淺談加強(qiáng)企業(yè)檔案安全工作的辦法和途徑

文/中陜核工業(yè)集團(tuán)二一一大隊(duì)有限公司 肖玲

檔案是一個(gè)單位的寶貴財(cái)富，揭示了單位整體乃至職工個(gè)人的發(fā)展歷史，一旦損毀或泄密，將會(huì)造成不可挽回的損失。二一一大隊(duì)于1956年6月成立，公司的檔案室保管著建隊(duì)以來的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案等各類型檔案及全隊(duì)成果地質(zhì)資料。2006年取得檔案AA認(rèn)證，檔案館堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的原則穩(wěn)步推進(jìn)各項(xiàng)工作。嚴(yán)格按照檔案管理“九防”要求，建立健全各項(xiàng)制度。購買并安裝了專業(yè)的檔案管理軟件，極大地方便了檔案的歸檔、整理、保管和利用等一列工作，提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率；初步實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案同步管理，為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享以及數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。一直以來，公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案安全工作，將檔案安全作為企業(yè)檔案管理的工作之本。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)明確責(zé)任履行監(jiān)管職責(zé)

堅(jiān)持貫徹“以人為本、服務(wù)先行、安全第一”的戰(zhàn)略，始終把安全工作作為重要工作來抓。一是按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)履行對(duì)檔案安全工作的監(jiān)督管理。二是按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰實(shí)施、誰擔(dān)責(zé)”的原則，進(jìn)一步明確并落實(shí)檔案安全主體責(zé)任。三是在干部職工中牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范管理。

二、建立健全檔案安全制度和長效機(jī)制

為了做好檔案安全管理工作，二一一大隊(duì)印發(fā)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《檔案館安全保密制度》《檔案庫房管理制度》《文書檔案管理制度》《地質(zhì)資料檔案借閱辦法》等各項(xiàng)內(nèi)部制度，完善的檔案制度管理體系，避免因制度缺陷影響檔案安全。

三、全面強(qiáng)化措施徹底消除安全隱患

（一）加強(qiáng)檔案信息安全管理，保障檔案數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、可用、安全。認(rèn)真執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的保密制度，確保檔案信息的安全完整。對(duì)所保存的涉密檔案，在管理和利用時(shí)依照國家有關(guān)法規(guī)并根據(jù)實(shí)際工作需要，嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，確保無擅自開放或擴(kuò)大利用范圍現(xiàn)象。加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)檔案專用計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)相連的計(jì)算機(jī)或其它電子信息設(shè)備嚴(yán)格禁止存儲(chǔ)、處理和傳遞涉密檔案信息。

（二）加大軟硬件投入，確保檔案載體安全。堅(jiān)持貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合”原則，加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體及庫房安全的管理，確保檔案安全。加大對(duì)檔案安全工作的硬件投入，從源頭上保證檔案安全。配備消防器材，配備檔案專用防蟲防霉藥，定期檢查電源電器，確保用電安全；庫房配備防盜門、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度記錄儀、空調(diào)等，完善安全設(shè)施；配備檔案鐵皮柜、檔案保密柜、防磁柜、智能光盤柜等專用于保管紙質(zhì)檔案及特殊載體檔案，做到檔案保管設(shè)備齊全。

（三）加強(qiáng)日常管理，認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度。進(jìn)行出、入庫登記，檔案借閱利用須履行相應(yīng)審批手續(xù)。建立庫房情況登記簿，檔案管理人員每日檢查庫房安全情況，記錄庫房溫度、濕度，定期清掃庫房，確?，F(xiàn)存檔案無霉變、褪色、破損等現(xiàn)象。妥善保管和利用檔案資料，并按照審批、登記、發(fā)出的程序向單位內(nèi)外提供檔案借閱利用服務(wù)。每年定期組織安全大檢查，對(duì)檔案庫房、用電線路等進(jìn)行重點(diǎn)檢查，排除隱患。要求做到責(zé)任到人，措施到位，防止各種危害檔案安全的事件及其他重特大事故的發(fā)生。

（四）加強(qiáng)檔案安全的宣傳教育工作，不斷提高檔案管理人員的安全責(zé)任意識(shí)、技能水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。采用多種形式開展教育活動(dòng)，廣泛宣傳檔案安全保密工作的重要性和必要性，使檔案安全教育經(jīng)?；⒅贫然?。

四、存在問題及下一步工作的幾點(diǎn)思考

在信息化的新環(huán)境下，檔案安全形勢較為嚴(yán)峻。二一一大隊(duì)檔案工作雖取得了顯著成績，但與國家建立人防、物防、技防三位一體的檔案安全工作新格局要求仍存在一定差距，針對(duì)存在的問題，我們將做好以下幾點(diǎn)：

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育，提高職工檔案意識(shí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)黨的十九大和習(xí)近平總書記系列重要講話精神，進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制，進(jìn)一步建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。繼續(xù)加大宣傳力度，讓干部職工了解檔案工作，增強(qiáng)檔案憂患意識(shí)和戒懼之心，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，不斷加強(qiáng)安全觀念。

（二）加快推進(jìn)檔案館（室）建設(shè)，改善檔案保管基本條件。目前，檔案庫房面積不足，容量較大，采用空調(diào)對(duì)溫濕度控制不太穩(wěn)定，影響檔案安全工作。努力達(dá)到“九防”要求，特別是防火，這是難點(diǎn)，也是重中之重，必須防患于未然；在軟件建設(shè)方面，配齊人員，健全制度，嚴(yán)格管理，重安全、嚴(yán)保密。

（三）強(qiáng)化檔案信息的安全管理，改善數(shù)據(jù)備份和遷移策略。與相關(guān)單位對(duì)接，對(duì)館（室）藏重要檔案和數(shù)字檔案要異地異質(zhì)備份保管，并及時(shí)進(jìn)行檢查、遷移；密切跟蹤新技術(shù)、新知識(shí)、新要求，做好數(shù)字檔案室建設(shè)和地質(zhì)資料信息共享平臺(tái)建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作，使寶貴的檔案資料可以得到更長久的保存和更充分的利用。

在今后的工作中，我們將以黨的十九大精神為統(tǒng)領(lǐng)，以“追趕超越”目標(biāo)為指引，按照檔案工作的各項(xiàng)要求，牢固樹立安全意識(shí)，堅(jiān)持執(zhí)行安全制度，強(qiáng)化安全責(zé)任，不斷完善檔案安全保障，服務(wù)單位經(jīng)濟(jì)工作的大局，改革創(chuàng)新，積極進(jìn)取，有力發(fā)揮檔案資源對(duì)各項(xiàng)工作的信息支撐和決策作用。