淺談檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對策

張珊珊

摘 要：檔案蘊(yùn)含著豐富的經(jīng)驗(yàn)信息，為相關(guān)單位的后續(xù)發(fā)展起著一定的指導(dǎo)、借鑒作用。為此，當(dāng)代人們逐漸重視檔案的信息價(jià)值，并積極進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。本文簡述了當(dāng)今檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題及對策，以便為檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化

檔案管理是各社會主體都較為重視的管理工作。到目前為止，檔案的信息化作用逐漸引起人們的重視，其信息化建設(shè)已得到初步發(fā)展。但在建設(shè)的過程中，其效率與質(zhì)量受某些問題的影響，正處于緩慢上升狀態(tài)。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理的重視度逐漸提升

近年來，隨著技術(shù)的不斷提升，信息化的發(fā)展已融入到各行各業(yè)之中。如何提升企業(yè)所獲得的信息安全性與可靠性成為人們關(guān)注重點(diǎn)話題。在此背景下管理者逐漸重視檔案的作用，受檔案建設(shè)的嚴(yán)謹(jǐn)性影響，檔案具備較多豐富有效的信息[1]。因此檔案信息化的作用逐漸突出，檔案信息化建設(shè)也從多角度展開。

（二）技術(shù)的發(fā)展為其建設(shè)提供支持

檔案信息化建設(shè)需要以一定的技術(shù)作為支持，從信息收集、信息整理、檔案管理、檔案使用等很多角度進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。當(dāng)代電子信息技術(shù)的發(fā)展，提升了信息收集整理的工作效率，創(chuàng)新檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)高效信息共享。因此，科技的發(fā)展為檔案信息化管理提供了有效的技術(shù)支持，促進(jìn)信息化檔案建立的進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化與信息化技術(shù)的應(yīng)用，有效的保證了檔案信息化水平提高，為其進(jìn)一步發(fā)展指明方向。

（三）檔案管理的信息化作用越發(fā)突出

社會各單位及部門多數(shù)建立起檔案資料信息庫，為其制定相關(guān)決策提供有效的參考，實(shí)現(xiàn)了管理決策的信息化與科學(xué)化。同時也反映出檔案信息化作用越來越突出。相關(guān)人員在進(jìn)行決策的過程中越發(fā)重視對檔案信息的參考，提高決策的準(zhǔn)確性與效率性。

（四）檔案管理系統(tǒng)促進(jìn)檔案信息化

在技術(shù)發(fā)展的影響下，各級單位的檔案管理工作已由紙質(zhì)存檔模式發(fā)展為現(xiàn)代信息化管理模式。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理進(jìn)步，更有助于檔案信息化使用，為檔案信息化建設(shè)提供有效途徑。

二、檔案信息化建設(shè)的問題

（一）重視度不足

雖然人們對檔案作用的重視度逐漸提高，但其對檔案信息化建設(shè)的重視度仍不足，導(dǎo)致其實(shí)際建設(shè)工作存在多種問題。一方面，人們需要檔案為其提供有效參考信息，另一方面，未改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，使檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式中。造成檔案信息化無法滿足管理需求，降低人們對檔案信息化的重視度。

（二）檔案信息資源缺失

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于豐富完善的信息內(nèi)容，否則檔案的信息職能將得不到有效發(fā)揮。就當(dāng)前檔案信息化建設(shè)情況來看，其面臨最大的問題就是信息資源不完善，許多信息嚴(yán)重缺失。這導(dǎo)致檔案信息職能未得到完全發(fā)揮，其進(jìn)一步建設(shè)難度較大。

（三）管理經(jīng)費(fèi)不足

人們在生產(chǎn)過程中管理經(jīng)費(fèi)多分配至生產(chǎn)資料的更新與完善，以此推動生產(chǎn)力的提升。這導(dǎo)致檔案管理的經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足、檔案資料得不到完善、檔案管理技術(shù)無法提升、檔案信息提取與利用的水平有限。這些問題嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)水平，檔案的作用無法得到有效提升。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低

檔案管理人員管理專業(yè)素質(zhì)的高低，會直接影響檔案信息化建設(shè)成果。而我國當(dāng)前檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的最普遍的現(xiàn)象為，管理人員幾乎非專業(yè)性人才，甚至部分人員學(xué)歷極低。這就導(dǎo)致管理人員檔案的重要性認(rèn)識不足，未掌握所管理的檔案信息利用的有效方式，會降低管理的有效性。

（五）信息化建設(shè)技術(shù)落后

檔案信息化建設(shè)技術(shù)落后也是阻礙其進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵因素，建設(shè)技術(shù)落后使檔案管理的模式未發(fā)生改變，從信息整理分析到最后的管理與分享都受到極大的影響。檔案信息化各項(xiàng)建設(shè)工作技術(shù)未得到提升，不利于對其信息的深入挖掘與利用，阻礙檔案信息職能的發(fā)揮。

三、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展對策

（一）加強(qiáng)各級人員的重視程度

積極加強(qiáng)檔案信息技術(shù)化發(fā)展有效作用的宣傳工作，提升人們對檔案信息化建設(shè)工作的重視度。為此各級人員都應(yīng)做好自身的宣傳工作，檔案管理人員應(yīng)以一項(xiàng)檔案的信息內(nèi)容為基礎(chǔ)進(jìn)行整理分析，以此作為理論技術(shù)制定發(fā)展建議。然后將其傳達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)手中，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度。而領(lǐng)導(dǎo)人員在充分重視該項(xiàng)工作后，應(yīng)采取一定的措施提升整體員工對檔案信息化建設(shè)工作的重視度。

（二）完善檔案信息內(nèi)容，豐富信息資源

定期對檔案的信息進(jìn)行豐富與完善，保證信息的多樣性、全面性與準(zhǔn)確性。通過各種手段不斷獲取更全面的信息。一方面通過實(shí)地收集，對前信息進(jìn)行補(bǔ)充與完善；另一方面，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集更多的信息，對信息內(nèi)容進(jìn)行完善。無論采用哪種方式，都必須保證信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，以確保檔案的信息職能的有效發(fā)揮。

（三）適當(dāng)增加管理經(jīng)費(fèi)

管理者應(yīng)適當(dāng)增加檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，為其各項(xiàng)工作的展開提供充足的資金支持。合理增加檔案管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)，及時更新當(dāng)前檔案信息化建設(shè)技術(shù)與系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平不斷不升。同時利用充足的經(jīng)費(fèi)擴(kuò)大管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)與規(guī)模，建立專業(yè)化、高效率的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案信息化建設(shè)的人員隊(duì)伍水平。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

通過對管理人員進(jìn)行的知識與技術(shù)的教育，培養(yǎng)出高素質(zhì)的檔案管理人才，使其為檔案信息化建設(shè)工作做出貢獻(xiàn)。重視檔案管理人員的專業(yè)知識教育，提高其檔案管理綜合水平的同時，加強(qiáng)對其信息化技術(shù)的培養(yǎng)，使檔案管理人員掌握有效的檔案信息化建設(shè)技術(shù)，促進(jìn)該項(xiàng)建設(shè)水平的進(jìn)一步提升。

（五）創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)技術(shù)

及時更新檔案信息化建設(shè)技術(shù)，以最先進(jìn)的技術(shù)促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展。為此定期更新檔案管理信息系統(tǒng)，使系統(tǒng)的內(nèi)容更加完善，更有效保障檔案信息職能的發(fā)揮。

結(jié)論：

當(dāng)前人們對檔案信息化作用愈發(fā)關(guān)注，正利用各種先進(jìn)技術(shù)促進(jìn)檔案信息化發(fā)展。檔案信息化建設(shè)正處于發(fā)展階段，實(shí)際工作中存在較多問題阻礙其進(jìn)步發(fā)展。相關(guān)人員必須加強(qiáng)對問題的有效處理，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量不斷提升。

參考文獻(xiàn)

[1]林靜.企業(yè)檔案管理信息化管理的問題與對策[J].城建檔案，2016，（5）：20-21.

[2]王靜霞.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題及對策[J].檔案天地，2014，（1）：48-49.

（作者單位：衡陽市委黨校）