如何利用信息技術(shù)做好辦公室工作

文/中國(guó)電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院 張東舉

辦公室部門的一個(gè)核心作用就在于“上傳下達(dá)”，其無(wú)論是在企業(yè)還是政府機(jī)構(gòu)中均扮演著重要角色，特別是近年來信息化技術(shù)在辦公室工作中應(yīng)用程度的不斷提升，在其作用下，辦公室工作人員效率及服務(wù)能力得到明顯提升。在這種情況下，就對(duì)于現(xiàn)代辦公室工作人員提出了更高要求，要求其順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展需求，將信息化技術(shù)與實(shí)際工作有效結(jié)合起來，不斷提升信息化軟件使用能力，從而提升自身工作能力。本文在研究中，主要基于四個(gè)方面分析了辦公室人員怎樣利用信息化技術(shù)開展好辦公室工作。

一、創(chuàng)新工作理念增強(qiáng)現(xiàn)代化工作意識(shí)

隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，辦公室工作要對(duì)于辦公室人員的能力要求不斷提高，尤其是進(jìn)入信息時(shí)代后，辦公室人員綜合素質(zhì)高低直接決定了其工作效率及服務(wù)質(zhì)量。與此同時(shí)，辦公室工作的特殊性也要求相關(guān)工作人員要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新工作理念。過去辦公室大部分工作主要是通過人力完成，例如相關(guān)活動(dòng)組織及會(huì)議通知發(fā)放等。但是，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展及其與辦公室工作融合度的不斷提升，使得辦公室大部分工作可以借助信息化手段來開展，辦公效率得到顯著提升。因此，對(duì)于現(xiàn)代化辦公環(huán)境來說，更多是借助不同的軟件系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)的，例如通過OA系統(tǒng)等可以及時(shí)把會(huì)議文件及有關(guān)通知傳達(dá)到各部門，同時(shí)還能夠?qū)ο嚓P(guān)意見進(jìn)行及時(shí)收集整合。由此可見，辦公室工作的信息化應(yīng)用已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，這就要求辦公室人員創(chuàng)新工作理念，并逐步建立起新型的現(xiàn)代化工作服務(wù)意識(shí)，要善于將自身工作與信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)知識(shí)并適應(yīng)其具體要求。

二、增強(qiáng)主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)更好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

從我國(guó)各類企事業(yè)單位辦公現(xiàn)狀來看，大部分構(gòu)建起了OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，并在工作中引入即時(shí)通信軟件，但僅僅完成系統(tǒng)的建設(shè)是不行的，因此系統(tǒng)最終的使用者是辦公室工作人員，為此要求不斷提升辦公人員的工作能力，能夠熟練使用OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，使信息化技術(shù)的優(yōu)越性得到充分體現(xiàn)。為此，需要辦公室人員形成主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)并逐步提升自身綜合素質(zhì)與能力。一是對(duì)于單位所提供的各項(xiàng)信息化培訓(xùn)活動(dòng)要積極參加。許多單位為了使辦公室人員能夠適應(yīng)現(xiàn)代工作需求，經(jīng)常會(huì)舉辦一些專門的培訓(xùn)活動(dòng)，特別是將辦公室人員日常工作中所經(jīng)常使用的word、excel等辦公軟件及OA系統(tǒng)作為培訓(xùn)重點(diǎn)，以使辦公人員能更好滿足工作崗位需求。二是辦公人員要形成主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)。由于單位提供的培訓(xùn)活動(dòng)知識(shí)面相對(duì)有限，但信息化技術(shù)發(fā)展速度又十分快，為此需要辦公室人員結(jié)合自身的崗位需求及自己的興趣愛好等進(jìn)行主動(dòng)學(xué)習(xí)。三是要主動(dòng)向有經(jīng)驗(yàn)的同事學(xué)習(xí)。通常來說，辦公系統(tǒng)都有一套規(guī)范的操作流程，因此實(shí)際操作并不難，但剛接觸時(shí)會(huì)因?yàn)椴皇煜びX得不容易學(xué)，這時(shí)就可以向有經(jīng)驗(yàn)的同事進(jìn)行請(qǐng)教并在其指導(dǎo)下勤加練習(xí)，不但信息化應(yīng)用能力可以得到增強(qiáng)，同時(shí)業(yè)務(wù)能力也有較大進(jìn)步。

三、勤加練習(xí)增強(qiáng)對(duì)辦公系統(tǒng)及軟件應(yīng)用的熟練度

辦公系統(tǒng)及相關(guān)軟件作為信息化技術(shù)在辦公室中的基本應(yīng)用，要求辦公室工作人員對(duì)其能夠熟練使用，只有這樣才能充分體現(xiàn)出信息化技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，而且還會(huì)使辦公人員的工作效率顯著提升。對(duì)于辦公室人員來說，其日常所接觸的各項(xiàng)工作較為繁雜，利用辦公系統(tǒng)軟件可以使這些工作更加條理化，如在會(huì)議文件發(fā)送時(shí)，其利用OA系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送，可以清晰知道發(fā)給了哪些部門、哪些部門進(jìn)行了反饋，十分清晰明了。但如果不熟悉辦公系統(tǒng)則需要人工傳遞，而且有時(shí)會(huì)出現(xiàn)對(duì)辦公系統(tǒng)不熟悉的情況下使用系統(tǒng)，導(dǎo)致工作出現(xiàn)錯(cuò)誤，如將會(huì)議文件發(fā)錯(cuò)部門等，反而增加了辦公室人員的工作量。為此，要求辦公室工作人員對(duì)常見的辦公軟件及與之相配套的設(shè)備如打印機(jī)、掃描儀等進(jìn)行熟練使用。

四、增強(qiáng)自身信息意識(shí)和創(chuàng)新能力

對(duì)于辦公室工作人員而言，由于其平時(shí)要與不同部門人員進(jìn)行交流溝通，所以在工作中應(yīng)具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)及準(zhǔn)確的判斷能力，他們所具備的這些能力某種程度上就是其信息意識(shí)的體現(xiàn)，例如如何從海量的文件中快速整理出有用內(nèi)容上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，這就要求辦公室人員擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)及敏銳的辨識(shí)能力，當(dāng)然這也需要對(duì)事物未來發(fā)展趨勢(shì)有較準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)與判斷。而這些能力及意識(shí)的形成或提升離不開信息化技術(shù)的支撐，為此需要辦公室人員通過不同措施逐步提升自身信息意識(shí)。與此同時(shí)，辦公室人員要具有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新是一個(gè)部門或組織生活發(fā)展的動(dòng)力之所在，簡(jiǎn)單地應(yīng)用辦公軟件肯定會(huì)使工作效率得到提升，但如何利用這些信息化軟件系統(tǒng)使工作流程得到優(yōu)化才是更重要的。為此，需要辦公室人員認(rèn)真思考，不斷創(chuàng)新思維，在創(chuàng)新基本工作方法的同時(shí)使自身創(chuàng)新能力得到顯著增強(qiáng)，進(jìn)而推動(dòng)信息化辦公水平得到進(jìn)一步增強(qiáng)。