新時(shí)期研究所科研檔案工作思考

李月華

摘 要：近年來(lái)，隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，各研究所在科研人員規(guī)模、課題模式、科研成果體現(xiàn)形式、科研管理方式等方面都發(fā)生了較大變化，也給研究所科研檔案管理提出了新的要求，即如何在新時(shí)期、新形勢(shì)下做好研究所科研檔案管理工作，為科研工作提供有效支撐服務(wù)，是新時(shí)期研究所科研管理工作的重要命題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；研究所；科研；檔案；工作；思考

一、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提升兼職檔案員的檔案管理技能，增強(qiáng)職工歸檔意識(shí)——讓科研人員知?dú)w檔

近幾年來(lái)，我組織開(kāi)展了多次檔案培訓(xùn)活動(dòng)，采用分層次模式，從所級(jí)集中培訓(xùn)到深入研究室進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、從管理技能培訓(xùn)到歸檔實(shí)踐應(yīng)用，進(jìn)一步提升全所檔案收集和預(yù)立卷水平，促進(jìn)預(yù)立卷工作的開(kāi)展。具體情況如下：

1、集中培訓(xùn)（平均每年5次）：針對(duì)全所各處、室兼職檔案員，以講座形式進(jìn)行關(guān)于科研課題檔案和文書(shū)檔案收集和預(yù)立卷工作培訓(xùn)，確?？蒲泻臀臅?shū)檔案收集工作的及時(shí)、完整。

2、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)（平均每年36次）：依據(jù)科研項(xiàng)目特點(diǎn)，分別對(duì)項(xiàng)目管理人員、課題負(fù)責(zé)人、課題研究人員分層次進(jìn)行關(guān)于科研項(xiàng)目檔案管理和預(yù)立卷工作現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)和指導(dǎo)，增強(qiáng)科研人員檔案意識(shí)，提高科研檔案預(yù)立卷水平，確?？蒲许?xiàng)目歸檔質(zhì)量。

二、進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案收集過(guò)程的監(jiān)督與指導(dǎo)，提高歸檔材料的齊全性和完整性——讓科研人員想歸檔

想要從根本上提高科研人員的歸檔意識(shí)，應(yīng)從提高科研檔案利用及服務(wù)入手。包括在確保檔案安全性的前提下，簡(jiǎn)化檔案借閱流程，逐步開(kāi)展檔案電子化建設(shè)工作，探索建立檔案共享機(jī)制等。當(dāng)科研人員用好檔案、自覺(jué)歸檔，檔案收集難的問(wèn)題自然迎刃而解。

1、進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)科研檔案預(yù)立卷情況的檢查和指導(dǎo)

（1）根據(jù)科研項(xiàng)目（課題）周期與科技處共同討論、制定科研檔案歸檔工作計(jì)劃，明確各階段歸檔目標(biāo)及時(shí)間安排；

（2）按照科研檔案歸檔工作計(jì)劃時(shí)間安排，提前與各項(xiàng)目（課題）組兼職檔案員溝通預(yù)立卷要求和預(yù)立卷檢查內(nèi)容；

（3）定期進(jìn)行預(yù)立卷檢查和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，形成書(shū)面檢查記錄并提出整改建議，限期整改并跟蹤落實(shí)情況。

2、加強(qiáng)項(xiàng)目驗(yàn)收前的預(yù)立卷指導(dǎo)，為我所近幾年通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收提供了保障

（1）自立項(xiàng)開(kāi)始對(duì)管理材料分類(lèi)、整理和排序進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；提醒設(shè)備管理部門(mén)采購(gòu)開(kāi)始建立預(yù)立卷；研究室設(shè)備開(kāi)箱開(kāi)始收集相關(guān)材料。我建立了《XX專(zhuān)項(xiàng)設(shè)備項(xiàng)目檔案計(jì)劃完成表》，并開(kāi)箱現(xiàn)場(chǎng)做好設(shè)備開(kāi)箱照片拍攝、開(kāi)箱隨機(jī)材料收集等預(yù)立卷跟蹤指導(dǎo)，確保全所重大專(zhuān)項(xiàng)、修購(gòu)等檔案材料的齊全、完整。

（2）2014年驗(yàn)收修購(gòu)項(xiàng)目和2015年科工局技改項(xiàng)目中期檢查時(shí)，專(zhuān)家對(duì)檔案工作給予高度評(píng)價(jià)，肯定我所檔案管理水平有了大幅度的提高。

3、加強(qiáng)檔案利用為全所科研及管理工作發(fā)揮良好的作用

2017年共借閱檔案676次7750件，配合全所完成了審計(jì)和項(xiàng)目驗(yàn)收等工作。其中財(cái)務(wù)憑單借閱3338件，為項(xiàng)目審計(jì)、驗(yàn)收等工作順利通過(guò)發(fā)揮重要憑證作用；科研課題檔案借閱2089件，為科研人員進(jìn)行科研工作提供參考，確保我所科研工作的順利開(kāi)展起到保障作用；其他檔案借閱2323件，為機(jī)關(guān)管理工作提供參考利用，也為我所創(chuàng)新工作發(fā)展提供了服務(wù)。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，細(xì)化檔案管理規(guī)范——讓科研人員要?dú)w檔

為加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，明確專(zhuān)兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)，進(jìn)一步完善檔案管理制度，印發(fā)了微電子所檔案管理制度：《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所文書(shū)檔案建檔規(guī)范》、《綜合檔案管理規(guī)范》、《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所綜合檔案室工作職責(zé)》、《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所兼職檔案員工作職責(zé)》、《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所檔案借閱制度》、《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所檔案庫(kù)房管理規(guī)定》、《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所檔案保密制度》、《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所檔案工作管理辦法》、《微電子研究所關(guān)于調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》、《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)施細(xì)則（暫行）》等，在制度執(zhí)行過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)在文書(shū)建檔規(guī)范、綜合檔案管理規(guī)范等方面需進(jìn)一步細(xì)化，又將原《綜合檔案管理規(guī)范》、《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所文書(shū)檔案建檔規(guī)范》之中科研課題檔案、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案、著名人物檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研儀器設(shè)備檔案、文書(shū)檔案等幾部分內(nèi)容修改后與院新增軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范合并為《中國(guó)科學(xué)院微電子研究所檔案工作管理辦法》，目前在執(zhí)行之中。

構(gòu)建了以綜合檔案室為核心、以各部門(mén)兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并將文件材料的預(yù)立卷、歸檔工作列入專(zhuān)兼職檔案人員的崗位職責(zé)，每月對(duì)科研課題及儀器設(shè)備等進(jìn)行預(yù)立卷檢查。2017年開(kāi)展各類(lèi)檔案預(yù)立卷檢查79次，對(duì)629個(gè)不符合檔案管理規(guī)范的問(wèn)題提出整改建議，將檢查出問(wèn)題及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)，填寫(xiě)預(yù)立卷檢查表，在各處、室配合下全部完成整改。通過(guò)預(yù)立卷檢查，使我所預(yù)立卷水平大幅度提高，得到專(zhuān)家組認(rèn)可，為項(xiàng)目順利通過(guò)驗(yàn)收奠定了基礎(chǔ)。

結(jié)合我所檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)一步明確了各類(lèi)檔案管理職責(zé)，重點(diǎn)：

1、科研課題檔案：及時(shí)跟蹤課題進(jìn)展，定期指導(dǎo)、檢查文件的形成、積累和立卷歸檔，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案：加強(qiáng)建檔工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，參加儀器設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，對(duì)文件進(jìn)行審核和整理，做好驗(yàn)收前的自查工作。

3、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案：監(jiān)督、檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)基建檔案的預(yù)立卷；做好檔案的保管和利用工作。

作為一個(gè)科研管理者，科研檔案工作要與其他管理工作一樣，一要抓好歸檔管理，確保檔案收集，做好利用服務(wù)；二要做好服務(wù)工作，想科研人員所想，做科研人員所需，始終本著服務(wù)的精神。只有這樣兩手抓，檔案工作才會(huì)做好，檔案才會(huì)在研究所的科技事業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的支撐保障作用。

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（作者單位：中國(guó)科學(xué)院微電子研究所）