企業(yè)檔案的信息化管理

郭果

摘 要：在這個信息滿天飛、日新月異的時代，檔案管理的電子信息化是大勢所趨，現(xiàn)代企業(yè)要適應(yīng)市場生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的需要，勢必在檔案管理方面進(jìn)行管理方式的信息化大躍進(jìn)。那么，企業(yè)要如何實現(xiàn)檔案的信息化管理呢？我認(rèn)為可以主要從以下幾方面入手。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；管理

1 培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員，建立復(fù)合型的企業(yè)檔案管理隊伍

要適應(yīng)信息化檔案的需要，就必須要求檔案管理人員具備具備利用現(xiàn)代電子和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獲取、加工、利用信息的能力，要能夠明確企業(yè)的檔案信息需求，對所管理和獲取的檔案信息有進(jìn)行綜合分析的能力，并將加工的信息成果以一定的形式為企業(yè)管理提供全新的、深層次的信息服務(wù)，同時具備利用電子和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息的技能。這就對企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)提出了更高的要求。因此，企業(yè)要十分重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，要不斷加強檔案工作人員的責(zé)任感，培養(yǎng)和樹立現(xiàn)代化管理思想，要在掌握外語、機(jī)算網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識以及電子文件管理知識的培養(yǎng)上下功夫，使檔案工作者具備一定的適應(yīng)計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)。同時，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強的人員做文書、檔案工作。打造一支政治強、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的綜合素質(zhì)水平高的，能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求的檔案管理

隊伍。

2 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)字化

1）是檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案目錄數(shù)字化能有效提高檔案查詢和調(diào)閱的效率。檔案目錄是一個基礎(chǔ)性結(jié)構(gòu)，處在檔案管理軟件設(shè)計的最基礎(chǔ)目錄樹層次，這個基礎(chǔ)框架搭建的完整與否，直接關(guān)系檔案管理平臺使用的暢通與否，在檔案信息電子化管理過程中起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)要根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營特點建立一套適應(yīng)自身運營和發(fā)展的檔案管理目錄樹，這樣才能有效提高對計算機(jī)檔案系統(tǒng)中檔案的利用檢索，提高檔案利用效率、檔案檢索速度、提高檔案的了解度以及檔案的查準(zhǔn)率。

2）是以“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、分批分期”的原則實現(xiàn)全文數(shù)字化。在全文數(shù)字化工作中優(yōu)先對特定時期，特殊原因造成的因形式和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀或即將損毀的檔案，紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案通過技術(shù)手段進(jìn)行全文數(shù)字化。

3）是及時做好每年度電子檔案的歸檔工作，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)格式，接收部門移交的電子目錄和電子文件以后將電子目錄導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，將電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案。

3 引進(jìn)現(xiàn)代辦公系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件的同步歸檔

目前，隨著企業(yè)的信息化建設(shè)步伐加快，企業(yè)在信息化建設(shè)方面也加大了投入，投入運行了各種承擔(dān)企業(yè)各種職能和業(yè)務(wù)活動的信息化管理系統(tǒng)，其中最普遍的是OA辦公信息系統(tǒng)。檔案管理可以依托這些管理系統(tǒng)建立起的文檔一體化體系，使電子文件經(jīng)過起草、傳閱、審核、會簽等過程流轉(zhuǎn)完畢自動進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)完成歸檔收集的方式，實現(xiàn)無紙化辦公，使信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件做到同步歸檔。

4 加強電子文件的安全管理

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。

1）草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應(yīng)對原稿進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系。必要時應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。

2）信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

3）不同領(lǐng)域的電子檔案業(yè)務(wù)管理涉及不同的業(yè)務(wù)。此外，管理機(jī)構(gòu)和管理人員的配置也存在較大差異。因此，在電子檔案管理中，除了目前的信息安全管理技術(shù)和文件管理的介入，還需要不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件管理機(jī)構(gòu)和文件管理人員的參與。

（1）使管理更科學(xué)合理。為了使電子檔案管理更加規(guī)范和規(guī)范，有效規(guī)避風(fēng)險，管理組織應(yīng)更加科學(xué)合理。管理組織應(yīng)該清楚地劃分每個文件管理人員的職責(zé)，以便他們能夠履行各自的職責(zé)。此外，檔案管理人員上崗前要經(jīng)過培訓(xùn)，嚴(yán)格按照檔案法的規(guī)定進(jìn)行電子管理。此外，在資源配置中，管理要科學(xué)合理，不要過于混亂，浪費資源，對電子文件管理效率有負(fù)面影響。（2）提高檔案管理人員的知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。文件管理在電子文件管理中起著重要的作用。檔案管理工作能否得到有效的管理，很大程度上取決于管理人員的水平。因此，為了使電子檔案管理更加科學(xué)高效，檔案管理人員的知識水平和專業(yè)素質(zhì)必須進(jìn)一步提高。首先，在招聘檔案管理人員時，要做好面試工作，選拔有技能的人才入職。其次，應(yīng)該對現(xiàn)有的文件管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。

當(dāng)前，檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的主要趨勢。電子檔案具有存儲方便、調(diào)用快速等優(yōu)點，必將得到越來越廣泛的應(yīng)用。由于電子檔案具有電子文獻(xiàn)的基本特征，因此也面臨著許多安全風(fēng)險。只有改進(jìn)現(xiàn)有的檔案信息管理，電子檔案才能為用戶提供更好的信息。

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