淺談數(shù)字化檔案管理存在的問題及對策

摘 要：隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)也越來越得到廣大檔案工作者的關(guān)注。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，不僅方便了檔案利用，更有利于實體檔案保護(hù)，具有非常重要的意義。本文針對應(yīng)用過程中數(shù)字化檔案存在的問題及采取的對策做簡單扼要的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；數(shù)字化

1 數(shù)字化檔案管理存在的問題

1.1 數(shù)字化檔案的憑證作用受到質(zhì)疑

首先，數(shù)字化檔案必須依賴特定的計算機(jī)設(shè)備加以解讀，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑，畢竟數(shù)字檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著質(zhì)的區(qū)別。其次，數(shù)字化檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。第三，檔案掃描是大量的重復(fù)勞動，難免有時失誤。如：檔案掃描時順序出錯，或存儲出錯，如不及時發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。

1.2 表層化的開發(fā)信息資源

檔案數(shù)字化的目的不僅是將傳統(tǒng)保管形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而且要改變信息利用方式，提高檔案利用效率。目前，雖然全廠的平均數(shù)字化率很高，但數(shù)字化檔案沒有得到全面的應(yīng)用，只有部分?jǐn)?shù)字化檔案應(yīng)用到實際工作中，如數(shù)字化后前磁曲線底圖、完井和射孔數(shù)據(jù)底表，大部分利用者利用的還是保存在檔案庫房的紙質(zhì)檔案。存在這種問題的主要原因是《中國石油檔案管理信息系統(tǒng)》目錄數(shù)據(jù)不全，只有部分電子文件鏈接到檔案管理系統(tǒng)，大部分電子文件仍然保管在服務(wù)器內(nèi)，沒有得到利用。

1.3 檔案信息的安全性受到挑戰(zhàn)

由于數(shù)字化檔案具有易刪除性、易損壞性的特點(diǎn)，在管理的過程中由于存儲設(shè)備的損壞、老化或人力無法抗拒的因素而造成數(shù)據(jù)損壞或數(shù)據(jù)丟失，并且當(dāng)前電腦病毒橫行，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

1.4 檔案人員的管理水平受到限制

由于檔案管理發(fā)展水平的快速增長，使得檔案人員僅有的組卷、裝訂、提供利用的基本管理手段滿足不了快速發(fā)展的檔案工作需求。

2 數(shù)字化檔案管理的解決辦法和對策

2.1 保證信息的真實性

數(shù)字化檔案的來源包括電子文件的收集和紙質(zhì)檔案的掃描兩個方面。針對電子文件的收集，首先是電子文件歸檔的組織管理要從企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計劃中。從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。其次是電子文件多數(shù)是文件材料的打印稿，缺少其作為憑證文件的真實性要素（如簽字，蓋章等），必須在電子文件生成之際便將電子文件的真實性諸要素保存下來。針對檔案數(shù)字化形成電子文件這一環(huán)節(jié)，需要做好二件事。一件事是對掃描人員進(jìn)行強(qiáng)化對檔案工作的認(rèn)識。由于近幾年來，檔案室的數(shù)字化工作都是由抽調(diào)專人進(jìn)行掃描，面對這些對檔案工作不太了解的人，首先要做到的就是強(qiáng)化對檔案工作的認(rèn)識，讓她們懂得掃描時尊重原文件的內(nèi)容，不能因為時代的變遷、內(nèi)容的陳舊以及紙張的好壞以就對原文件進(jìn)行刪除或更改，只有做到這一點(diǎn)了才能確保掃描文件的原始性和真實性。第二件事就對掃描人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)。如怎么區(qū)分需要掃描的檔案和不需要掃描的檔案內(nèi)容；怎樣進(jìn)行存貯、怎樣進(jìn)行案卷命名和文件命名，怎么處理黑邊、旋轉(zhuǎn)等各種問題，只有把這些基本操作學(xué)習(xí)好了，才能使掃描完成的內(nèi)容保持文件的原樣，才能為利用者提供利用，才能保證電子文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性。

2.2 開發(fā)和利用檔案信息資源

為使掃描完成的數(shù)據(jù)得到廣泛的應(yīng)用，需要進(jìn)行深層次加工。其一是建立一個完整的檔案信息資源庫。這個資源庫就是需要把收集上來的電子文件和掃描件按照不同檔案類別，通過唯一的檔案號全部鏈接到《中國石油檔案信息管理系統(tǒng)》軟件之中，為實現(xiàn)網(wǎng)上檢索奠定物質(zhì)基礎(chǔ)；其二建立檔案用戶群。針對不同層次不同需求的用戶分配使用權(quán)限，讓他們及時通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索，達(dá)到利用檔案信息資源的目的。

2.3 加強(qiáng)電子文件的安全管理，確保信息的安全性

一是做好電子文件的備份，要做到至少兩種不同存儲設(shè)備的備份，如檔案室目前在用的1臺服務(wù)器、超大容量的硬盤備份和光盤備份等，都是防止由于存儲設(shè)備損壞、老化、自然災(zāi)害造成的數(shù)據(jù)損壞或數(shù)據(jù)丟失；二是完善檔案信息安全管理體系。加強(qiáng)對計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫信息資源的安全；三是要提高檔案工作人員信息安全意識，特別是對部分涉密檔案的電子文件要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行前期的密級清理才能為用戶提供利用，防止信息的失密、泄密等。

2.4 加強(qiáng)對檔案的信息化管理人才的培養(yǎng)

人才是實現(xiàn)檔案的信息化管理的重要因素。信息化的管理離不開高素質(zhì)的人才，所以，需要培養(yǎng)一批既熟悉檔案管理工作又具備一定的計算機(jī)水平的綜合人才。在檔案管理方面，要加強(qiáng)檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和重視，學(xué)習(xí)好的管理方法，定期組織檔案業(yè)務(wù)知識的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案員的檔案管理水平；在計算機(jī)方面，加強(qiáng)檔案室人員在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使他們掌握計算機(jī)技術(shù)和知識結(jié)構(gòu)的更新，在檔案管理部門建設(shè)一支能夠適應(yīng)信息化管理要求的高素質(zhì)人才隊伍，更好的完成檔案管理工作。

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作者簡介

王彩蓮（1985-），女，黑龍江省雙鴨山市人，2008年畢業(yè)于大慶石油學(xué)院，現(xiàn)在從事檔案管理工作。