探討檔案信息化建設與檔案管理

梁琪艷

摘 要：隨著檔案管理的發(fā)展信息化技術在檔案管理中的應用也逐漸增多，檔案管理的信息化能夠更好的促進我國社會的發(fā)展，也讓我國檔案管理的水平更上一層樓，同時隨著檔案管理的發(fā)展，檔案管理的信息化已經成為檔案管理的一種趨勢，成為了檔案管理水平提升的一種有效的途徑，本文就檔案信息化的建設以及檔案管理進行分析，希望能夠找到現在檔案管理中存在的問題，并能夠針對檔案管理中的問題找到行之有效的對策，來讓檔案管理的信息化水平得到更好地提升。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設

隨著信息技術在檔案發(fā)展中的進一步應用，檔案已經進入變革的關鍵時期，在整個變革的過程中，信息技術發(fā)揮了非常關鍵的作用，讓檔案發(fā)展能夠更好的適應社會發(fā)展的需求，在社會發(fā)展過程中占據非常重要的地位，同時在檔案信息化的發(fā)展過程中，對信息資源進行管理也成為檔案發(fā)展過程中非常重要的一個環(huán)節(jié)，我國的檔案開始向著更加現代化和信息化的方向發(fā)展，使得檔案信息化的建設更加完善，而檔案信息的管理也逐漸向著電子化的方向發(fā)展，讓檔案變得更加規(guī)范化。

1 檔案管理簡述

檔案在我國的發(fā)展歷程是非常長的，但是檔案的發(fā)展卻并不是非常的完善，仍舊存在著很大的問題，隨著現在檔案發(fā)展規(guī)模逐漸的擴大，檔案的數量不斷地增加，使得檔案的工作量逐漸增大，檔案的種類也在不斷增加，檔案信息量也在不斷的更新和積累，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經逐漸開始不適應檔案的發(fā)展了，必須對檔案管理進行創(chuàng)新，只有這樣才能讓檔案得到更好地發(fā)展，同時也能夠更好地滿足社會發(fā)展的需求，讓檔案的事業(yè)得到更好地發(fā)展，同時，針對現在檔案發(fā)展中存在的問題也應該給予積極地解決，只有這樣才能更進一步的，促進檔案的發(fā)展。

1.1 傳統(tǒng)的檔案管理效率低

在傳統(tǒng)的管理模式中，對檔案管理工作主要是對檔案進行分門別類整理，在進行檔案的存取過程中，主要都是運用人工的方式來對檔案進行管理，在進行人工操作的時候不可避免的就會出現問題，檔案管理人員在進行檔案取用的時候經常會出現失誤，很多的檔案管理的人員都會存在很大的隨意性，這就使得檔案的次序得不到很好的保證，這種現象就使得檔案管理的過程中經常出現無序的現象，而現代檔案本身也存在著信息量比較大的情況，如果仍舊按照傳統(tǒng)的方式來進行檔案的管理，就會讓檔案管理的效率被進一步的降低，同時在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，如果一旦發(fā)生檔案沒有放在指定位置的情況，管理人員就必須要把所有的檔案都重新瀏覽一遍才能找到所需要檔案，非常的費時費力，導致檔案管理的效率被進一步的拉低。

1.2 檔案編目流程低效

傳統(tǒng)的檔案管理都是需要手工來對檔案進行處理，在整個過程中工程量是非常龐大的，需要對檔案進行整理、分類、重新的裝訂、排序、進行編號的編寫，然后在進行手工的錄入目錄等。同時整個操作的流程是非常復雜的，每一個環(huán)節(jié)都需要非常大量的人力和物力，如果其中有一個環(huán)節(jié)處理不當話，就會對檔案的資源造成非常大的影響。

1.3 人員素質偏低

提高檔案管理人員的信息技術應用技能和管理水平是必要的，但目前相關人員的素質偏低，思想觀念比較落后，未能嚴格遵循規(guī)章制度。或者責任心不強，缺乏奉獻精神，不利于促進檔案管理工作水平提高。應該加強管理和培訓，實現提高檔案管理水平，推動檔案信息化建設的目的。

2 檔案管理信息化建設的必要性

檔案需要長期保存，很容易出現文檔紙張受潮、蟲蝕等災害，為了改善存儲環(huán)境，檔案部門要投入大量的文檔管理費用，并且檔案需要反復查閱，會受到不同程度的損害，這給檔案管理帶來困難。信息社會的發(fā)展，辦公自動化的出現，使得檔案管理方式發(fā)生了變化，信息化建設成為必然。

2.1 檔案管理信息化是實現資源共享的要求

全球化背景下，檔案資源信息化建設成為各國搶占經濟發(fā)展的最高點，也是加快社會經濟發(fā)展的必由之路。加快檔案管理信息化建設是實現檔案信息管理的現實需要，實現檔案資源的便捷開發(fā)、利用，打破信息資源之間的壁壘，實現資源的共享。

2.2 檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的要求

檔案是社會發(fā)展中的基礎性事業(yè)，在社會現代化建設中占有十分重要的地位，隨著社會經濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足社會需求，檔案工作的內外環(huán)境都發(fā)生了改變，檔案管理面臨新挑戰(zhàn)。

2.3 檔案管理信息化是提高工作效率的要求

檔案管理工作基本上都是人工操作的，檔案管理實行的是精細化的管理，主要以手工勞動為主，花費大量的人力、物力，但效率卻不高。在信息技術快速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式遠不能適應社會對檔案的需求，弊端也變的越來越明顯。

3 檔案管理信息化建設的措施

3.1 建立現代信息服務理念

信息時代，檔案工作服務方式發(fā)生了很大變化，為檔案管理工作提供了前所未有的發(fā)展空間。信息系統(tǒng)的廣泛使用，形成了大量的電子文件信息資源，信息系統(tǒng)用戶越多，對信息服務的要求越高，所以，檔案管理人員要樹立現代信息服務理念。

3.2 加強信息化基礎設施建設

計算機網絡的發(fā)展，實現了信息數據的遠近傳遞和處理。電子文件以其快捷的速度正逐步取代紙質文件，它具有傳統(tǒng)紙質檔案無法比擬的優(yōu)勢，大大提高了檔案工作效率。檔案文件管理方面，可以通過計算機進行文件的發(fā)送、接收、借閱、歸檔等，檔案歸檔管理方面可以用計算機進行檔案的收集、整理等。

3.3 提高人員素質，推動信息化建設和管理效率

重視基礎扎實，業(yè)務技能強的檔案管理人員引進，有效掌握信息技術的應用技能。從而順應網絡化、信息化發(fā)展需要，促進傳統(tǒng)檔案管理方式得到根本轉變。加強檔案管理人員培訓，提高信息技術應用水平，完善培訓制度，豐富培訓內容，包括檔案管理理論、計算機技術應用知識、數字化建設、現代管理理論等，促進檔案管理人員綜合技能提升。注重檔案管理新技術、新設備和新方法的培訓，提高信息化技術應用技能，有利于檔案信息化建設和檔案管理水平提高。

4 總結

綜上所述，在檔案發(fā)展的過程中信息技術對于其起到非常關鍵的作用，檔案管理相對與其他的行業(yè)而言是一項非常復雜的工作，為了更好地適應現代社會地方發(fā)展的需求，檔案管理逐漸的開始了檔案信息化建設，這對檔案的發(fā)展來講是一次非常重要的變革，關系到檔案的未來發(fā)展趨勢，信息化的應用讓檔案管理的效率變得更高，不僅能夠讓檔案更好地為人們服務，也進一步的促進了社會的發(fā)展和進步，讓檔案管理在社會發(fā)展中的地位得到了上升。

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