“后保管模式”在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

顧曉秋

摘 要：檔案“后管理模式”在現(xiàn)代檔案管理體系的有效落實(shí)，一方面能夠憑借先進(jìn)的管理思想和制度方法，鞏固檔案管理環(huán)境，以便后續(xù)企業(yè)及單位工作的開(kāi)展具備完善的檔案參照；另一方面根據(jù)數(shù)字化的檔案轉(zhuǎn)型特點(diǎn)，更能夠有效降低傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)成本，為檔案管理工作開(kāi)展的可持續(xù)性提供了保障。本文基于檔案“后管理模式”在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用展開(kāi)分析，在明確檔案管理特征與內(nèi)容的同時(shí)，期望能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案管理體系的構(gòu)建提供良好參照。

關(guān)鍵詞：后保管模式；檔案管理；概念轉(zhuǎn)變；信息化

1 檔案“后保管模式”內(nèi)涵概述

檔案后保管模式在現(xiàn)代檔案管理環(huán)境中的應(yīng)用，主要是受到后現(xiàn)代主義在國(guó)外檔案管理體系中的廣泛落實(shí)受到影響，根據(jù)我國(guó)檔案管理環(huán)境提出的新型管理理念，以轉(zhuǎn)變我國(guó)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的態(tài)度和認(rèn)知，并為檔案管理體系發(fā)展提供更加廣闊的平臺(tái)。期間，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的落實(shí)，電子檔案管理體系比較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式而言，在保管經(jīng)濟(jì)性和資料共享性等方面具備得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，所以在此種檔案管理氛圍下，部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，若傳統(tǒng)檔案管理體系仍無(wú)法抱有與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度，則勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作落實(shí)效果差，最終影響企業(yè)單位工作的質(zhì)量。故而，檔案后保管模式的應(yīng)用，已經(jīng)成為現(xiàn)階段檔案管理工作落實(shí)的必然趨勢(shì)。

另外，檔案后保管模式在現(xiàn)代檔案管理工作中的有效落實(shí)，在文件數(shù)據(jù)保存和管理操作方面具備明顯優(yōu)勢(shì)，不但有效降低了傳統(tǒng)檔案管理模式中對(duì)空間和經(jīng)濟(jì)成本的損耗，同時(shí)憑借完善的數(shù)據(jù)化操作系統(tǒng)，更為管理工作人員自身素質(zhì)與工作的開(kāi)展提供了可持續(xù)的保障，而且從數(shù)據(jù)文件的管理形式角度來(lái)看，多元化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境，更能夠優(yōu)化現(xiàn)階段檔案體系，以便高效率的電子存儲(chǔ)形式，能夠滿足當(dāng)前企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。

2 檔案“后保管模式”特征分析

檔案“后管理模式”特征需要站在文件形式與數(shù)據(jù)來(lái)源兩方面分析：

2.1 文件保管形式

傳統(tǒng)檔案管理工作是基于企業(yè)與單位工作需求提供數(shù)據(jù)承載系統(tǒng)，不但能夠借由其他項(xiàng)目資料，為企業(yè)或單位提供更加細(xì)致的工作參照，保障整體工作質(zhì)量水準(zhǔn)，同時(shí)根據(jù)工程合同等保管措施，更能夠保障責(zé)任體制的落實(shí)，為企業(yè)或單位經(jīng)濟(jì)權(quán)益提供基礎(chǔ)保障。此點(diǎn)與檔案“后管理模式”的核心目標(biāo)相同，但后者在文件管理形式方面，更能夠基于傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)承載體系提供更為豐富的保管措施，以此降低傳統(tǒng)檔案管理形勢(shì)下對(duì)建筑空間的占用，節(jié)省了檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)成本，并且也優(yōu)化了檔案管理流程，拓寬了檔案信息數(shù)據(jù)資料獲取的渠道，以此提升了檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性，為后續(xù)企業(yè)及單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了保障。但站在重要性文件保管角度來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境卻存在一定保管風(fēng)險(xiǎn)，若無(wú)法針對(duì)外來(lái)網(wǎng)路供給提供全面的防護(hù)，則勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)或單位在市場(chǎng)環(huán)境中的競(jìng)爭(zhēng)地位。因此，現(xiàn)階段多數(shù)檔案管理工作都采取分別管理的措施，將數(shù)據(jù)檔案有效落實(shí)并匯總成可參考的文件，同時(shí)對(duì)于具備法律效益的紙質(zhì)檔案，展開(kāi)專門的存儲(chǔ)工作，以此鞏固檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 數(shù)據(jù)獲取來(lái)源

電子數(shù)據(jù)在獲取來(lái)源方面具備不唯一性，特別是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效落實(shí)更為檔案管理工作擴(kuò)寬了眼界，同時(shí)與國(guó)外等先進(jìn)機(jī)構(gòu)的合作，更能夠提供技術(shù)信息逐步完善的渠道，以此優(yōu)化企業(yè)及單位諸多工作的開(kāi)展，為經(jīng)濟(jì)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。故而，在檔案“后管理模式”中，電子數(shù)據(jù)與檔案來(lái)源已經(jīng)打破了傳統(tǒng)檔案管理形式，賦予了更加多元化的檔案管理?xiàng)l件，同時(shí)憑借數(shù)據(jù)平臺(tái)體系的構(gòu)建，對(duì)操作技術(shù)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，同樣能夠保障數(shù)據(jù)資源可持續(xù)性，并能夠在數(shù)據(jù)獲取方面，有效審核數(shù)據(jù)信息的有效性和真實(shí)性，以便為企業(yè)及單位的權(quán)益提供保障。

3 “后保管模式”在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

3.1 提供了完善的檔案管理制度

“后保管模式”的應(yīng)用，首先要確立完善的檔案管理制度。任何事物的有序發(fā)展，都需要一定制度的管理與約束，因此，在進(jìn)行檔案管理模式轉(zhuǎn)型時(shí)，就必須確立完善的檔案管理制度。檔案管理是內(nèi)容繁瑣、數(shù)量龐大的工作。在工作時(shí)，首先要嚴(yán)格要求工作人員要細(xì)心、耐心、用心。其次，要規(guī)定工作人員及時(shí)、有效地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行登記備案。第三，要確保檔案內(nèi)容與登記目錄內(nèi)容相匹配。第四，要確保檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性。通過(guò)對(duì)檔案管理工作制定嚴(yán)格的管理制度，從而提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。在檔案管理模式進(jìn)行改革的情況下，檔案管理制度的制定要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行綜合考量，通過(guò)確定完善、適用的檔案管理制度，進(jìn)而為“后保管模式”模式的實(shí)行給予充分保障。

3.2 優(yōu)化了信息管理技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理模式的重要轉(zhuǎn)變內(nèi)容就是將原有的文字化管理變?yōu)榱朔犀F(xiàn)代化發(fā)展的數(shù)字化管理。隨著計(jì)算機(jī)在日常生活中的不斷普及，數(shù)字化在我國(guó)日常發(fā)展中得到普遍應(yīng)用。故此，在進(jìn)行檔案管理轉(zhuǎn)型時(shí)，就需要注重?cái)?shù)字化管理的應(yīng)用。數(shù)字化管理的提出，要求檔案管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)使用基礎(chǔ)，對(duì)基本的辦公室常用軟件有一定的掌握，從而有效改善我國(guó)檔案管理人員老齡化的問(wèn)題。數(shù)字化管理與檔案管理的有效融合，改變了以往在進(jìn)行檔案整理時(shí)，人力的浪費(fèi)問(wèn)題。同時(shí)，改善了原有檔案管理人員因工作失誤導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失的現(xiàn)象。數(shù)字化管理模式可以有效提高人員的使用率，提升人員的工作效率與質(zhì)量，同時(shí)能夠?qū)n案進(jìn)行妥善的保管，彌補(bǔ)以往檔案管理的不足。

3.3 提升了管理人員的素質(zhì)水準(zhǔn)

檔案管理人員是檔案管理工作的重要組成部分，通過(guò)提升檔案管理人員的能力，能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率與質(zhì)量。在現(xiàn)行的檔案管理模式中，管理人員的綜合能力，成為檔案管理的重要考量。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對(duì)檔案管理人員要求不高，從而導(dǎo)致檔案管理存在著諸多問(wèn)題，通過(guò)全面提升檔案管理人員的能力，使檔案管理的工作更為精簡(jiǎn)與準(zhǔn)確。檔案管理人員的能力，首先需要有計(jì)算機(jī)辦公軟件的使用能力，其次要具備耐心、細(xì)心的品質(zhì)，再次要不懼怕繁瑣，最后要有改變傳統(tǒng)、突破創(chuàng)新的能力。在招聘、選用檔案管理人員時(shí)，可以對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其明確工作內(nèi)容，提升工作能力，從而更好地完成檔案管理的相關(guān)工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案“后管理模式”在現(xiàn)代檔案管理工作中的有效落實(shí)，不但能夠?yàn)楝F(xiàn)階段檔案管理工作提供經(jīng)濟(jì)性的保管條件，以此提升檔案管理工作在企業(yè)及單位體系的地位，同時(shí)憑借完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌措施，更能優(yōu)化當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)環(huán)境，以便為管理人員素質(zhì)體系的構(gòu)建提供保障。故而，在論述“后保管模式”在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用期間，必須對(duì)管理模式的轉(zhuǎn)型細(xì)致分析，而后再針對(duì)檔案管理流程細(xì)致校對(duì)，如此才能確保檔案管理工作的開(kāi)展?jié)M足可持續(xù)要求，并能夠?yàn)槠髽I(yè)及單位提供更完善的經(jīng)濟(jì)渠道。

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