關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/吉林省白山市江源區(qū)糧油衛(wèi)生檢驗(yàn)監(jiān)測(cè)站 姜松竹

對(duì)于事業(yè)單位而言，其檔案管理工作質(zhì)量一定程度上決定了事業(yè)單位的運(yùn)行狀況。就當(dāng)前現(xiàn)行社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)來(lái)看，事業(yè)單位運(yùn)行環(huán)境也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位檔案管理工作的需要，而事業(yè)單位要想做好檔案管理工作，就必須立足實(shí)際，不斷創(chuàng)新。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不重視。事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視具有普遍性，主要表現(xiàn)在：沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，沒(méi)有規(guī)范的檔案室，沒(méi)有建立與檔案管理工作相匹配的管理制度。由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，使得事業(yè)單位檔案的連續(xù)性和完整性受到影響，不利于檔案作用的發(fā)揮。

（二）檔案管理人員水平層次不齊。事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量很大程度上取決于檔案管理人員的能力和水平。但是，就事業(yè)單位的檔案管理工作而言，負(fù)責(zé)檔案管理的大多非專(zhuān)業(yè)人才，多為兼職人員，流動(dòng)性較大。由于專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的缺乏，檔案管理中就會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，如檔案的丟失、檔案錄入的不完整、檔案信息的失真等。

（三）檔案管理信息化水平低。就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)看，檔案管理依然在采用傳統(tǒng)的方法，檔案信息以紙質(zhì)檔案為主，而這種紙質(zhì)檔案信息很容易變質(zhì)，進(jìn)而出現(xiàn)檔案信息不完整、丟失等情況。再者就是檔案的調(diào)用需要花費(fèi)大量的時(shí)間去查找，缺乏現(xiàn)代化管理手段，影響到事業(yè)單位檔案資源的利用。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的必要性

事業(yè)單位是指從事公共事業(yè)的社會(huì)服務(wù)組織，在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案有著重要的作用。檔案是事業(yè)單位在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種具有保存價(jià)值的原始記錄，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著借鑒、激勵(lì)、導(dǎo)向作用。長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案管理模式比較傳統(tǒng)，在這種情況下，影響到了檔案作用的發(fā)揮，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。現(xiàn)行社會(huì)形勢(shì)下，檔案的作用越來(lái)越重要，而要想發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，事業(yè)單位就必須革新觀念，加強(qiáng)檔案管理，將檔案管理工作納入日常管理工作中來(lái)，進(jìn)而促進(jìn)檔案高效利用，推動(dòng)事業(yè)單位更好發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的必然要求，是發(fā)揮檔案作用的重要舉措。基于現(xiàn)行社會(huì)發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理觀念已經(jīng)不適合事業(yè)單位發(fā)展的需要。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代要求，創(chuàng)新檔案管理工作，革新檔案管理方式，不斷提高檔案管理工作效率和水平。

（一）提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。檔案管理就是檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行有計(jì)劃、規(guī)范地、系統(tǒng)地收集、整理、保存、調(diào)用等一系列活動(dòng)。檔案管理的目的就是保證檔案的真實(shí)、完整、連續(xù)，更好地服務(wù)服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，要將檔案管理工作提上日程，結(jié)合實(shí)際，建立與之相匹配的管理制度，包括檔案管理責(zé)任制、檔案管理監(jiān)督制度、檔案審查制度等，以健全的制度為檔案管理工作的開(kāi)展提供保障。同時(shí)，要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案管理工作，加大檔案管理上的投入。

（二）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。專(zhuān)業(yè)性和連續(xù)性是檔案管理工作最突出的特征，基于這些特征，事業(yè)單位應(yīng)建立一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，以專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的高效開(kāi)展。首先，要對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員各方面的能力，確保檔案管理人員能夠勝任檔案管理工作。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，提高其職業(yè)素養(yǎng)，使其認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)所在。另外，事業(yè)單位要積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，壯大檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理隊(duì)伍整體水平和質(zhì)量，進(jìn)而為檔案管理工作的高效開(kāi)展提供保障。

（三）加快檔案管理信息化建設(shè)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息化管理已成為必然，信息化管理作為一種高效管理手段，它的出現(xiàn)革新了傳統(tǒng)檔案管理方式，有利于提高檔案管理效率和質(zhì)量。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，要加大、加快檔案信息化管理建設(shè)。一方面，要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一、完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理的信息化操作；另一方面，要利用信息技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)共享平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的公共檔案管理系統(tǒng)和人事檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)。另外，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，事業(yè)單位要做好檔案信息安全管理，加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，如加密技術(shù)，對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行加以；再如，身份認(rèn)證技術(shù)，給使用檔案信息系統(tǒng)的人一個(gè)身份，避免非法使用，從而保障檔案信息安全，促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的高效運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，伴隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的作用也愈發(fā)重要起來(lái)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)更新觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，結(jié)合自身實(shí)際，建立完善的檔案管理制度，加大專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)，加快檔案管理信息化建設(shè)，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效開(kāi)展，更好地發(fā)揮檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的作用。