高校檔案管理信息化建設(shè)與安全風(fēng)險分析

劉佳茜

摘 要：基于對高校檔案管理信息化建設(shè)與安全風(fēng)險的研究。首先，分析高校檔案管理信息化建設(shè)具有提升工作效率、完善服務(wù)功能的重要作用。然后，說明在高校檔案管理存在制度風(fēng)險與管理風(fēng)險。最后，給出高校檔案管理安全風(fēng)險的有效措施，其中包括建立健全相關(guān)制度、強(qiáng)化管理隊伍、明確基礎(chǔ)工作等。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；安全風(fēng)險

隨著國家的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)融入到各高校之中，并且應(yīng)用在高校的檔案管理工作中。高校檔案管理工作由傳統(tǒng)的手動操作管理，逐步向信息化管理邁進(jìn)。在信息化建設(shè)中，高校檔案管理工作的效率明顯提升，并且檔案也能充分發(fā)揮自身最大價值，被科學(xué)合理的使用。信息化建設(shè)為高校檔案管理工作帶來便利的同時存在一定的安全風(fēng)險，所以，高校也需要做好安全風(fēng)險防范措施，使檔案的信息內(nèi)容得到有效保障。本文將針對高校檔案管理信息化建設(shè)，以及安全風(fēng)險進(jìn)行相應(yīng)闡述。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

1.1 提升工作效率

隨著社會的快速發(fā)展，高校傳統(tǒng)檔案管理的方式已經(jīng)無法順應(yīng)時代的發(fā)展與社會市場的需求。在以往的檔案檢索工作中搜索速度慢，檢索的資源相對較少，并且容易對檔案造成損壞，從而導(dǎo)致檔案的信息無法充分利用或破壞檔案的自身價值，為社會市場帶來便利。但是經(jīng)過信息化建設(shè)，檔案的信息內(nèi)容更加全面、存儲量較多、檢索較為方便，也能更好的保護(hù)原檔案。極大提高高校檔案管理工作的效率，所以高校檔案信息化建設(shè)也是時代發(fā)展的必然趨勢。

1.2 完善服務(wù)功能

在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，如果想要獲取某類信息，其中的操作流程較為繁瑣，給利用者帶來極大的不便，無法適應(yīng)快速發(fā)展的社會市場。但是將信息化融入到高校檔案管理工作中，可以進(jìn)一步完善其服務(wù)功能[1]。搜索信息時更加方便快捷，節(jié)省時間，可以為人們創(chuàng)造更多的便利。

2 高校檔案管理存在的安全風(fēng)險

2.1 制度風(fēng)險

我國高校檔案管理工作，在進(jìn)行信息化建設(shè)時，沒有制定相應(yīng)的制度條例，從而導(dǎo)致高校檔案信息安全得不到有效保障。通常情況下，只是依靠有關(guān)計算機(jī)的相關(guān)制度條例，保護(hù)檔案的信息內(nèi)容。但是這種情況會給許多心懷不軌之人提供便利條件，為個人利益，對檔案信息進(jìn)行修改、偷竊等一系列行為，對檔案信息內(nèi)容的真實性與完整性產(chǎn)生極大威脅。

2.2 管理風(fēng)險

在高校檔案管理工作中，如果相關(guān)管理人員缺乏責(zé)任心，沒有較強(qiáng)的保密意識，那么檔案信息內(nèi)容的安全將會受到極大威脅[2]。在目前我國高校檔案管理工作中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理人員的素質(zhì)沒有重視，并且沒有認(rèn)識到保密工作對檔案管理的重要性。隨著高校檔案管理工作的逐漸信息化，但是相關(guān)管理人員的意識并沒有提高，從而導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容以及相關(guān)賬號口令等遭到泄漏，對檔案信息安全造成威脅。除此之外還要加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有管理，檔案的信息化過程中，最重要的就是電子數(shù)據(jù)，那就要求工作人員定期對數(shù)據(jù)做更新和備份，以確保利用。

3 高校檔案管理安全風(fēng)險的有效措施

3.1 建立健全相關(guān)制度

在目前相關(guān)的制度條例中，并沒有一套完全符合檔案管理發(fā)展的制度。所以，各高校是可以結(jié)合自身的實際情況制定相關(guān)的制度條例，從而對相關(guān)人員的行為進(jìn)行規(guī)范。在高?？梢哉垖＜?、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理的相關(guān)人員，之間進(jìn)行交流溝通，積極發(fā)表自身的看法與見解。最后將意見等進(jìn)行整合，再制定出一套完整的檔案管理制度。并在高校內(nèi)試運(yùn)行，在不斷的實行過程中，再進(jìn)一步完善，逐漸形成一套完善的制度條例。需要注意一點的是，在制度內(nèi)要設(shè)立一定的獎懲制度，針對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予一定的獎勵，而違反制度并且?guī)硪欢〒p失及危害的人員處罰。從而提高人們的意識，使檔案信息安全得到有效保障。

3.2 強(qiáng)化管理隊伍

在高校檔案管理過程中，相關(guān)的管理人員在其中占據(jù)中重要作用，相關(guān)管理人員素質(zhì)的高低，決定了檔案信息安全能否得到有效保障。所以，高校需要強(qiáng)化檔案管理隊伍，使檔案信息的安全得到有效保障。高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，并將工作落實到每一位工作人員身上，使每個工作人員明確自身的權(quán)利與職責(zé)，這樣可以使檔案管理工作有序進(jìn)行。與此同時，需要對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高工作人員的專業(yè)技能與管理水平。適當(dāng)可以為工作人員提供進(jìn)修機(jī)會，與其他學(xué)校的優(yōu)秀檔案管理工作者進(jìn)行交流，從而取長補(bǔ)短，結(jié)合自身學(xué)校的實際情況，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，改變工作方式。尤其要注重對工作人員計算機(jī)知識的培訓(xùn)，在高校檔案管理信息化建設(shè)中，需要經(jīng)常與計算機(jī)打交道。如果工作人員不具備較高的計算機(jī)技能，那么在檔案信息遭受侵害時，將不能及時進(jìn)行處理，從而產(chǎn)生嚴(yán)重后果。在高校檔案管理工作中，需要不斷提高工作人員的素質(zhì)，創(chuàng)造出高水準(zhǔn)管理隊伍。工作人員都能具備較強(qiáng)責(zé)任心與專業(yè)技能，這樣才會使檔案信息安全得到有效保障。

3.3 明確基礎(chǔ)工作

如果想要做好檔案管理安全風(fēng)險工作，就需要明確并且做好其基礎(chǔ)工作，可以從以下幾點工作展開：首先，在購買計算機(jī)的硬件設(shè)施時，需要在不同的廠家購置不同的硬件，這樣可以在一定程度上可以避免檔案信息內(nèi)容遭到泄漏。其次，要在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置子網(wǎng)，這樣可以與外界隔斷[3]。設(shè)置子網(wǎng)的最終目的也是為檔案的信息內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)中不被隨意傳播，與此同時，還要不時對計算機(jī)進(jìn)行安全檢測，保障計算機(jī)不被病毒等感染。接著，高校檔案內(nèi)容涉及范圍較廣，其中記錄著大多是個人隱私，所以在沒有取得當(dāng)事人的同意不得隨意將檔案內(nèi)容借給他人。然后，針對不同級別的用戶，允許其查看不同的檔案信息內(nèi)容。最后，工作人員要做好監(jiān)管工作，一旦計算機(jī)以及檔案信息內(nèi)容遭受侵犯時，要盡早發(fā)現(xiàn)并向上級匯報，及時采取有效措施。明確并做好檔案信息管理的基礎(chǔ)工作，會使檔案信息內(nèi)容安全得到保障。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校檔案管理工作如果想要得到更好發(fā)展，想使檔案發(fā)揮自身最大作用，需要改變傳統(tǒng)的管理模式，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。相較于傳統(tǒng)的管理模式，信息化管理模式在信息檢索以及提升工作效率方面等都有明顯的改善。高校檔案管理信息化的同時，存在一定的安全風(fēng)險。所以高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而將工作落到實處，提升管理人員的意識與專業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理工作培養(yǎng)高素質(zhì)隊伍，這樣才能使檔案信息安全不受侵害。檔案將會發(fā)揮自身最大價值，為人們提供更多的便利。

參考文獻(xiàn)

[1]段紅艷.高校檔案管理信息安全的風(fēng)險分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：64-64.

[2]陳勇.高校檔案管理信息化建設(shè)中的問題分析及對策研究[J].才智，2017（3）.

[3]金永紅.高校檔案管理信息化建設(shè)探析[J].科技展望，2017，27（3）.