淺談如何做好檔案管理工作

石礫

摘 要：為了進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的功能與作用，更好地為教學(xué)改革和教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)，加強(qiáng)檔案管理工作就顯得尤為重要。本文從提高重視程度，健全工作機(jī)構(gòu)；注重檔案收集，加強(qiáng)管理；常抓不懈，做好促進(jìn)檔案定級工作，促進(jìn)學(xué)校檔案管理水平的不斷提高；加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)；注重檔案過程管理，提高檔案管理水平等方面就如何做好檔案管理工作進(jìn)行了深入的探討，具有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；檔案制度

一、前言

檔案是學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的，是學(xué)校開展各項(xiàng)工作的見證，是反映學(xué)校歷史的真實(shí)資料，也是研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料。本文以學(xué)校為例，就如何做好檔案管理工作進(jìn)行了深入的探討。

二、如何做好檔案管理工作

（1）提高重視程度，健全工作機(jī)構(gòu)。實(shí)行“三納入”“三同步”，把檔案工作列入學(xué)校工作的重要議事日程，納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃、納入學(xué)校管理制度、納入有關(guān)人員職責(zé)范圍；布置工作、檢查工作、總結(jié)工作與相關(guān)檔案資料歸檔同步。加強(qiáng)對學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，層層成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專、兼職檔案員，積極創(chuàng)造條件，保證檔案管理工作順利開展。檔案室應(yīng)對檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按照有關(guān)規(guī)定，及時向當(dāng)?shù)貦n案部門和上級主管部門報送檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果。學(xué)校綜合檔案室要定期對所存檔案進(jìn)行全面檢查，對已破損和字跡褪色的檔案，及時修復(fù)或復(fù)制；如遇有特殊情況，應(yīng)立即向校領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理。

（2）注重檔案收集，加強(qiáng)管理。檔案管理工作完善的前提和基礎(chǔ)是做好文件材料收集。在入檔前我們一定要對所收集的資料進(jìn)行審查整理，認(rèn)真鑒別，決定取舍，然后系統(tǒng)地分類、分項(xiàng)進(jìn)行歸檔整理。各校要設(shè)置檔案柜，檔案入柜存放。有條件的學(xué)校，要建立綜合檔案室，除統(tǒng)一存放檔案外，還要陳列、存放學(xué)校有史以來保存下來的有價值的珍貴實(shí)物。

（3）常抓不懈，做好促進(jìn)檔案定級工作，促進(jìn)學(xué)校檔案管理水平的不斷提高。檔案定級工作對于做好檔案管理工作來說，也是極為重要的。我們應(yīng)該按照 “一早兩嚴(yán)三優(yōu)”的方法來操作?！耙辉纭笔侵笝n案定級工作行動早、準(zhǔn)備早、行動快，不等不靠，一方面對近年來的文件資料進(jìn)行立卷和歸檔，另一方面主動了解和學(xué)習(xí)已定級單位的經(jīng)驗(yàn)做法，再一次對多年來檔案工作進(jìn)行了查漏補(bǔ)缺；“兩嚴(yán)”是指嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，嚴(yán)格對照檔案定級的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作要求，在整個準(zhǔn)備過程中做到項(xiàng)目多不亂、資料多不雜、頭緒多不粗，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環(huán)節(jié)中無差錯；“三優(yōu)”是指在這次檔案定級準(zhǔn)備過程中，堅(jiān)持開展“優(yōu)質(zhì)管理、優(yōu)質(zhì)設(shè)施、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”活動，通過領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與，進(jìn)一步優(yōu)化全校檔案管理的條件。

（4）加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。舉辦學(xué)校檔案管理員培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論、現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)。同時，注重檔案收集，加強(qiáng)過程管理。

（5）注重檔案過程管理，提高檔案管理水平。一方面加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。學(xué)校定期派檔案員參加檔案局的檔案知識培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并且每年請專職檔案員定期對校全體檔案員開展培訓(xùn)，學(xué)習(xí)資料鑒定和分類、編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，檔案員做到持證上崗。另一方面加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔，是能否做好檔案工作的一個基礎(chǔ)。

總之，經(jīng)過近年來的努力，學(xué)校檔案管理水平得到很大的提高，檔案工作做到了歸檔及時、分類科學(xué)、操作規(guī)范、管理嚴(yán)格，有力提升了檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]丁麗：學(xué)校檔案管理工作要做好“五個建設(shè)”[j].蘭臺內(nèi)外，2009（2）：136—139。

（作者單位：黑龍江廣播電視大學(xué)明水分校）