檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

康青 李文婷

摘 要：在新時(shí)代下，檔案管理是企業(yè)運(yùn)營過程中不可忽視的重要工作，關(guān)乎自身的生存發(fā)展。而企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息是企業(yè)發(fā)展中關(guān)鍵性的資源，有利于增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，走上自主創(chuàng)新的道路。在新形勢下，企業(yè)需要強(qiáng)化自身的創(chuàng)新意識，注重檔案管理水平的提高，加強(qiáng)檔案信息的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)，充分展現(xiàn)檔案信息的社會價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值。以此，不斷促進(jìn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)最大化的運(yùn)營效益。

關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)發(fā)展；信息化建設(shè)

在企業(yè)運(yùn)營過程中，檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，也是企業(yè)管理過程中不可或缺的組成元素，貫穿于不同領(lǐng)域中。檔案管理需要企業(yè)內(nèi)部所有員工參與其中，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要優(yōu)化利用自身轉(zhuǎn)型以及信息化建設(shè)的重要發(fā)展時(shí)機(jī)，創(chuàng)新檔案管理工作，充分展現(xiàn)檔案價(jià)值，不斷開拓檔案管理具有的多樣化功能。以此，使企業(yè)以最小化的運(yùn)營成本實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)效益，能夠在社會市場中立于不敗之地，不斷促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)發(fā)展中檔案管理的重要作用

（一）維護(hù)企業(yè)的權(quán)益

在運(yùn)營過程中，檔案管理可以在一定程度上維護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的合法權(quán)益。就知識產(chǎn)權(quán)來說，指的是企業(yè)的專利權(quán)、商業(yè)機(jī)密權(quán)等，能夠客觀地折射出企業(yè)自身的運(yùn)營成果。在整個(gè)生存發(fā)展過程中，知識產(chǎn)權(quán)是其不可忽視的重要突破點(diǎn)，必須保護(hù)好企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。就企業(yè)檔案而言，能夠準(zhǔn)確、客觀地記錄知識產(chǎn)權(quán)的各個(gè)方面，是企業(yè)擁有某種知識產(chǎn)權(quán)的法律性憑證，一種有力的證據(jù)。一旦所擁有的知識產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)問題，企業(yè)就可以充分利用產(chǎn)權(quán)檔案的作用，維護(hù)自身的合法權(quán)益。從某種角度來說，在整個(gè)運(yùn)營過程中，合理管理檔案信息是非常必要的，這有利于企業(yè)有效解決各種知識產(chǎn)權(quán)糾紛，維護(hù)自身的合法權(quán)益，確保日常工作的順利進(jìn)行。此外，合理的檔案管理可以確保企業(yè)檔案具有其安全性，避免企業(yè)陷入各種困境。企業(yè)經(jīng)營者必須意識到企業(yè)檔案的重要性，做好保密工作，做好檔案信息的整理與保存工作，避免檔案信息出現(xiàn)泄密、丟失等，維護(hù)好企業(yè)各方面的合法權(quán)益。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

從某種角度來說，檔案管理貫穿于企業(yè)發(fā)展的始終，能夠保存企業(yè)不同發(fā)展時(shí)期的各種資料，提高檔案信息資源的利用價(jià)值，有助于保證企業(yè)內(nèi)部工作的順利開展。而企業(yè)經(jīng)營者能夠根據(jù)各種檔案資料信息，掌握社會市場的動態(tài)變化，隨時(shí)優(yōu)化調(diào)整運(yùn)營策略，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的二次深層次開發(fā)，轉(zhuǎn)化為一種企業(yè)文化、企業(yè)精神等，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，帶動員工工作的積極性、主動性。還能有效保存企業(yè)內(nèi)外各種信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各種資源共享，提高企業(yè)資源的利用價(jià)值，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展注入更多創(chuàng)新元素，增強(qiáng)企業(yè)的創(chuàng)新能力，加強(qiáng)企業(yè)不同部門的聯(lián)系，處于統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系中，充分發(fā)揮各部門作用，有利于企業(yè)經(jīng)營者掌握各方面的數(shù)據(jù)信息，科學(xué)決策，開展各項(xiàng)日常業(yè)務(wù)，創(chuàng)造更多的運(yùn)營價(jià)值。

（三）有利于提高企業(yè)管理的整體水平

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)發(fā)展需要面對更多復(fù)雜的工作任務(wù)，工程程序繁雜，阻礙了企業(yè)的正常運(yùn)作。隨著檔案管理的不斷完善，簡化了工作程序，工作人員能夠不受時(shí)空限制，迅速找到所需的原始檔案資料，極大地提高檔案信息利用價(jià)值，提升工作效率與質(zhì)量，有利于完善企業(yè)管理，為企業(yè)發(fā)展?fàn)I造良好的內(nèi)外部環(huán)境。

二、企業(yè)發(fā)展中檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新觀念

在新時(shí)代下，要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，正確認(rèn)識檔案管理工作，逐漸提高企業(yè)檔案管理水平。在此過程中，企業(yè)要引導(dǎo)工作人員，做好檔案管理工作，提高檔案信息利用率，充分展現(xiàn)其具有的價(jià)值。在我國經(jīng)濟(jì)體制改革與創(chuàng)新浪潮中，企業(yè)要全面而客觀地分析自身的實(shí)際運(yùn)營情況，合理配置內(nèi)部各項(xiàng)資源，提高資源利用率，減少企業(yè)的運(yùn)營成本。而企業(yè)檔案管理工作人員要以社會市場為導(dǎo)向，動態(tài)化監(jiān)督市場動向發(fā)展，市場對新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的新要求，轉(zhuǎn)變已有的管理理念，優(yōu)化利用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不斷促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展建設(shè)。此外，企業(yè)還要從不同角度入手，積極引導(dǎo)員工正確認(rèn)識企業(yè)檔案具有的價(jià)值，意識到檔案信息的重要性。在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理是必不可少的環(huán)節(jié)，有利于內(nèi)部員工更好地了解企業(yè)的發(fā)展歷程、已有的文化以及取得的成就，更好地投入到實(shí)際工作中。

（二）創(chuàng)新體制

在運(yùn)營過程中，企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際情況，健全檔案管理體制，創(chuàng)新已有的管理結(jié)構(gòu)以及管理制度，不斷拓展企業(yè)檔案管理范圍，實(shí)行一體化管理，有效管理企業(yè)檔案，提高內(nèi)部資源的利用價(jià)值。在創(chuàng)新企業(yè)檔案管理體制的過程中，需要從不同角度入手，提高檔案管理工作效率，具體分析實(shí)際運(yùn)營情況，使各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、條例明確化，落實(shí)到具體的工作崗位中，并結(jié)合社會市場動態(tài)變化，有針對性地完善管理體制內(nèi)容，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展建設(shè)做好鋪墊。在檔案管理過程中，要明確檔案管理工作人員的職責(zé)，創(chuàng)新檔案管理工作流程，使其更加規(guī)范，更加安全，并對內(nèi)部其他運(yùn)營部門實(shí)行必要的監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)匯集檔案資料，優(yōu)化利用。以此，不斷強(qiáng)化內(nèi)部員工的檔案責(zé)任意識、義務(wù)意識，具備基本的職業(yè)素養(yǎng)，規(guī)范自身行為。此外，還能使檔案信息更加準(zhǔn)確、完整，不出現(xiàn)丟失、泄露等問題，促使檔案資料的形成、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)處于有序運(yùn)行中，不斷增加企業(yè)的運(yùn)營價(jià)值。

（三）創(chuàng)新管理

在整個(gè)發(fā)展過程中，企業(yè)檔案管理要緊隨企業(yè)、社會發(fā)展，要把國家的相關(guān)規(guī)定及時(shí)運(yùn)用到管理工作中?；诖耍髽I(yè)要定期對內(nèi)部員工進(jìn)行有針對性地培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案意識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)體系，提高綜合技能，調(diào)動員工參與的積極性、主動性，不斷增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力、向心力，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。同時(shí)，在現(xiàn)代化信息技術(shù)作用下，信息化服務(wù)已成為企業(yè)檔案管理發(fā)展的一大特色，也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，是增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵所在。在實(shí)際工作中，企業(yè)檔案部門要能夠正確定位，正確認(rèn)識自身在整個(gè)發(fā)展過程中扮演的職能角色，充分發(fā)揮各方面的作用，并優(yōu)化利用各種先進(jìn)技術(shù)，為企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案管理工作人員要注重自身技能的優(yōu)化完善，根據(jù)實(shí)際情況，制定科學(xué)詳盡的工作計(jì)劃，明確檔案資料收集以及歸檔的具體時(shí)間，合理編排、存放檔案目錄，保護(hù)好檔案資料，為今后開展各項(xiàng)工作提供有利的資料保障，提高檔案資料的利用率。總而言之，在新時(shí)代下，企業(yè)要把檔案管理工作放在首要位置，要優(yōu)化利用檔案管理對企業(yè)自身發(fā)展的作用，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，加強(qiáng)企業(yè)檔案創(chuàng)新管理，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，順應(yīng)現(xiàn)代化管理的客觀規(guī)律，和企業(yè)建設(shè)發(fā)展同步進(jìn)行，充分發(fā)揮企業(yè)檔案資料的作用，加強(qiáng)企業(yè)各部門聯(lián)系，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力與向心力，確保企業(yè)各項(xiàng)工作順利開展。以此，減少企業(yè)的運(yùn)營成本，實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，能夠更好地面對激烈的市場競爭，能夠在經(jīng)濟(jì)體制改革浪潮中不斷前行，擁有更加廣闊的發(fā)展前景。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：南京市交通投資建設(shè)控股（集團(tuán)）有限責(zé)任公司）