淺析工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的作用

彭洪 彭浩

摘 要：重大建設(shè)項(xiàng)目是企業(yè)提升服務(wù)質(zhì)量、管理水平和市場運(yùn)營效率的基石，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的高低直接影響建設(shè)項(xiàng)目的管理、維護(hù)、改擴(kuò)建等活動(dòng)的效率和效果。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，工程建設(shè)的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，對工程建設(shè)項(xiàng)目各方面的要求也在不斷提高。因此必須提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，保證工程建設(shè)的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：工程；檔案；重大工程；安全管理；措施

1 導(dǎo)言

在現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，工程建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展迅速，而在工程項(xiàng)目建設(shè)中，安全是核心。從工程檔案本質(zhì)進(jìn)行分析，其涉及項(xiàng)目立項(xiàng)之后的全過程，囊括審批、勘測以及施工全過程，強(qiáng)化對重大工程項(xiàng)目全過程的準(zhǔn)確反映，是重大工程項(xiàng)目不可或缺的組成部分，對重大工程項(xiàng)目安全管理產(chǎn)生不可估量的影響。

2 工程檔案及其特征

對于工程檔案管理而言，主要由紙質(zhì)檔案與電子檔案工程管理構(gòu)成。立足紙質(zhì)檔案的工程管理實(shí)踐，一些檔案管理人員管理觀念不強(qiáng)，歸檔工作不到位，工程檔案監(jiān)管力度較弱，缺乏完善與健全的防范措施，容易導(dǎo)致工程檔案內(nèi)容的缺失；電子工程檔案的形成與發(fā)展主要以信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用為基礎(chǔ)，但是網(wǎng)絡(luò)共享性較強(qiáng)，因而使得電子檔案安全性受到威脅，隱患重重。

3 工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中存在的問題

3.1 對工程項(xiàng)目檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位

當(dāng)前大部分建筑施工企業(yè)對工程項(xiàng)目檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，存在重施工、輕歸檔的情況。在工程項(xiàng)目檔案中，技術(shù)資料占了很大的比重，工程項(xiàng)目檔案在企業(yè)項(xiàng)目施工中的作用之一就是使生產(chǎn)技術(shù)在施工過程中傳遞交流。從這一角度來說，工程項(xiàng)目檔案管理的水平，代表了企業(yè)技術(shù)管理水平，反映了企業(yè)生產(chǎn)效率的高低，影響著企業(yè)盈利能力。當(dāng)前工程項(xiàng)目的施工周期較短，對建筑施工企業(yè)的進(jìn)度提出了較高要求，企業(yè)往往會(huì)忙著趕工期而忽視技術(shù)資料的整理與存檔，導(dǎo)致工程項(xiàng)目檔案管理落后于施工進(jìn)度，起不到對施工的指導(dǎo)作用。由于檔案整理、積累、存檔的滯后，導(dǎo)致資料容易分散丟失，造成檔案的完整性、系統(tǒng)性的破壞，對工程項(xiàng)目檔案管理工作造成了極大困難。

3.2 工程檔案管理人員歸檔能力急需提升

在檔案管理流程中，檔案管理人員的歸檔能力非常重要，其對整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)的有序推進(jìn)將產(chǎn)生重要影響。但是很多工程檔案管理人員不具備較高的歸檔能力，給檔案整體歸檔水平的提升造成阻礙，無法保證管理流程的順利推進(jìn)，管理混亂現(xiàn)象很難避免，最為突出的是檔案借閱逾期現(xiàn)象嚴(yán)重。基于此，要重視提升檔案管理人員的檔案歸檔與整體能力，有效維護(hù)檔案的安全性。

3.3 電子工程檔案的傳輸處于高度共享環(huán)境，信息安全性需要不斷提升

對于新時(shí)期的電子工程檔案，傳輸形式主要包含磁盤、光盤以及硬盤等。與紙質(zhì)檔案相比較，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不受時(shí)空限制，電子工程檔案傳輸速度大大高于紙質(zhì)檔案。但是，鑒于電子檔案運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的共享性特征，檔案信息面臨嚴(yán)重的安全性問題，對工程檔案保密性產(chǎn)生一定影響，信息安全問題需引起關(guān)注。

3.4 工程項(xiàng)目檔案管理信息化水平低

一個(gè)項(xiàng)目從規(guī)劃到竣工，一般需要數(shù)年，這期間產(chǎn)生的表格、圖紙與文件等資料不計(jì)其數(shù)。同時(shí)，隨著施工進(jìn)度的發(fā)展，產(chǎn)生、積累的文件資料越來越繁雜，工程項(xiàng)目檔案管理難度越來越大。當(dāng)前，大部分企業(yè)對工程項(xiàng)目檔案管理工作認(rèn)識(shí)不充分，更新工程項(xiàng)目檔案管理設(shè)備的意愿不高，導(dǎo)致大部分工程項(xiàng)目管理仍以人工操作為主，使用的軟件專業(yè)化程度較低，針對性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作量繁重，效率低下，參建各方難以有效地進(jìn)行檔案交流，對檔案的監(jiān)督與管理難度則更大，這必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理容易出差錯(cuò)，加大檔案的利用與開發(fā)難度。

4 工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的作用及應(yīng)用

4.1 全面加強(qiáng)工程檔案安全管理思想宣傳，力求安全教育的深入性

為了推動(dòng)工程檔案管理的順利進(jìn)行，要強(qiáng)化工程檔案安全教育工作的開展，既要提升檔案管理人員安全觀念，又要增強(qiáng)全部工程人員的工程檔案安全理念。工程檔案管理與重大工程項(xiàng)目安全工作的開展息息相關(guān)，同時(shí)事關(guān)國家發(fā)展大局。工程檔案管理人員要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理安全意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到工程檔案對重大項(xiàng)目安全管理的價(jià)值，力求維護(hù)工程檔案的完整性與準(zhǔn)確性，推動(dòng)整個(gè)工程項(xiàng)目的順利

開展。

4.2 建立健全工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)制

健全有效的工程項(xiàng)目檔案機(jī)制，是保證工程檔案科學(xué)規(guī)范、檔案管理工作有序進(jìn)行的制度保證。建立健全工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，首先要明確責(zé)任主體，給工程項(xiàng)目檔案管理安排明確的分管領(lǐng)導(dǎo)；將檔案收集、積累、分類、歸檔、使用等步驟規(guī)范化，使檔案管理每一步都有依據(jù)；結(jié)合企業(yè)實(shí)際與項(xiàng)目特點(diǎn)，編制明確的企業(yè)施工項(xiàng)目檔案整編標(biāo)準(zhǔn)，保證施工進(jìn)度與檔案管理的同步進(jìn)行；把整體的檔案管理工作分散成各部分工作，為各部分工作安排明確的負(fù)責(zé)人員，使工作權(quán)責(zé)明確；建立覆蓋全部類型的檔案資料管理制度，保證資料不隨人事變動(dòng)而遺失分散，檔案資料管理工作不受人事變動(dòng)的影響。

4.3 技術(shù)創(chuàng)新，盡快規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)，引入現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

在傳統(tǒng)的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，主要是由檔案管理人員負(fù)責(zé)資料的收集、整理，檔案管理人員的工作量巨大，而且在實(shí)際的工作中還出很多問題，影響檔案的準(zhǔn)確性與有效性。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，已經(jīng)有大量項(xiàng)目的工程檔案采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，但由于目前的數(shù)字化建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和行之有效的管理體制，造成數(shù)字化管理工作仍停留在紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化階段，管理水平不盡人意。建議可將工程檔案信息化寫進(jìn)工程合同中，并提供相關(guān)費(fèi)用支持，使整個(gè)項(xiàng)目檔案從工程伊始就建立一個(gè)龐大的信息化數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，各個(gè)環(huán)節(jié)通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化歸檔和管理利用，逐漸實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)大數(shù)據(jù)庫，大大提升工作效率。另外，建立的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，不僅能夠彌補(bǔ)防止傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存容易損壞和丟失的缺陷，還能夠提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性，方便檔案的查找和利用。并通過國家制定相關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)工程檔案無紙化檔案，由現(xiàn)在的“雙套制”過渡為“一套制”，大大減少紙張的使用，保護(hù)環(huán)境。

4.4 以數(shù)字化為方向，加快工程檔案數(shù)字化進(jìn)程，增強(qiáng)檔案安全性

面對信息化的飛速發(fā)展，工程電子檔案也要與時(shí)俱進(jìn)，加快信息化建設(shè)進(jìn)程，提高電子工程檔案的安全水平。具體講，針對電子檔案管理，要嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)，明確檔案信息性質(zhì)，避免非公開檔案信息被網(wǎng)絡(luò)共享。在管理過程中，要增強(qiáng)安全權(quán)限管理，強(qiáng)化登記管理制度的應(yīng)用。同時(shí)，在信息化建設(shè)中，重視信息安全管理的加強(qiáng)，發(fā)揮防火墻、備份等手段在檔案安全保護(hù)中的作用，最大化地發(fā)揮工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的作用。

5 結(jié)束語

綜上所述，工程項(xiàng)目檔案是檢查工程質(zhì)量、判斷工程事故責(zé)任的重要依據(jù)，完整科學(xué)的工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目質(zhì)量的重要組成部分，整個(gè)工程項(xiàng)目都受到工程項(xiàng)目檔案的影響。為此，要深入剖析工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的不足，形成針對性的解決對策，全面提升工程檔案安全管理觀念，加強(qiáng)全體人員安全教育，構(gòu)建健全與完善的工程檔案安全管理機(jī)制，增強(qiáng)工程檔案收集與整理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，有效發(fā)揮對重大工程項(xiàng)目安全管理的指導(dǎo)作用，從根本上推動(dòng)工程項(xiàng)目的有序開展。

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