與充分利用，最大限度地滿足人事工作的客觀需求。就事業(yè)單位而言，應(yīng)該對在職的工作人員進(jìn)行人事檔案信息化，并結(jié)合工作實(shí)際制定相應(yīng)的規(guī)章制度，擴(kuò)大宣傳，逐步加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐，從而產(chǎn)生積極的助推作用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理向信息化邁進(jìn)。

（二）做好試點(diǎn)逐步推進(jìn)。隨著檔案管理對象和內(nèi)容的增加，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)成熟的今天，需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行檔案管理資源的數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建和集中式拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，提高檔案管理的效能和安全性。我國經(jīng)濟(jì)、農(nóng)業(yè)的發(fā)展常先設(shè)立部分試點(diǎn)，我們在大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)時(shí)也可向其學(xué)習(xí)。對于市里的事業(yè)單位，首先進(jìn)行檔案管理信息化的宣傳，之后選定幾個(gè)有代表性的單位首先開展信息化管理的建設(shè)?？梢韵蛞呀?jīng)采取檔案管理的單位或者企業(yè)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們成功的經(jīng)驗(yàn)，邀請主要負(fù)責(zé)工作人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，對可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和規(guī)避，并請參與試點(diǎn)的工作人員積極反映意見和建議，逐步將試點(diǎn)的工作開展起來。最后能以試點(diǎn)的成功經(jīng)驗(yàn)為代表，在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位進(jìn)行宣傳和講解，最終達(dá)到整體信息化。

（三）提高管理人員業(yè)務(wù)工作水平。目前事業(yè)單位對于人事檔案的管理多設(shè)有專門的工作人員，這些檔案工作者的工作能力直接決定著人事檔案的管理方式和方法，通過對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)可以直接作用于檔案的管理。檔案管理人員首先要培訓(xùn)的就是對檔案管理的意識(shí)和態(tài)度，要具備良好的思想道德素養(yǎng)，樹立以人為本的服務(wù)理念，這是檔案管理工作者不可忽略的一方面。除此之外就要提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力，可以通過高校定點(diǎn)培訓(xùn)相應(yīng)的人才進(jìn)行檔案信息化管理，也可以通過對現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作中發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

從紙質(zhì)檔案開始向信息檔案的演變，讓我們體驗(yàn)到一種具易保存、易復(fù)制的優(yōu)勢管理方式，這種周期短且操作便捷的檔案管理方式已經(jīng)深受人們喜愛。只有通過多方面的共同努力，才能切實(shí)提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平，才能讓事業(yè)單位人事檔案管理的人才真正發(fā)揮出其優(yōu)勢，讓我國事業(yè)單位管理邁上新臺(tái)階。