如何做好新形式下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作

侯嬌嬌

摘 要：迅速發(fā)展的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)，越來越顯示出社會(huì)保險(xiǎn)檔案的服務(wù)性功能。做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，不僅確定社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且保護(hù)參保人員的利益。在新形勢(shì)下，需要不斷提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理效率，更好地服務(wù)于參保人員和政策，促進(jìn)檔案管理服務(wù)和每項(xiàng)經(jīng)辦管理服務(wù)的和諧發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形式；社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理工作

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是社會(huì)主義社會(huì)建設(shè)的重要內(nèi)容之一，其不只是與勞動(dòng)者的利益緊密相關(guān)，而且也是社會(huì)穩(wěn)定與國家經(jīng)濟(jì)的不可或缺的工作。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的安全和完整，可以切實(shí)維護(hù)勞動(dòng)者自身的合法權(quán)益，有助于社會(huì)的穩(wěn)定。加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的改革，逐漸拓寬了社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍，也是檔案數(shù)量和社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量呈現(xiàn)日漸上升的趨勢(shì)。因此，檔案管理部門要做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，使其更加科學(xué)化和規(guī)范化。

1 新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性

1）深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需求。做好檔案管理工作，是傳統(tǒng)檔案工作變革的重要渠道，只有建立完善的檔案管理體系，才可以全面開展社會(huì)保險(xiǎn)工作。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中對(duì)資料信息有完整的記錄。如果丟失原始材料，是很難彌補(bǔ)的，以至于不能繼續(xù)做好保險(xiǎn)工作。因此，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)嚴(yán)格的工作，傳統(tǒng)檔案管理的范圍僅僅局限于紙質(zhì)檔案資料，并沒有運(yùn)用于信息化技術(shù)中。管理技術(shù)的不斷發(fā)展，使得社會(huì)保險(xiǎn)工作也逐漸進(jìn)行創(chuàng)新和改革，這就需要完整的檔案信息作為支持。

2）社會(huì)保業(yè)務(wù)自身的必然要求。社會(huì)保險(xiǎn)工作任務(wù)開展形式是復(fù)雜化的，而且隨著工作的貫徹落實(shí)，也會(huì)產(chǎn)生很多的數(shù)據(jù)信息。如果不能進(jìn)行高效的管理，容易出現(xiàn)丟失的情況，保險(xiǎn)辦理工作也難以順利實(shí)施。各個(gè)單位在運(yùn)行中往往會(huì)出現(xiàn)人才流動(dòng)的情況。所以保險(xiǎn)繳納單位也出現(xiàn)變動(dòng)，但是在檔案中會(huì)詳細(xì)記錄保險(xiǎn)資金繳納情況。只要嚴(yán)格管理檔案，就不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槿瞬帕鲃?dòng)而出現(xiàn)的人才流失混亂的情況，為一系列的工作開展提供穩(wěn)定的保障。[1]在人才流動(dòng)過程中，需要轉(zhuǎn)移部分的信息資料，由新的用人單位繼續(xù)進(jìn)行保管，社會(huì)保險(xiǎn)繳納情況是雙方共同討論的。保險(xiǎn)行業(yè)自身有相當(dāng)嚴(yán)格的機(jī)制體系，加強(qiáng)檔案管理符合社會(huì)保險(xiǎn)工作的特點(diǎn)，也可以為工作開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3）有助于社會(huì)保險(xiǎn)部門提升辦事效率。對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，可以使基層員工工作開展形式變得更加規(guī)范，更好地服務(wù)于社會(huì)群體。通過仔細(xì)查看和總結(jié)檔案的信息資料，能夠從中找到工作的缺陷，并且通過整理研討制定出相應(yīng)的解決措施。

2 當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的主要問題

1）不統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理。雖然檔案管理受到高度重視，但是在實(shí)際工作中仍舊沒有取得理想的效果。其中，仍舊存在許多弊端尚未得到解決。不統(tǒng)一的管理形式是最具有代表性的問題，規(guī)范性較弱。在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理中，往往會(huì)產(chǎn)生很多保險(xiǎn)資料，一般這些資料是由不同的部門共同完成，同時(shí)也導(dǎo)致管理體系是不統(tǒng)一的。這樣在管理工作中就會(huì)存在各種程度的重疊，使得工作效率大幅度降低，無法利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)更好的實(shí)現(xiàn)資源共享，對(duì)開展社會(huì)保險(xiǎn)工作有不利的影響。

2）社會(huì)保險(xiǎn)檔案缺少專業(yè)性管理。如果檔案管理仍舊采取傳統(tǒng)手段，這樣就有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料的丟失和紙質(zhì)資料的破損，在很大程度上直接影響檔案資料的管理和查找。一旦檔案管理部門發(fā)生火災(zāi)事故，紙質(zhì)檔案就會(huì)被破壞難以復(fù)原。[2]計(jì)算機(jī)信息設(shè)備在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理中普遍應(yīng)用，但是在檔案管理中尚未得到全面廣泛應(yīng)用，而在體制方面也不能明確的約束檔案管理工作，管理內(nèi)容混亂，從而導(dǎo)致信息化檔案管理效率較低。檔案資料使用次數(shù)多，而且伴隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的拓展檔案資料數(shù)目也會(huì)不斷增加。如果不能及時(shí)劃分，必定會(huì)加大后期檔案管理工作的難度系數(shù)。

3 在新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的有效措施

1）提升公民的社會(huì)保險(xiǎn)檔案意識(shí)。加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的落實(shí)到位，必須要提人民群眾的檔案使用意識(shí)。[3]積極配合基層檔案工作人員完成檔案內(nèi)容補(bǔ)充工作，嚴(yán)格審核檔案中的基礎(chǔ)信息，如果發(fā)現(xiàn)不完善的內(nèi)容，也要在第一時(shí)間進(jìn)行整改，這樣才可以更加有效的開展檔案管理任務(wù)。此外，還要調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性，明確檔案管理崗位。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，在開展過程中要有完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為保障，對(duì)于使用時(shí)間長和老化的設(shè)施進(jìn)行更換，以此實(shí)現(xiàn)提高使用安全性的目標(biāo)。對(duì)檔案管理情況進(jìn)行定期的檢驗(yàn)，只要發(fā)現(xiàn)問題，就要及時(shí)解決，獲得群眾的認(rèn)可。對(duì)于檔案管理而言，不僅要確保其安全和真實(shí)，而且要充分發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值。

2）加強(qiáng)體制標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。在新形勢(shì)下做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，就需要在社會(huì)保險(xiǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化建設(shè)的基礎(chǔ)上增加力度，以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。[4]加強(qiáng)每個(gè)工作環(huán)節(jié)的探究，比如：社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的利用、搜集以及歸納等等，建立和健全每項(xiàng)規(guī)章體制，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的有序規(guī)范。這樣才能夠搜集完整的文件資料，并且將其進(jìn)行合理的分類，真正做到規(guī)范整理。對(duì)于不同類型的檔案，尤其是社會(huì)保險(xiǎn)檔案中的專業(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案以及工傷、醫(yī)療等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審批材料等不同內(nèi)容，要?jiǎng)澏ū９軙r(shí)間和歸檔范圍。制定社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要體現(xiàn)出規(guī)范性，但是要注意統(tǒng)一，保證具有相當(dāng)強(qiáng)的操作性，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作有章可循。同時(shí)，需要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資料做進(jìn)一步整合和共享，促使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平得到提升，從而確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的正常開展。只有具備規(guī)范的檔案管理體制，才可以使檔案管理變得標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

3）做好人員培訓(xùn)，提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能量力。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性。對(duì)于檔案管理人員來說，不僅要掌握和了解有關(guān)的法律法規(guī)，而且要具備很強(qiáng)的計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。[5]因此，社會(huì)保險(xiǎn)部門應(yīng)該加強(qiáng)與檔案行政管理部門之間的關(guān)聯(lián)，組織社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員參與有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，互相溝通交流經(jīng)驗(yàn)，并且不斷加強(qiáng)檔案管理人員的作風(fēng)建設(shè)，以此使檔案工作的連續(xù)性不會(huì)受到任何的影響，組織一支優(yōu)秀的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

4）加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的社會(huì)保檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是迫在眉睫的。為了保證勞動(dòng)保障信息系統(tǒng)的共享，我國已經(jīng)將勞動(dòng)保障信息系統(tǒng)建設(shè)納入到國家“金保工程”一期規(guī)劃中心，對(duì)“金保工程”提出總體規(guī)劃，各個(gè)省市建立信息中心，積極完成網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，做到醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老等系統(tǒng)共同運(yùn)行，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)。[6]充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及觸摸屏查詢服務(wù)等系統(tǒng)的建設(shè)，讓參保對(duì)象可以隨時(shí)隨地的查找相關(guān)政策和業(yè)務(wù)辦理結(jié)果等數(shù)據(jù)。因此，各地的社會(huì)保障部門要注重社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)，增加投入力度，更好地建設(shè)社會(huì)寶箱檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

4 結(jié)語

總而言之，在新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)朝著標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和信息化的方向發(fā)展，解決傳統(tǒng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的主要問題，跟上時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作變得更加具有活力。

參考文獻(xiàn)

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