淺議機(jī)要局為高校畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞保駕護(hù)航

文/北京外國語大學(xué)檔案館 倫鳳華

機(jī)要局作為全國機(jī)要通信樞紐，是國家機(jī)要部門通過機(jī)要交通或派專人送取的郵件傳輸形式之一。作為一種特殊的郵件傳輸形式，其有著與普通郵件不同的交寄、分揀、投遞、接收方式。有專門途徑保障國家密級文件、重要資料的安全收發(fā)傳遞。擔(dān)負(fù)著全國秘密載體的收寄、出口任務(wù)，是各種機(jī)密重要文件的重要轉(zhuǎn)遞渠道。例如各種機(jī)密文件、考試試題、高校畢業(yè)生檔案、干部檔案等等。高校畢業(yè)生檔案是人事檔案的雛形，是人事檔案材料的重要組成部分，因此檔案轉(zhuǎn)遞工作離不開機(jī)要局的保駕護(hù)航。

一、機(jī)要局轉(zhuǎn)遞檔案的特定程序

1.檔案管理單位將機(jī)要郵件送到當(dāng)?shù)剜]局的機(jī)要班，辦理登記手續(xù)。2.機(jī)要班將機(jī)要郵件通過機(jī)要交通方式郵寄到本省省會城市，由省郵政局機(jī)要班登記。3.省郵政局機(jī)要班通過機(jī)要交通將機(jī)要郵件寄到目的省份的省會城市，當(dāng)?shù)厥∴]政局機(jī)要班予以登記，然后通過機(jī)要交通送達(dá)機(jī)要郵件接收單位。

由此可見，機(jī)要通信方式安全，流程縝密，環(huán)環(huán)相扣。是重要文件的理想轉(zhuǎn)遞方式。但是，據(jù)筆者調(diào)查，有許多高?；驒n案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案不通過機(jī)要通信方式，有的通過特快專遞方式，有的通過掛號信方式，還有的甚至讓學(xué)生自己攜帶。這些都是與學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)定相矛盾的，而且采用個別方式檔案安全根本無法保證。經(jīng)過各種對比，筆者認(rèn)為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞，機(jī)要通信方式是最安全、最準(zhǔn)確的。

二、機(jī)要局到高校檔案管理部門收集需轉(zhuǎn)遞檔案

高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞一般集中在每年7-8月份，因此這段時間是機(jī)要局檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)的高峰期。為了保證機(jī)要局上門收寄檔案的需求，各高校檔案管理部門要與機(jī)要局提前預(yù)約收取檔案的具體時間，以確保各高校檔案可以及時安全地轉(zhuǎn)遞。

檔案管理部門做好檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)備工作后，機(jī)要局的營業(yè)員開始按照預(yù)約時間到各高校檔案管理部門接收檔案。程序嚴(yán)謹(jǐn)、周密、有條不紊，態(tài)度認(rèn)真、負(fù)責(zé)、一絲不茍。

1.機(jī)要局上門服務(wù)的營業(yè)員按照檔案管理部門準(zhǔn)備好的機(jī)要文件交寄單與檔案大信封上的檔案轉(zhuǎn)寄地址進(jìn)行一一核對。每張機(jī)要單上有15個檔案轉(zhuǎn)寄號碼和15條對應(yīng)的檔案轉(zhuǎn)寄地址。檔案轉(zhuǎn)遞大信封上也有相應(yīng)的轉(zhuǎn)遞地址和發(fā)文號碼。營業(yè)員在核對過程中把信息核對有問題的，機(jī)要局不能郵寄的檔案篩選出來。機(jī)要局不能郵寄的主要原因有：（1）地址中的個別字寫錯，寫成別字；如：中國國際技術(shù)智力合作公司中的“力”字寫成“利”字。（2）檔案接收部門級別太低，不能達(dá)到機(jī)要局要求的投遞級別。（3）機(jī)要交寄單上的郵寄地址與檔案轉(zhuǎn)寄大信封上的地址不對應(yīng)。（4）機(jī)要文件交寄單上的檔案轉(zhuǎn)寄號碼與檔案轉(zhuǎn)遞大信封上的發(fā)文號碼不一致。此時，檔案管理人員要主動說明情況。并且根據(jù)實(shí)際情況及時解決問題，把出現(xiàn)錯誤的地方及時改正，檔案轉(zhuǎn)寄地址不準(zhǔn)確的重新找學(xué)生或相關(guān)部門進(jìn)行核實(shí)，其它信息不準(zhǔn)確的要查明原因，及時改正，以確保畢業(yè)生的檔案及時準(zhǔn)確寄出。2.營業(yè)員統(tǒng)一在機(jī)要文件交寄單上編寫機(jī)要文件通信編號。此號碼一般是連續(xù)編寫的四位數(shù)字，與條形碼一一對應(yīng)。機(jī)要文件交寄單是一式兩份，機(jī)要局收取檔案后簽字蓋章，帶走一份，檔案管理部門留存一份，以備查尋。3.把核查無誤的檔案15袋捆成一捆，并且在表面附上一張相應(yīng)的機(jī)要文件交寄單。4.把打成捆的檔案裝進(jìn)大郵包。5.把郵包運(yùn)回機(jī)要局，將檔案分別投遞到檔案轉(zhuǎn)寄單位。

三、機(jī)要局幫助查詢檔案是否安全送達(dá)

機(jī)要局屬于保密部門，機(jī)要通信以質(zhì)量安全為本，在質(zhì)量安全上有著近乎苛刻的要求。“嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、嚴(yán)密的操作規(guī)范、嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)肅的勞動紀(jì)律”是北京機(jī)要局獨(dú)創(chuàng)的“四嚴(yán)”治局理念。因此，機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞檔案萬無一失，百分百準(zhǔn)確安全抵達(dá)。但是，由于許多檔案接收部門接到檔案后不及時寄回檔案回執(zhí)。這就造成檔案轉(zhuǎn)出部門無法清楚地了解檔案轉(zhuǎn)出后是否及時、安全、準(zhǔn)確地到達(dá)接收單位。特別是某些高校畢業(yè)生到檔案接收部門查詢檔案時，接收部門的回答是：沒有收到檔案。無奈，畢業(yè)生只能尋求畢業(yè)學(xué)校檔案管理部門的幫助。

（一）根據(jù)畢業(yè)生反饋回高校檔案管理部門的信息，畢業(yè)生檔案未接收到的情況有如下幾種：1.畢業(yè)生到檔案接收部門去查詢，得到的答復(fù)是，沒有接收到檔案。2.檔案被公司的上屬機(jī)構(gòu)查收，沒有及時轉(zhuǎn)給下屬公司，下屬公司告訴學(xué)生檔案沒有接收到。案例：畢業(yè)生張某，畢業(yè)后分配到北京某公司已經(jīng)快3個月了。有一天，公司人事部門告訴他，檔案還未收到。一起來公司工作的其他同事檔案早已收到了。經(jīng)查詢，其他同事的檔案是通過快遞方式或者自帶到單位的。而張某的檔案是通過機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞的。該公司的級別太低，和機(jī)要局沒有直接投遞關(guān)系。3.用人單位在檔案管理方面不夠規(guī)范，致使檔案接收出現(xiàn)問題。案例1：由于工作人員變更，使得檔案丟失。一日，某畢業(yè)生和檔案接收地郵政管理部門的同志急急忙忙來到畢業(yè)生檔案管理部門要求補(bǔ)辦檔案材料。經(jīng)詢問得知，其檔案已經(jīng)安全寄到了檔案接收單位。收發(fā)室的工作人員亦已簽收，但是卻未曾及時轉(zhuǎn)交檔案管理部門。不久，收發(fā)室的工作人員變更，檔案也就不知去向了。案例2：由于接收單位檔案管理疏漏，管理者之間未及時協(xié)調(diào)，所以有的管理者不知道新職工的檔案是否收到。畢業(yè)生王某畢業(yè)后分配到某單位工作。沒多久，就給母校檔案管理部門打來電話，說其電話咨詢單位人事管理部門檔案是否收到，人事管理部門同志告訴他檔案沒有收到。檔案管理部門經(jīng)查詢，一起到該單位工作的還有其他兩個人，他們的檔案已經(jīng)收到。

（二）尋求機(jī)要局的幫助，找到檔案安全到達(dá)的證明。由于高校檔案管理部門負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄工作，因此，畢業(yè)生如果發(fā)現(xiàn)單位沒有收到檔案，第一個尋求幫助的就是檔案管理部門。根據(jù)機(jī)要局的相關(guān)規(guī)定，在寄出檔案的一年以內(nèi)，機(jī)要局免費(fèi)提供檔案查詢。其程序是：首先檔案管理部門或收發(fā)室為機(jī)要局提供檔案發(fā)出的機(jī)要單編號和轉(zhuǎn)出的日期。接著機(jī)要局根據(jù)這些數(shù)據(jù)查詢檔案何時從機(jī)要局發(fā)出，投遞到何處，對方接收單位是什么，哪位同志簽收。然后機(jī)要局將機(jī)要文件查詢回執(zhí)返回收發(fā)室和高校檔案管理部門并通知畢業(yè)生按照查詢回執(zhí)去檔案接收部門查詢檔案。當(dāng)然百分百可以查到檔案已經(jīng)安全到達(dá)。1.對工作不負(fù)責(zé)任，借故推辭，說檔案未收到的單位，學(xué)生可以為其提供檔案已經(jīng)接收的相關(guān)證明，檔案問題隨之會迎刃而解。2.上屬公司或集團(tuán)公司接收檔案的，其子公司可以向上屬公司查詢員工檔案是否接收。3.機(jī)要文件查詢回執(zhí)上的信息可以顯示是何人簽收，如果檔案丟失，也可以找到責(zé)任人。能夠進(jìn)一步追查檔案的下落。

四、總結(jié)

高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞問題，是大學(xué)生就業(yè)工作的重要組成部分，關(guān)系到學(xué)生檔案升級為干部檔案后，檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確與完整性。因此，高校檔案管理部門必須做好高校畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作。當(dāng)然，機(jī)要局為高校畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞保駕護(hù)航，功不可沒。