分析新時(shí)期如何做好文書(shū)檔案管理工作

梁錦輝

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)于文書(shū)管理工作也提出了較多要求。本文主要是圍繞文書(shū)管理工作展開(kāi)討論，詳細(xì)分析了文書(shū)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并且通過(guò)各項(xiàng)問(wèn)題提出針對(duì)性地解決措施，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性?xún)r(jià)值。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理；對(duì)策分析

文書(shū)檔案能夠真實(shí)記錄單位的各項(xiàng)工作內(nèi)容，可以全面促進(jìn)企事業(yè)的發(fā)展。在日常工作中，文書(shū)檔案能夠起到指導(dǎo)作用，還能夠?yàn)闅v史考察提供重要依據(jù)。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在一定程度上對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理模式造成影響，傳統(tǒng)管理模式在存儲(chǔ)和調(diào)取等方面已經(jīng)逐漸不能滿(mǎn)足現(xiàn)代化發(fā)展要求。因此，在新時(shí)期下需要全面做好文書(shū)檔案管理工作，能夠引入積極有效的管理措施改變現(xiàn)狀，促進(jìn)文書(shū)檔案管理效果的提升。

1 文書(shū)檔案管理工作重要性

文書(shū)檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和積極性，因此，需要全面注重該項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用。在新時(shí)期市場(chǎng)管理模式下需要嚴(yán)格管理文書(shū)檔案，可以對(duì)資源開(kāi)發(fā)起到促進(jìn)作用。文書(shū)檔案可以作為歷史憑據(jù)，存在一定的法律效益。由于文書(shū)檔案屬于自然形成產(chǎn)物，自然性特點(diǎn)保證了其在記錄歷史時(shí)具有客觀性，因此文書(shū)檔案的信服度比較高。并且，從文書(shū)檔案形態(tài)可以看出，書(shū)寫(xiě)內(nèi)容保留了記錄者的真跡，包括字跡，音頻資料等。其次，作為一種重要的歷史記錄，文書(shū)檔案既能夠作為憑證保存，又能夠?yàn)榻窈蠊ぷ髌鸬絽⒖夹詢(xún)r(jià)值，所以需要全面注重文書(shū)檔案管理工作。

2 新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 缺乏重視程度，文書(shū)檔案作用弱化

在企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)團(tuán)體中檔案管理屬于二線(xiàn)工作，無(wú)法展現(xiàn)出單位的政績(jī)水平。所以領(lǐng)導(dǎo)層面不注重該項(xiàng)工作。其次，隨著社會(huì)進(jìn)步發(fā)展，也涌現(xiàn)了較多新思想，新技術(shù)，不管哪種性質(zhì)的企業(yè)，其領(lǐng)導(dǎo)層在工作思路方面都是走創(chuàng)新改革方法，積極引入成功經(jīng)驗(yàn)和做法，實(shí)施較多新增車(chē)在政策。該種做法就無(wú)法繼承歷史經(jīng)驗(yàn)，在較大程度上降低了傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)類(lèi)的檔案資料利用率。企業(yè)發(fā)展期間比較重視會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案和建設(shè)圖紙檔案等，相應(yīng)冷落了文書(shū)檔案。正是由于領(lǐng)導(dǎo)層未重視文書(shū)管理工作，因此在技術(shù)設(shè)備投入方面也有所欠缺，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，大多數(shù)企業(yè)在管理文書(shū)檔案時(shí)還是依靠人力完成，此種管理模式會(huì)加大工作量，降低工作效率，無(wú)法充分利用企業(yè)內(nèi)部檔案信息和資源價(jià)值。

2.2 文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)低下，手工管理模式深固

當(dāng)前，文書(shū)檔案管理人員能力水平存在差異性，部分企業(yè)在選擇文書(shū)檔案管理人員時(shí)沒(méi)有注重專(zhuān)業(yè)性，導(dǎo)致管理人員選擇隨意性較大。由于非專(zhuān)業(yè)管理人員缺乏相應(yīng)的管理知識(shí)和技能，導(dǎo)致其在實(shí)際管理文書(shū)檔案存在較多問(wèn)題，對(duì)文書(shū)檔案管理認(rèn)知選擇和管理模式等造成極大影響，出現(xiàn)大量不規(guī)范管理現(xiàn)狀，無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理便捷性和智能化。由于采用傳統(tǒng)管理模式，無(wú)法充分發(fā)揮出“案卷”改為“案件”的效果。在對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以看出，一體化管理方式已經(jīng)成為未來(lái)趨勢(shì)，但是我國(guó)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展與實(shí)際要求還存在較大差距。例如，傳統(tǒng)管理模式下的立案整理方式會(huì)顯著增加文件檢索難度，也會(huì)導(dǎo)致歸檔目錄與卷盒之間缺乏關(guān)聯(lián)性，這樣就導(dǎo)致管理人員不明確文件是否歸檔。并且按照傳統(tǒng)管理模式來(lái)看，其主要采用收發(fā)文件簿的登記模式，這會(huì)對(duì)文檔查閱有效性造成影響。其次，在管理期間如果出現(xiàn)發(fā)文文號(hào)與日期問(wèn)題，傳統(tǒng)檢索模式只能利用目錄查找，加大工作量。

2.3 管理規(guī)劃協(xié)調(diào)難，計(jì)算機(jī)技術(shù)功能不全

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，部分企業(yè)也開(kāi)始建立電子存檔系統(tǒng)，主要是微課實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息管理和共享機(jī)制。但是，在信息化建設(shè)期間存在整體規(guī)劃難問(wèn)題，導(dǎo)致實(shí)際管理期間缺乏科學(xué)規(guī)劃，在管理模式上不具備協(xié)調(diào)性，企業(yè)不同部門(mén)之間對(duì)文書(shū)檔案的歸類(lèi)入檔存在不合理行為，增加檔案管理難度。其次，在將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中也可以滿(mǎn)足信息化建設(shè)要求，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)原文件錄入和復(fù)制，還不會(huì)對(duì)檢索功能造成影響。然而，在實(shí)際應(yīng)用期間需要注意的是，不可將所有文件都以單份形式進(jìn)行保存。此種保管莫斯具備特殊性。在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)下，采用單份管理模式可以快速查詢(xún)文件信息，確保實(shí)體文件存放得當(dāng)。在實(shí)際管理期間應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以減少人為因素所導(dǎo)致的管理問(wèn)題。然而在此期間針對(duì)不同文書(shū)檔案類(lèi)型來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)無(wú)法實(shí)現(xiàn)通用效果，主要是由于計(jì)算機(jī)不具備一體式服務(wù)功能。

3 文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展策略

3.1 正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作

第一，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需要全面注重文書(shū)檔案管理重要性，在企業(yè)發(fā)展期間不能為了追求政績(jī)而忽略文書(shū)檔案管理工作。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以將該項(xiàng)工作納入到政績(jī)考核當(dāng)中。第二，注重文書(shū)檔案的自身生命力，可以學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和方法，并且結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況形成針對(duì)性的管理理念和措施。由于文書(shū)檔案可以客觀記錄歷史發(fā)展，因此對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，通過(guò)查閱文書(shū)檔案資料能夠了解到歷史發(fā)展進(jìn)程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可以對(duì)今后工作起到很好地指導(dǎo)作用。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層需要注重文書(shū)檔案管理的重要性，并且轉(zhuǎn)變被動(dòng)管理現(xiàn)狀，充分發(fā)揮出文書(shū)檔案的作用，為企業(yè)發(fā)展提供重要參考依據(jù)。

3.2 強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，提升管理能力

文書(shū)檔案管理工作要求管理人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)能力，還需要加強(qiáng)自身責(zé)任意識(shí)。這就要求管理人員從根本上提升對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，全面做好文件檔案的收集，分類(lèi)整理和存儲(chǔ)工作。為了確保文書(shū)檔案管理工作滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展要求，首先需要全面普查原有的文檔資料，分揀出無(wú)用的文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，重新組合裝訂文書(shū)檔案，對(duì)于內(nèi)容混亂以及字跡模糊的檔案資料需要進(jìn)行內(nèi)容更正和修改，提升文書(shū)檔案質(zhì)量。隨著信息化技術(shù)水平不斷提升，也相應(yīng)加強(qiáng)了文書(shū)檔案工作的科學(xué)化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效聯(lián)合文書(shū)檔案管理和辦公自動(dòng)化，簡(jiǎn)化文件資料的刪減和登記制度。在管理期間需要全面規(guī)范文書(shū)檔案卷宗和分類(lèi)號(hào)，避免在檢索期間出現(xiàn)無(wú)法識(shí)別情況。

3.3 應(yīng)用科技手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

對(duì)于現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理來(lái)說(shuō)，需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和電子化的檔案管理，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)。第一，借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，例如檢索時(shí)間快，存儲(chǔ)容量大，查詢(xún)便捷等特點(diǎn)，采用以上操作手段將紙質(zhì)檔案的資料信息上傳到計(jì)算機(jī)中，還可以將數(shù)字音像檔案內(nèi)容和電子檔案?jìng)鬏數(shù)接?jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，建立文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)成本確保檔案室與各部門(mén)檔案?jìng)鬏敱憬菪裕箼n案管理工作實(shí)現(xiàn)快速收集和借閱。最后，應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件可以快速查找檔案信息。應(yīng)用電子安全室，火險(xiǎn)監(jiān)控設(shè)備等實(shí)施自動(dòng)化安防管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案使企業(yè)工作業(yè)務(wù)的真實(shí)記錄資料，可以為實(shí)際工作起到指導(dǎo)作用，還能夠提供歷史憑據(jù)，確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)。由于文書(shū)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要作用，因此需要全面做好保密性工作。在新時(shí)期發(fā)展背景下，信息技術(shù)也在不斷發(fā)展，管理和應(yīng)用文書(shū)檔案能可以對(duì)資源開(kāi)發(fā)利用和共享起到重要作用。所以需要正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作、強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，提升管理能力、充分應(yīng)用科技手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，這樣能夠從根本上促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]馮治霞.文書(shū)檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義探討[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（15）：148-149.

[2]李青.新形態(tài)下如何做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，26（14）：106.

[3]勞寒梅.中職學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，20（13）：124.