談如何利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息服務

文/黑龍江大學 郭晴

在信息化的時代，如何利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息服務的問題成為檔案信息服務更好地滲入人們生活與工作之中的根本問題。

一、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息服務的優(yōu)勢

（一）有益于檔案的保管。紙質(zhì)化的檔案信息既不適合長時間的存放，也不方便被提取。隨著信息數(shù)量的日益增多，紙質(zhì)化的檔案信息已經(jīng)滿足不了人們的需求，而網(wǎng)絡(luò)作為虛擬的電子化產(chǎn)品，不僅可以節(jié)省空間，而且還方便于檔案的保管。例如照片檔案信息的保管，紙質(zhì)化的照片檔案被提取時，往往被大量相似的照片干擾，這種情況下，檔案信息工作人員的工作相對地會比較復雜并沒有任何規(guī)律。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)背景下，照片檔案信息不僅可以長期保管，還可以在任何時間迅速地被檢索或者查看。

（二）可迅速地提取檔案信息。目前計算機網(wǎng)絡(luò)被人們廣泛地應用于世界各地，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)背景下的檔案信息服務可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)而實現(xiàn)檔案信息被提取的快捷性。網(wǎng)絡(luò)具有共享特性，網(wǎng)絡(luò)用戶可以隨時隨地查閱檔案信息并使用，不僅使搜尋檔案信息的時間得到有效的節(jié)省，還使檔案信息服務的工效得到明顯的提升。

（三）減輕檔案信息工作人員的任務量。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，人們的檔案信息被提取的同時，還有效地減輕了檔案信息工作人員的任務量。傳統(tǒng)檔案信息服務的方式是檔案信息用戶與檔案信息工作人員面對面地或者用電話進行溝通，在確定保管期限的前提下，查找相關(guān)記載，相匹配的檔案信息才能被找到，而利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案信息的工作人員可直接在網(wǎng)絡(luò)上搜索，使工作人員繁瑣的手動查找的負擔得到有效的減輕。

（四）使檔案部門進入大眾視野和社會之中。運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳播檔案信息，使檔案信息用戶的檔案信息相對開放，不僅可以滿足人們的要求以及提供開放式的服務理念，還可以使檔案信息更貼近社會和人們的生活，促進檔案信息服務的發(fā)展。

二、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息服務的過程中遇到的阻力

（一）安全問題沒有得到保障。在現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)安全問題始終沒有得到有效的解決，由于網(wǎng)絡(luò)平臺的開放性等特點，很多個人隱私受到被泄露的危險。由于網(wǎng)絡(luò)相對開放，盡管國家在網(wǎng)絡(luò)信息保密上擁有顯著成就，但是網(wǎng)絡(luò)檔案信息仍舊存在被盜竊的危險，所以，開展檔案信息服務的安全問題有待解決。

（二）軟件設(shè)施有待開發(fā)。目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的軟件功能開發(fā)較少，并且已開發(fā)的功能技術(shù)含量較低，在一定程度上阻礙了網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務的發(fā)展，所以，及時進行軟件設(shè)施的開發(fā)是一個必不可少的任務。

（三）檢索檔案信息出現(xiàn)問題。日益增多的網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)量需要快速的更新以及相近的詞語過多，導致檢索檔案信息時不全面或者檢索的信息并不匹配，成為網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務的障礙。

（四）工作人員的綜合素質(zhì)沒有保障。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代，檔案信息服務需要的工作人員必須緊跟時代的步伐，具備較高的英語能力、應用計算機的能力以及整理檔案信息的能力，否則將會導致網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務不能得到更好的應用。

三、如何利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更好地開展檔案信息服務

（一）確保網(wǎng)絡(luò)的安全性。使信息的訪問權(quán)限受到控制，即客戶的檔案信息不能被除客戶以外的人提取。提高信息的保密程度，即對客戶的檔案信息加以保護，確保檔案信息不會被非法人員檢閱。防止信息被篡改，即擁有檔案信息客戶只能檢閱信息而不能加以改動或者打印。

（二）網(wǎng)上答疑，線上服務。在信息化時代中，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展檔案信息服務，從而使人們足不出戶就可以享受服務，不僅可以有效節(jié)省人們的休息時間，還可以提高檔案信息服務的工作效率。

（三）開發(fā)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的功能。為了使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息服務中發(fā)揮更大的作用，國家要加大對科學技術(shù)的投入并且開發(fā)相關(guān)檔案管理系統(tǒng)的軟件，使檔案信息服務的操作更方便、查找更快捷、功能更齊全。例如制作搜索引擎或者開發(fā)信息搜索網(wǎng)頁，使客戶能夠在萬千信息資源中查閱到有用的信息。

（四）建立龐大的數(shù)據(jù)庫。隨著社會的發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，越來越多的數(shù)據(jù)信息量更需要加以管理。建立龐大的數(shù)據(jù)庫，對各個檔案信息的成分加以分類，不僅可以提高客戶查找檔案信息的速度，還可以增強檔案信息服務的質(zhì)量。

（五）提高檔案信息工作人員的綜合素質(zhì)。檔案信息服務的發(fā)展與檔案信息服務的工作人員息息相關(guān)。檔案信息服務的工作人員綜合素質(zhì)低，直接導致檔案信息服務的質(zhì)量降低，影響檔案信息服務的發(fā)展，所以檔案工作人員需要對數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及多媒體技術(shù)有一定的了解并能夠熟練操作。

四、結(jié)語

總而言之，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息服務不僅需要確保網(wǎng)絡(luò)的安全性，還需要開發(fā)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的新功能并培養(yǎng)檔案信息工作人員的綜合素質(zhì)，從而緊跟時代發(fā)展的腳步，提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息服務的價值。