如何做一名學(xué)習型專業(yè)型的辦公室主任

文/中國科學(xué)院西北生態(tài)環(huán)境資源研究院 張景光

2015年10月14日，筆者從中國科學(xué)院某研究所科研管理處副處長崗位調(diào)整至黨政辦公室主任崗位，環(huán)境不同，思維方式和工作方法都發(fā)生了變化。2016年6月24日，相關(guān)五個單元又組建成立了新的研究院，筆者經(jīng)過競聘出任新成立的研究院辦公室主任。在這樣的關(guān)鍵崗位上需要“思想統(tǒng)一、定位準確、熱情飽滿”地投入工作，帶領(lǐng)機關(guān)提升管理隊伍的管理理念、提高管理技能，促進研究院管理團隊的融合，切實有效地發(fā)揮好支撐和服務(wù)職能。

筆者到辦公室工作二年多來，充分認識到“溝通、關(guān)愛、承諾、支持、感恩、責任、信任、共贏、珍惜”的重要性，工作中一定要增強公正意識，服務(wù)意識，有擔當，有作為，不推諉，不扯皮，凝聚合力，提升動力，激發(fā)活力，打造出一支卓越的管理團隊，為研究院改革融合、戰(zhàn)略目標的推進發(fā)揮應(yīng)有作用。

辦公室是一個單位機關(guān)的中樞和要害部門，承擔著參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、審核把關(guān)、督促落實、服務(wù)保障、應(yīng)急值守、安全保密等職責，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的作用，最能體現(xiàn)綜合能力。辦公室主任集領(lǐng)導(dǎo)者、管理者和執(zhí)行者三種職責為一身，思想境界看領(lǐng)導(dǎo)能力，工作重點看管理能力，關(guān)鍵時刻看執(zhí)行能力，結(jié)合筆者在科研、管理工作中的經(jīng)驗、教訓(xùn)，總結(jié)出以下幾點體會：

習近平總書記指出：“要努力學(xué)習各方面知識，努力在實踐中增加才干，加快知識更新，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬眼界和視野，著力避免陷入少知而迷、不知而盲、無知而亂的困境，著力克服本領(lǐng)不足、本領(lǐng)恐慌、本領(lǐng)落后的問題?！绷暯娇倳涍€指出：“夢想從學(xué)習開始，事業(yè)靠本領(lǐng)成就?！蔽覀円獡敃r代重任，勝任本職崗位，必須加強學(xué)習，注重積累，做到持之以恒，毫不放松。積土成山，積水成淵。堅持學(xué)習積累，知識會越來越多，學(xué)問會越來越大，視野會越來越廣，能力會越來越強。

目前，中國科學(xué)院一邊在提倡建立專業(yè)的管理團隊管理研究所，一邊又大量存在著非專業(yè)的管理人員管理著專業(yè)化的研究所。這里所說的專業(yè)既有管理方面的知識能力又有業(yè)務(wù)方面的知識。很多研究所依然是管理知識業(yè)余的領(lǐng)導(dǎo)人或是專業(yè)知識極度缺乏的中層管理者在領(lǐng)導(dǎo)著專業(yè)化的團隊、高水準的研究員（業(yè)界俗稱大牛）、職業(yè)水準的工程師們。筆者是本單位主學(xué)科博士畢業(yè)，專業(yè)技術(shù)職稱是研究員。曾經(jīng)在基層的野外臺站學(xué)習工作14年，后又在科研管理處從事科研管理工作10年，然后又到辦公室從事管理工作。從筆者自身的工作管理經(jīng)驗來看，作為中國科學(xué)院研究所的管理者，不僅要有專業(yè)的管理知識和能力，更要對研究所的各個學(xué)科專業(yè)有一個大致的了解，對科研人員尤其是高級專業(yè)技術(shù)人員所從事的科研工作做到心中有數(shù)。如若接到來電、來函、來訪就某一專業(yè)問題進行詢問、專訪、咨詢或是合作等，在腦海中馬上就要閃現(xiàn)出推薦什么人、什么團隊，也許這樣一個準確的信息有可能換來廣闊的合作前景，這樣的實例在本單位有很多。但經(jīng)常聽到的答復(fù)是“這個事不知道，不清楚，請自己查相關(guān)網(wǎng)站”，這樣不負責任的回復(fù)往往失去的就是機會。

在筆者主管的辦公室業(yè)務(wù)工作中，建章立制方面尤其需要加強學(xué)習，發(fā)揮專業(yè)特長，筆者所在的單位是中國科學(xué)院擁有野外臺站最多的單位，而野外臺站及野外考察的相關(guān)安全管理規(guī)定只散見于研究所相關(guān)制度中，既不利于全面掌握，也不利于實際執(zhí)行。在中科院向全院征求《中國科學(xué)院科學(xué)考察安全管理規(guī)定（未定稿）》修改意見時，筆者首先對該規(guī)定進行了深入學(xué)習，并根據(jù)自身多年在野外臺站工作的實踐經(jīng)驗與在行政部門的管理經(jīng)驗，提出了修改意見與建議，相關(guān)意見建議被全部采納。在中科院正式印發(fā)《中國科學(xué)院科學(xué)考察安全管理規(guī)定》之后，筆者積極組織辦公室業(yè)務(wù)骨干，學(xué)習參考中科院管理規(guī)定，并結(jié)合本單位實際，制定了研究院的《科學(xué)考察安全管理實施細則》，成為全院唯一一家制定了科學(xué)考察安全管理實施細則的所級單位，并獲得中科院領(lǐng)導(dǎo)的高度評價與肯定。

同時，在深入學(xué)習、廣泛借鑒、細致研究相關(guān)兄弟院所的安全管理制度之后，結(jié)合自身在科研及管理中遇到的實際問題，組織團隊對單位以往相關(guān)的安全制度進行梳理、修訂，在全面征求單位領(lǐng)導(dǎo)、科研骨干及管理部門負責人意見建議后，制定了《安全保衛(wèi)責任制實施細則》《計算機網(wǎng)絡(luò)與信息安全工作實施細則》和《危險化學(xué)品安全管理實施細則》。

在檔案管理方面，筆者發(fā)現(xiàn)一直以來本單位沒有制訂過相關(guān)管理規(guī)定，檔案管理主要依據(jù)的是國家、中科院及地方的相關(guān)管理規(guī)定，對于在具體的檔案管理中遇到的實際問題，一直是“摸著石頭過河”，沒有統(tǒng)一標準與規(guī)范要求，從檔案的收集到保管、整理、利用，檔案人員面臨著諸多無法解決的困難與問題，于是，筆者組織檔案室業(yè)務(wù)主管，通過學(xué)習國家及甘肅省相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和中科院及兄弟院所制定的檔案管理規(guī)章制度，結(jié)合自己在科研及管理崗位上對檔案工作的認知，組織制定了本單位第一部《檔案管理辦法》，為檔案管理工作打下了堅實的制度保障。