高新技術企業(yè)如何做好項目檔案

董月茜

摘 要：隨著企業(yè)改革的不斷深化，企業(yè)的項目檔案工作也變得尤為重要，特別是高新技術企業(yè)，因為高新技術企業(yè)的項目檔案相比于其他企業(yè)檔案來說更加重要，所以我們要更加做好項目檔案的管理工作。隨著企業(yè)的新項目不斷增加，如何治理好檔案問題也是當今企業(yè)遇到的一個問題。因為企業(yè)的項目檔案是在項目進行投產(chǎn)時的一個重要文件，有了項目檔案，整個項目才能正常運行，項目檔案管理是整個工程運行的重要環(huán)節(jié)。

關鍵詞：項目檔案；運行管理；措施

高新技術企業(yè)的項目檔案管理有其必要性，因為項目的實施計劃與項目檔案管理密不可分，工程的下一步計劃在項目檔案中有體現(xiàn)，項目檔案的完整性，準確性，系統(tǒng)性等這些優(yōu)點可以確保整個工程的完美施行。項目檔案管理還可以保證各部門各司其職明確職責。

1 項目檔案的相關特點

1.1 項目檔案是對項目的信息收集

企業(yè)的項目檔案是在該項目成立時，通過相關部門的審批，企業(yè)的招標進行實地勘察以后，再對整個項目進行設計，通過項目檔案的指示進行施工，并通過項目檔案進行指示，利用項目檔案的標準來進行驗收。這一過程中所形成的全部文件資料，就是項目檔案，理解項目檔案的意義以后，有利于企業(yè)對項目檔案更好的利用，對項目檔案的內(nèi)容有更好的認識，指導相關單位在利用項目檔案時，不僅利用企業(yè)項目檔案在項目完成時進行驗收，還有助于企業(yè)在項目實施時，對相關文件材料進行收集，有利于接下來的工作。

1.2 項目檔案的特點

第一點，項目檔案具有有序性。企業(yè)項目檔案并不是雜亂無章的。是經(jīng)過一定的整理整合以后形成的對于整個項目的相關資料。項目檔案并不是參差不齊的一堆資料，而是經(jīng)過相關單位的鑒定后，形成的完整的，有序的，準確的，系統(tǒng)的檔案。

第二點，項目檔案還具有多樣性。項目檔案不僅僅是指一堆文字資料，項目檔案是對整個項目的可行性分析及指導，所以項目檔案包括文字，圖表，聲像等形式。對項目檔案這一特點的認識，有利于加強我們除對紙質(zhì)資料的收集以外，還要注重其他對于項目有利的資料的收集。

2 實現(xiàn)項目檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1 可以做到資源共享

企業(yè)的項目檔案管理能夠很好的做到資源的共享，共享資源以后企業(yè)的各個部門都能查閱到相關的檔案，使組織和領導能夠更好的對干部及其部門的資料進行查閱。

2.2 可以提高利用價值

企業(yè)項目檔案能夠有效提高干部人事檔案的利用率，直接對干部人事進行調(diào)查，既能夠提高檔案的利用效率，也可以有效的保護紙質(zhì)檔案。

3 企業(yè)項目檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理滯后于工程建設

企業(yè)的的項目管理工作在理論上是要求工程建設相同步的，但是在實際中我們卻做不到這一點，通常項目檔案的管理工作會滯后于工程建設，這就會帶來一些問題，例如，工程文件資料會在工程建設中丟失，相關的項目檔案收集不齊全，等問題這些問題為后期的檔案整理工作帶來了相當大的麻煩。

3.2 相關的單位對于企業(yè)項目檔案的管理工作不夠重視

在高新技術企業(yè)項目進行時，往往項目進行的如火如荼，項目檔案的編制工作，卻很落后，因為相關的單位對于企業(yè)項目管理工作不夠重視，而且對一個大型企業(yè)來說，進行的項目可能是多個的，如果相關的單位不進行趕制，那么項目檔案就不可能和相關項目同步。

3.3 檔案管理工作者素質(zhì)低下

檔案管理工作不是很難，但是相關工作人員仍需要具備良好的素質(zhì)，即使具備了專業(yè)的知識水平和綜合素質(zhì)也需要定時學習，信息化更新速度太快了，學習的少就不能掌握更好的管理方式，加上企業(yè)的項目檔案工作又非常的重要，所以顯然不能用臨時的不具備專業(yè)知識的人員，檔案管理工作更需要誠信可靠之人，萬不可小看這份工作。所以要培養(yǎng)專業(yè)的人才。

4 高新企業(yè)項目檔案管理的措施

4.1 引進先進的設備設施

信息化建設自然是需要技術設備的支持，所以要合理的運用好現(xiàn)有的資金，籌備性價比好的電子設備，以便讓信息化管理工作更順利的進行，也可以更好地保障隱私安全和資源共享。即使有設備也應該定期維修更新，電子設備的更新也是為了更好的服務于管理工作的進行，更好的管理人事檔案。

4.2 建立科學完整的管理體系

在擁有好的設備基礎上要建立完善的管理體系，制定好相關的規(guī)章制度，定期學習新的管理方法，讓管理體系更好的服務企業(yè)，跟上時代的步伐，爭取讓工作事半功倍，取得更高的效益，科學的管理體系不僅可以節(jié)省時間，還可以提高效率，讓效益最大化，充分的將資源的使用好，達到資源共享。通過企業(yè)項目的檔案管理，來促進項目更好的執(zhí)行。

4.3 將更多的項目檔案信息資源數(shù)據(jù)化

企業(yè)項目檔案多是以紙質(zhì)形式或者電子版的形式出現(xiàn)，現(xiàn)在講信息資源數(shù)據(jù)化就是將原有的信息資源整合存檔，以便防止丟失以外的發(fā)生，建立一個完整的數(shù)據(jù)庫來保存信息更新信息，更好的實現(xiàn)資源共享和信息化管理。并且將紙質(zhì)不能收錄的聲音信息收錄進檔案中。

4.4 做好信息安全防范

雖然信息安全有法律的保護，也很少出現(xiàn)不法分子的介入，但是實際實行起來也是會出現(xiàn)很多問題，還是會存在漏洞，讓不法分子利用項目檔案進行違法利益獲取，所以還要加強信息的保護工作，對調(diào)取管理實時記錄在案，只有符合身份的人員才可以查詢。

4.5 提高工作者的服務水平

要加強現(xiàn)有工作者的綜合素質(zhì)，組織培訓相關管理知識，對工作人員的錄取要求要適當?shù)奶岣?，一定要保證綜合素質(zhì)水平，要會對各種信息進行分類管理，還要保證信息的安全和去向管理。

5 結束語

高新技術企業(yè)項目檔案的管理工作在如今的發(fā)展形勢正變得尤為重要，因為項目檔案不僅僅為企業(yè)接下來項目的實行計劃和指導，而且還為企業(yè)將來的發(fā)展奠定了基礎，所以企業(yè)要重視項目的檔案的管理工作，并及時對項目檔案管理進行監(jiān)督工作，防止項目檔案丟失，遺漏甚至外泄。我們要同時建立紙質(zhì)和電子檔案兩種，有兩手準備，做好檔案信息的保密工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)，來確保項目檔案工作更好的完成。

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