淺談信息化背景下的企業(yè)檔案人才培養(yǎng)

黃毅

檔案信息化是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，檔案信息化根本意義在于觸發(fā)并推進了檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理人員素質(zhì)，豐富了公眾的信息生活，促進信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

信息化人才是掌握信息化技能和知識、傳播信息技術(shù)，推動信息化建設(shè)的重要推手。隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)在檔案各個領(lǐng)域的應(yīng)用，對專業(yè)技術(shù)要求越來越大，特別是信息化、數(shù)字化對檔案的管理、查閱重要性逐步突顯，實現(xiàn)信息化檔案管理成為各級檔案部門面臨的一項嚴峻挑戰(zhàn)，而想實現(xiàn)這一目標就必須緊緊依靠人才。培養(yǎng)信息化檔案人才。這是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，是檔案部門應(yīng)對知識經(jīng)濟，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢的必然選擇，是各個檔案部門和機構(gòu)乃至檔案人員的歷史使命。本文意在探討在信息化背景下企業(yè)檔案人員的現(xiàn)狀和加快人才培養(yǎng)的解決對策。

1 企業(yè)檔案信息化人才隊伍的背景和現(xiàn)狀

人是事業(yè)興衰成敗的關(guān)鍵，在信息化檔案建設(shè)中，人才隊伍是核心力量，是實現(xiàn)信息化檔案管理的關(guān)鍵所在。但是從企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，無法適應(yīng)信息化時代背景下的新需求。主要表現(xiàn)在以下幾

方面：

1）年齡偏大，老中青結(jié)構(gòu)不合理，人才斷檔。從年齡構(gòu)成上來看，極其缺少30歲以下的人員，50歲以上占大多數(shù)，以大慶鉆探工程公司為例，共有126名專職檔案員，但是34歲以下僅僅有28名，占比22%。從學(xué)歷來看，大部分都是大專及以下，本科（包含成人本科）及以上占比不足一半，未能形成一個老、中、青優(yōu)化的橄欖型年齡結(jié)構(gòu)，也未能形成“傳幫帶”的學(xué)習(xí)型團隊，學(xué)習(xí)力不足，缺乏既懂技術(shù)又懂管理的軟件人才。這一現(xiàn)狀，嚴重制約了信息化的進一步推進發(fā)展。

2）缺少科班出身的管理人員。從當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員的現(xiàn)狀來看，幾乎沒有檔案專業(yè)科班出身的人員，檔案人員大多都是從技術(shù)工人、操作工人轉(zhuǎn)崗而來，檔案管理人員能夠從辦公室、人事部門等轉(zhuǎn)崗，就算是具備較高素質(zhì)的人才了，這導(dǎo)致檔案從業(yè)人員對檔案管理的理論知識缺乏了解，更枉論真正掌握信息技術(shù)的綜合性人才了。同時，檔案人員自我定位不精準，缺乏鉆研精神，人心浮動，理論與實踐脫節(jié)，不能較好的總結(jié)工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，也未能較好的推廣有效的應(yīng)用技術(shù)管理方法，這些問題阻礙了檔案信息化的進程。

3）人、財、物投入力度不夠，檔案部門的地位較低。長期以來，檔案部門一直被看做是收容其他部門剩余人員的收容所，從其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，未經(jīng)過選拔、競聘就直接進入工作，此外，有些單位還將檔案部門看做“休養(yǎng)所”，將一些身體條件差、資格老和年齡大的員工安插過來，進行管理工作，以致檔案人員的整體水平差、素質(zhì)差，人員結(jié)構(gòu)不合理，在實際工作中，很難提高檔案人員的工作水平和信息化水平。

4）工作價值和經(jīng)濟效益無法直接體現(xiàn)。企業(yè)的逐利性客觀導(dǎo)致檔案部門經(jīng)常被“邊緣化”。由于檔案工作的價值更在于歷史見證，因此短期內(nèi)很難體現(xiàn)工作價值和工作效益。很多單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視度不夠，認為檔案管理只要不出事就可以了，這就導(dǎo)致外界氛圍對檔案的評價和認可度較低，認為檔案人員無所事事、安于現(xiàn)狀，缺乏工作熱情和創(chuàng)造性。輿論和外界氛圍的低評價導(dǎo)致檔案人員自我價值的認可度不高，這樣在吸引高素質(zhì)的信息化人才上力度明顯不夠，以致于人才不想去、留不住等情況時有發(fā)生。

2 建設(shè)檔案信息化的重要意義

檔案信息化可以打破以前傳統(tǒng)的局限性、封閉性管理模式，有助于檔案管理部門向信息采集、服務(wù)、利用職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與管理，并在企業(yè)發(fā)展的角度上，提供決策的基礎(chǔ)性依據(jù)，因此實現(xiàn)檔案信息化具有非常重大意義。而在經(jīng)濟、技術(shù)快速發(fā)展的今天，人才是發(fā)展的重要資源，只有培育信息化檔案人才可以促進檔案信息化管理的實現(xiàn)，提高管理效率。實現(xiàn)檔案信息化管理意味著以較少的人力、物力、時間完成較高質(zhì)量或較多數(shù)量的工作，主要表現(xiàn)在：

1）檔案管理的自動化和檔案實體管理的簡化。經(jīng)過精心設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)一方面可以實現(xiàn)管理過程的自動化，包括歸檔、存儲、鑒定、統(tǒng)計分析，另一方面還可以簡化檔案實體管理，如立卷、實體分類等，從而減少檔案工作人員的手工勞動，縮短工作時間，提高管理效率。

2）歷史檔案原件得到保護。一是代替原件提供利用。經(jīng)過數(shù)字化后，利用者可以查看歷史檔案的數(shù)字化版本，從而減少對原件的損害；二是以電子的方式傳承歷史。如果將珍貴的歷史檔案數(shù)字化，檔案信息就會永久存在，有利于傳承歷史。

3）促進服務(wù)水平的提高，滿足群眾日益增長的和變化的多元化需求。信息化的檢索系統(tǒng)可以從多個檢索角度出發(fā)，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)的一次輸入、多次輸出，強大的數(shù)據(jù)處理能力有助于滿足用戶多元化的檢索需求。相比親臨現(xiàn)場，手工在多個柜架中尋覓，在計算機中輸入檢索詞并等待檔案管理系統(tǒng)的反饋就顯得簡單。信息化條件下查詢效率的提高不僅表現(xiàn)在檢索時間的縮短，更表現(xiàn)在查全率和查準率的提高上。越是跨時空、大規(guī)模、綜合性的查找，這種優(yōu)勢性表現(xiàn)得越明顯。

3 培育信息化背景的人才采取的對策和舉措

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)應(yīng)對全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢的必然選擇，是推動我國信息資源總量增加、質(zhì)量提高、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、提升全社會信息資源開發(fā)利用水平，提高信息化建設(shè)的綜合效益的必然 要求。根據(jù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，我們應(yīng)積極引進帶有普遍性的關(guān)鍵技術(shù)，優(yōu)先發(fā)展創(chuàng)新性強、可發(fā)揮杠桿作用的突破性技術(shù)，重點研制開發(fā)新技術(shù)。

1）豐富培育人才的形式。人才是最寶貴的資源，加強信息化背景下檔案人才的培養(yǎng)，要加大投入，一是招納具有檔案專業(yè)的大學(xué)以上學(xué)歷的高校畢業(yè)生，在源頭上保證從業(yè)人員素養(yǎng)，二是加大培訓(xùn)投入力度。和高等院校合作，選拔優(yōu)秀工作人員進入院校深造，開展信息化專題培訓(xùn)班、專題講座、電視教育等形式普及信息化管理知識，通過再學(xué)習(xí)提升信息管理水平，提升信息化應(yīng)用技術(shù)。同時，還可以“點帶面”“傳幫帶”，把學(xué)習(xí)到的優(yōu)異知識傳授給身邊同事，帶動單位整體能力提升。培養(yǎng)信息化檔案人才隊伍，是檔案信息化的基礎(chǔ)性工作。三是培養(yǎng)具備信息化能力的決策者。一個領(lǐng)導(dǎo)者是人才隊伍的核心力量，有著巨大的導(dǎo)向和引領(lǐng)作用，培養(yǎng)業(yè)務(wù)精通、科技管檔、科學(xué)利用的領(lǐng)導(dǎo)者可以對工作起到良性循環(huán)的作用。

2）健全機制體制，加大立項投入。實現(xiàn)檔案管理信息化，一是支持檔案信息化項目，包括立項、經(jīng)費、崗位設(shè)置、人員配備等，確保搭建出便捷、高效的信息化平臺，讓檔案信息資源為更多的群體共享和利用，進而提高檔案的價值，擴大檔案的社會影響力。同時，建立健全獎勵機制，對在檔案信息工作中作出突出成績的單位和個人進行通報表彰，擴大宣傳，提高檔案人員積極性。

3）合理整合利用各項資源。積極聘請具備技術(shù)攻關(guān)能力的檔案信息化技術(shù)專家。這批技術(shù)專家不僅能夠解決現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用問題，還能鉆研檔案數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決現(xiàn)實工作中的各種疑難雜癥，提升現(xiàn)代化管理水平。如歸檔數(shù)字化，可以減少原件借閱次數(shù)，有利于原件的保管，又簡化的借閱的流程，節(jié)約了時間。

總之，檔案的信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢，我們要緊扣信息化時代背景，牢牢抓住機遇，面對信息化中存在的一些問題，積極采取有效方式及時解決，推動信息化人才的培養(yǎng)，為服務(wù)企業(yè)做出應(yīng)有貢獻。