淺談中文期刊目錄數(shù)據(jù)庫維護的幾點建議

汪麗

摘 要：通過闡述中文期刊的連續(xù)多變性，發(fā)現(xiàn)期刊的變化對期刊日常管理的影響，尋求對期刊目錄數(shù)據(jù)庫維護的方法及應對措施。

關鍵詞：中文期刊；期刊多變性；目錄數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)維護

在中文期刊現(xiàn)代化管理中，由于期刊的形式及內容不斷的變化，要求期刊管理人員要經(jīng)常進行目錄數(shù)據(jù)庫的維護，以便及時為讀者提供最新、最完整的書目信息。

1 期刊目錄數(shù)據(jù)庫維護的必要性

1.1 期刊的連續(xù)多變性決定了期刊目錄數(shù)據(jù)庫必須經(jīng)常維護

期刊是連續(xù)出版物，它的編目與圖書有所不同。圖書編目的所有信息都能從所編的書上找到，且編目一次完成終身不變，而期刊編目則無法從某一本刊物上獲得這種刊的所有信息。期刊作為一種連續(xù)出版物，在長期的出版過程中，因為自身的發(fā)展和讀者的需求，往往會發(fā)生許多變化，如變更刊名、刊頻、開本、責任者，或郵發(fā)代號等等。

1.1.1 期刊刊名的變化

期刊的主要變化之一是刊名的變更。一種期刊在出版的過程中原刊名不再適合客觀形勢和發(fā)展的需要，便產(chǎn)生了改名、復名、合刊等變化的現(xiàn)象。對于正題名原有字樣發(fā)生變化，視為更名，作為新刊處理。題名的變化有兩種：

1）正題名的變化。

2）副題名的變化。

1.1.2 期刊刊頻的變化

期刊內容的拓寬與縮小都將帶來出版頻率的改變，如：《大眾電視》由1981-1999年的月刊改為2000年的半月刊。期刊刊頻發(fā)生變化，如不及時修改，會給劃到、裝訂、排架、訂購等工作帶來不便。

1.1.3 期刊開本的變化

一種期刊在一年內的開本大小應該是一致的，但有的社科期刊為了區(qū)別，把開本大小穿插在一年中。如2005年《科幻》第一、二期為16開，第三期到第十二期改為32開。這該期刊裝訂工作造成極大影響。

1.1.4 期刊郵發(fā)代號的變化

期刊的郵發(fā)代號有時也會發(fā)生變化，如《中國科學A輯》2003年以前郵發(fā)代號為80-200，后改郵發(fā)代號為2-807；有的期刊由自辦發(fā)行改為公開發(fā)行，如《素質教育·中學版》從自辦發(fā)行改郵發(fā)代號2-414。

1.2 變化的期刊對期刊日常管理的影響要求及時維護

期刊目錄數(shù)據(jù)庫的檢索使用頻率要比書目數(shù)據(jù)庫高得多，它不只在檢索和流通中使用，而且在現(xiàn)刊訂購、編目、劃到、裝訂等管理環(huán)節(jié)中都要用到。對于變化了的刊名及變化了的責任者，就要求我們及時維護目錄數(shù)據(jù)，以便對現(xiàn)刊進行合理訂購、劃到。

1.2.1 對期刊訂購工作的影響

期刊的訂購是期刊管理工作的第一環(huán)節(jié)。圖書館的征訂工作一般在上一年10月份開始，而更名期刊在征訂目錄上都沒有特別說明，登載變化消息的刊物一般要到12月份到館，有的甚至到下一年才刊登，這一時間差使得訂購人員在得到消息后已錯過訂購時間，造成漏訂和誤訂，使館藏文獻斷檔，影響期刊收集的連續(xù)性和系統(tǒng)性。一些刊頻發(fā)生變化的期刊又牽扯到退款和補款等問題。

1.2.2 對期刊劃到工作的影響

現(xiàn)刊劃到是期刊管理工作的基礎環(huán)節(jié)之一。如果期刊刊名發(fā)生變化，需要把刊名發(fā)生變化的期刊挑出來進行重新編目，再重新劃到，這既增加了工作環(huán)節(jié)和工作量，又延長了期刊驗收的時間。

1.2.3 對編目工作的影響

期刊著錄是期刊管理工作的重要環(huán)節(jié)。期刊編目的最大特點是長期性和連續(xù)性，著錄項目多且內容復雜，對變化了的期刊，館藏數(shù)據(jù)要及時更新和維護，正確處理好期刊變化前后字段的銜接關系，及時為讀者提供各種有效的檢索途徑。

1.2.4 對排架工作的影響

期刊排架是期刊管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。對更名了的期刊如果不及時更新、維護，會造成期刊排架時身首分離放在兩個地方，給讀者查找?guī)砗芏嗖槐悖粚l發(fā)生變化的期刊，由于無法估計，往往是架位預留過多造成館舍空間的浪費，架位預留過少造成大規(guī)模倒架而增加管理人員的負擔。

1.2.5 對裝訂工作的影響

過刊裝訂是期刊管理工作的基礎環(huán)節(jié)之一。裝訂工作中發(fā)現(xiàn)開本大小不一及更名了的期刊，要一本一本地核對，根據(jù)實際情況進行手工分冊，從而影響了裝訂速度，增加期刊裝訂難度；對中途更名的期刊若心中無數(shù)，會誤認為該刊缺刊、?？蛟隹驼蛛x。

1.2.6 對讀者工作的影響

讀者工作是期刊管理工作的主要環(huán)節(jié)。期刊的訂購、劃到、編目、排架、裝訂等一切基礎工作都是圍繞著讀者工作進行的。經(jīng)常借閱的讀者都熟悉期刊的架位，由于期刊的變化造成的?？约捌诳拿笪恢玫淖兓?，都會給讀者查找資料帶來麻煩，影響讀者對期刊的利用。

2 期刊目錄數(shù)據(jù)庫維護的主要方法

2.1 對數(shù)據(jù)庫原有錯誤及不足進行修改

1）在日常管理中發(fā)現(xiàn)不足應及時進行補充，建立數(shù)據(jù)庫時由于數(shù)據(jù)不完整而未錄入或被忽略的字段及子字段，在已有這些字段、子字段信息的情況下應及時完善。如出版或制作國別102字段，我館在建庫時很多期刊沒有著錄，現(xiàn)在在目錄數(shù)據(jù)庫維護的過程中，就應該及時發(fā)現(xiàn)及時補上子字段@a出國或制作國別和子字段@b出版地區(qū)代碼；又如國際標準刊號（ISSN）過去許多期刊都沒有，現(xiàn)在絕大多數(shù)期刊都已有，就應在目錄中補上011字段的@a，這樣既可增加期刊的檢索途徑，也可增強期刊目錄的識別性；再如統(tǒng)一書刊號091字段，許多期刊沒有而忽略了著錄，由于ILAS Ⅱ2.0版本的數(shù)據(jù)庫“書目數(shù)據(jù)列表”一欄里中、外文版期刊同時顯現(xiàn)，無法辨別國別，在修改數(shù)據(jù)時容易混淆，造成錯改，所以，即使期刊沒有子字段@b國內統(tǒng)一刊號子字段@c國際統(tǒng)一刊號，也應該著錄子字段@a國家代碼；建庫時由于不知道期刊的沿革而未做款目連接的，當?shù)玫接嘘P信息后予以補充，增加430、440等字段，以便使目錄信息更加完整。

2）糾正對MARC格式及著錄規(guī)則整理的錯誤，數(shù)據(jù)的標準化和規(guī)范化是數(shù)據(jù)庫質量的保證。機讀目錄的著錄應嚴格遵循《中國機讀目錄通訊格式》（CNMARC），并遵守GB3792.385《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》。對建庫時由于對連續(xù)出版物著錄規(guī)則及MARC格式理解有誤而造成的錯誤，應認真反復閱讀規(guī)則及《中國機讀目錄格式使用手冊》，深刻理解MARC格式各字段的意義，對有關錯誤進行糾正。特別要注意編碼數(shù)據(jù)塊各字母的含意，針對文獻的特征選擇正確的字母。對于相互關聯(lián)的期刊，要作出正確的連接。

2.2 對變化了的期刊進行維護的應對措施

2.2.1 訂購、劃到工作

期刊管理人員要有高度的責任心，在訂購、劃到過程中認真瀏覽訂購信息、新到期刊，及時從期刊本身發(fā)現(xiàn)“更名啟事”、“敬告讀者”之類的信息，及早做好預訂目錄，及時掌握期刊變化信息；對停刊、改刊、休刊等情況逐一查明，詳細記錄。

2.2.2 編目工作

1）對更名期刊的維護

編目工作人員要認真細致地完成更名期刊的著錄工作。對期刊的更名視為一種期刊的終刊和另一種期刊的創(chuàng)刊，采用分段著錄法，分別如實反映各題名下第一期至最后一期的情況，而相互之間的聯(lián)系則在款目連接塊中反映。因此，當期刊刊名發(fā)生變化時，應將更名后的期刊作為一條新記錄重新著錄。新目錄應根據(jù)更名刊的首期著錄。更名后的期刊卷、期標識連續(xù)，對于新刊，在430（繼承）字段著錄先前期刊的刊名，對于原刊，在440（由……繼承）字段著錄更名后的期刊，并在330（附注）字段加以說明，現(xiàn)舉例說明：例：《法制文摘》于1995年更名為《法制博覽》。在著錄《法制文摘》時，應該按照下列方式：

200 1#@a法制文摘

300 @a1995年更名《法制博覽》

440 #1@120010@a法制博覽

同時著錄《法制博覽》時，應是

200 1#@a法制博覽

300 @a繼承《法制文摘》，1995年改現(xiàn)刊名

430 #1@120010@a法制文摘

通用處理數(shù)據(jù)100字段的出版年1，出版發(fā)行項210字段的出版時間@d及連續(xù)出版物的卷期編號207字段，均應為更名刊的首期出版時間及卷期標識。

100 ##@a19960614a1995emy0chiy0110 ea

200 2#@a法制博覽

207 #0@av.1，no.1（1995） ～ =總1。

作款目連接時，要分清更名后的期刊和原刊的關系，正確選擇款目連接字段中的響應字段作出連接。《法制博覽》繼承《法制文摘》，故用430字段連接。對于在一年中更名的期刊，應在進行新刊名現(xiàn)刊登記前，先進行數(shù)據(jù)維護。但對于此兩條目錄仍然需要維護，雖然系統(tǒng)已作了連接，但是新、舊目錄中的標識塊、100字段、210字段的@d及卷期編號207字段仍需要修改。新目錄中一些關于原刊具有而在更名刊中不具有的信息，應從目錄中刪除。

2）對更名刊的原刊目錄的維護

期刊的變化往往涉及到兩種或兩種以上期刊，為了客觀的反映這種關系，當一種期刊發(fā)生的變化涉及到其他期刊時，除對發(fā)生變化的期刊進行必要的信息著錄外，還要在被涉及到的期刊目錄中作出款目連接，構成一個信息聯(lián)系網(wǎng)絡。即在著錄了新刊名目錄的同時，還要對原刊目錄進行修改和補充。對原刊目錄主要作以下幾項維護：

（1）將通用處理數(shù)據(jù)100字段的出版時間類型a改為b，表明該刊為已停刊的期刊。同時將出版年2改為停刊的年號，表明該刊?？臅r間。

（2）連續(xù)出版物卷期編號207字段需標出該題名下的最后一期的卷、期、年月或其他標識，并在出版發(fā)行項210字段的@d中添加停止出版時間。

（3）載體形態(tài)項215字段的@a是具體資料標識與文獻總數(shù)。連續(xù)出版物的文獻總數(shù)只有在該種連續(xù)出版物出版完畢時才能著錄，所以此時應對該項進行補充著錄。對于?？钠诳夸浺嘧饕陨希?）、（2）、（3）項維護。

（4）有繼承的期刊就有被繼承。這里的連接應和后繼題名與原題名的連接相對應。如《法制文摘》由《法制博覽》繼承，用440字段連接。如上面的例子，這樣款目連接塊就將新刊目錄與原刊目錄相互連接起來。在機讀目錄中，款目連接塊使記錄之間的連接功能得到充分的發(fā)揮。當我們查詢期刊時，就可從它們的任何一個目錄中看到與它關聯(lián)的期刊。

3）期刊刊頻變化的維護

期刊的刊頻常常發(fā)生變化，特別是近幾年，不少期刊紛紛擴版，當期刊的刊頻每變化一次，則需要在目錄中添加一個出版頻率326字段，并將前一出版頻率的終止時間加上。這樣查詢者就可以全面地了解該刊的出版頻率變化情況。在增加326字段時，還必須同時改變編碼數(shù)據(jù)110字段的出版周期所對應的字母。

4）責任者變化的維護

當期刊的責任者發(fā)生變化時，在目錄中應著錄現(xiàn)在的責任者，以前的責任者可以在附注中說明。由于期刊是連續(xù)出版物，其主編會時常發(fā)生變化，所以有主辦單位的期刊，責任者的著錄應以主辦單位為主要責任者。

4）郵發(fā)代號變化的維護

期刊工作人員要注意期刊郵發(fā)代號的變化，及時修改訂購號092字段的數(shù)據(jù)，在092字段的子字段@b中增加訂購號，否則在新的一年訂購時就可能發(fā)生漏訂該刊的現(xiàn)象，在期刊的劃到等日常管理中無法用訂購號檢索的現(xiàn)象。

2.2.3 裝訂工作

期刊工作人員應根據(jù)期刊的變化情況做好裝訂工作，期刊的裝訂要遵循一定的原則，針對期刊開本大小不一，把開本大小一樣的裝訂在一起；更名期刊在裝訂時，盡量把同名期刊裝訂在一起，并在裝訂好的刊物上注明原刊名，使讀者對這一期刊的變化一目了然。

2.2.4 讀者工作

對刊名變化的期刊，不僅要在合訂刊上注明原刊名，以方便讀者查詢，還要加強宣傳工作，把有關信息及時通報給讀者，使讀者能及時了解掌握期刊的變化情況，從而提高期刊的利用率。

總之，期刊目錄數(shù)據(jù)庫要有生命力，就必須進行經(jīng)常性、制度化的維護，它是數(shù)據(jù)庫質量控制不可缺少的環(huán)節(jié)。因此，期刊工作者必須隨時注意期刊的各種變化，及時進行目錄數(shù)據(jù)庫的維護，使館藏期刊更利于工作人員和讀者快速、準確的查找，得到充分利用。