淺談電子時(shí)代的檔案管理

朱麗麗

摘要：隨著人們生活水平的提高，科學(xué)技術(shù)的日新月異，人們對(duì)于檔案管理這種歷史沿襲下來的傳統(tǒng)事物也逐漸提高了認(rèn)識(shí)?？墒?，現(xiàn)存的管理落后、效率低下、認(rèn)識(shí)水平有限等問題也接踵而來。為了使檔案管理能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，本文從正確認(rèn)識(shí)檔案管理、檔案管理在當(dāng)今面臨的一些顯著問題，以及如何讓檔案管理走進(jìn)電子時(shí)代等幾個(gè)方面進(jìn)行了一些簡(jiǎn)單的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）19-0101-02

現(xiàn)當(dāng)今，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展，計(jì)算機(jī)走進(jìn)了千家萬戶，電子檔案必然要取代以前那種相對(duì)落后的紙質(zhì)檔案?？墒牵@種轉(zhuǎn)變還是需要時(shí)間的。因?yàn)閺墓芾碚叩骄唧w工作人員，意識(shí)都極為欠缺，特別是在這種急需轉(zhuǎn)型的情況下，檔案管理為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，必須作出正確的調(diào)整。為了讓檔案管理更好地進(jìn)行，我們可以從以下幾方面著手：

一、明確什么是檔案管理

現(xiàn)在，依然有很多人認(rèn)為檔案管理就是抄寫、整理檔案，并做好保存，保證安全、不丟失就可以，而當(dāng)面對(duì)一些查檔、外調(diào)等臨時(shí)性的問題時(shí)，往往草草了事。這是對(duì)檔案管理本身的不理解，也是對(duì)檔案工作的不負(fù)責(zé)。

實(shí)際上，檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。對(duì)整個(gè)工作進(jìn)程以及財(cái)力物力利用情況的記錄，是相關(guān)部門按照國(guó)家法規(guī)，科學(xué)有效地對(duì)當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位工作的記錄和總結(jié)，工作完成后給后人留下具有參考價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)。[1]

例如：對(duì)于高級(jí)院校，那些出色的管理體系、優(yōu)秀的科研成果、先進(jìn)的教學(xué)理念，是進(jìn)行檔案管理的重要內(nèi)容。因此，平緩地將檔案管理過渡到電子時(shí)代下的模式中，對(duì)于高校的發(fā)展建設(shè)起到了至關(guān)重要的作用，具有劃時(shí)代的意義。這樣，就順理成章地為后續(xù)的教學(xué)評(píng)估、校史宣傳以及以后一系列冗長(zhǎng)的檔案規(guī)劃指明了正確的方向。

二、目前檔案管理存在的問題

（1）檔案管理信息化相對(duì)落后。檔案管理信息化已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理的必然趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)代檔案管理工作的重點(diǎn)。采用科學(xué)的思想、組織、方法以及手段，對(duì)公務(wù)員培訓(xùn)檔案管理工作進(jìn)行有效管理，使之獲得最佳的工作效益。[2]檔案管理本就是一項(xiàng)非常傳統(tǒng)而又復(fù)雜的工作，每一項(xiàng)工作都有具體標(biāo)準(zhǔn)和具體操作規(guī)范，要將雜亂無章的人事檔案科學(xué)地分門別類，整理成高質(zhì)量的卷宗，需要很強(qiáng)的綜合分析能力，只有分析人事檔案的形成，找出主線，才能有效地保持檔案卷宗之間的歷史聯(lián)系，組卷才能清楚合理。[3]檔案管理人員在管理的過程中，由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差?？倳?huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，各種檔案由于各種原因，出現(xiàn)漏簽、錯(cuò)簽情況以及清理不及時(shí)，沒有做到具體的檢查，等等。特別是還有一些人員，沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)就已經(jīng)上崗工作了，缺少對(duì)于檔案知識(shí)的認(rèn)識(shí)以及處理問題的能力，甚至對(duì)整個(gè)檔案工作流程不了解，使得工作進(jìn)度緩慢，各種問題處理拖拉沒有章法，整個(gè)檔案管理體系不夠健全。綜上所述，人工的處理方案，比較滯后，整理、檢索、立卷等工作量也是十分繁重的，這些工作十分零碎，相應(yīng)地也增加了難度并消耗了時(shí)間，而且，誰也不敢保證就萬無一失了。所以，完善檔案管理工作人員的硬件設(shè)施已經(jīng)迫在眉睫。急需相關(guān)人員行動(dòng)起來，盡快地讓設(shè)備上崗，更好地服務(wù)于檔案管理工作，讓檔案管理也追趕上信息化的熱潮。

（2）檔案管理工作人員技術(shù)不過關(guān)。要想實(shí)現(xiàn)電子時(shí)代的檔案管理，那必須有電子時(shí)代的人出現(xiàn)——高技術(shù)人才！

首先，領(lǐng)導(dǎo)部門要高度重視技術(shù)人員的培養(yǎng)，為技術(shù)人員搭建平臺(tái)，給予政策上的支持，使其做到認(rèn)識(shí)上有檔案、組織上有檔案、措施上有檔案……讓檔案深入到當(dāng)下的每一個(gè)計(jì)劃中。具體實(shí)施起來，就需要全員參與。一方面，要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的技術(shù)和相關(guān)理論知識(shí)的培訓(xùn)，使其能從簡(jiǎn)單的輸入輸出功能逐步適應(yīng)更加系統(tǒng)的理論。另一方面，也可以制定相應(yīng)的考核制度，定期考核結(jié)合不定期抽查。這樣，全員參與，由上至下，會(huì)使檔案管理工作得到更好的落實(shí)。

其次，檔案管理人員，也要高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，不要只著眼于眼前的簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)應(yīng)用，應(yīng)該更充分地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，提升自身的知識(shí)層次以及技術(shù)水平。同時(shí)，也要起到管理作用，采取有效措施，調(diào)動(dòng)全員積極性，讓每一位工作人員都做到與時(shí)俱進(jìn)，雙管齊下，把效率和質(zhì)量放在首要發(fā)展的位置。《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，能夠有效地調(diào)動(dòng)和發(fā)揮檔案管理者的積極性。

最后，檔案管理部門的每位工作人員，本身需要強(qiáng)化自己的意識(shí)，無論年長(zhǎng)年少，都要知道檔案管理追趕上信息化的熱潮是必然發(fā)展趨勢(shì)，所以，需要每位檔案管理工作人員從思想上意識(shí)到學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)與應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的關(guān)鍵之所在，讓檔案管理真正地具有規(guī)范化和科學(xué)化。

（3）檔案保存相對(duì)落后?，F(xiàn)有的檔案管理部門其管理手段落后，用手工人工來完成。那么，處（下轉(zhuǎn)第100頁(yè)）（上接第101頁(yè)）理檔案還是人工抄記、整理；保存這些紙質(zhì)檔案的依舊是占地面積浩大的鐵皮柜，既不安全也不規(guī)范。在清理時(shí)，難度大；在查檔時(shí)，不方便；在保存時(shí)，問題多。還大大地浪費(fèi)了原有的空間。

三、如何進(jìn)行電子時(shí)代的檔案管理

（1）加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí)。檔案管理的宣傳十分重要，要使得各單位明確檔案管理的重要性。現(xiàn)在，所有單位基本上都認(rèn)為做好工作是單位的重點(diǎn)，檔案管理不是很重要，可有可無，或者放著不管。而且很多個(gè)人自己都不知道自己檔案管理的應(yīng)屬位置，連自己檔位應(yīng)屬的單位都不明確，將其放在自己手里保管；使得一些本來已經(jīng)及時(shí)歸檔的檔案沒有及時(shí)存檔。就是這樣的思想觀念導(dǎo)致了現(xiàn)在的人事檔案缺失、各種材料不足。特別是一些單位的檔案管理人員都是臨時(shí)兼任的，缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)不熟練，較少掌握新知識(shí)。所以，檔案管理部門就要使得各單位能夠明確檔案管理的重要性，并能夠及時(shí)地請(qǐng)相關(guān)人員對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行材料的改善、補(bǔ)充。從而提高各單位檔案相關(guān)管理人員的素質(zhì)，使得檔案工作可以順利開展。

（2）規(guī)整檔案內(nèi)容。有關(guān)部門已經(jīng)作出相關(guān)要求，檔案管理部門需要和其他部門做好銜接，更好地進(jìn)行檔案的整理、歸檔和檔案移交等工作?！稒n案工作保密制度》《檔案材料歸檔制度》等相關(guān)檔案管理制度明確了檔案管理者的職責(zé)和任務(wù)，同時(shí)也規(guī)定了歸檔的范圍及整理要求，各部門要在整理檔案的同時(shí)，明確相關(guān)制度，做到有據(jù)可依。

檔案管理部門的工作人員要熟記檔案管理的要求以及規(guī)定，所有人員都必須謹(jǐn)記規(guī)定，對(duì)于檔案庫(kù)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，禁止在檔案庫(kù)出現(xiàn)易燃易爆物品，對(duì)于灰塵，或者蛀蟲、螞蟻等有害生物要及時(shí)清除。每日下班前要進(jìn)行安全檢查、切斷電源、關(guān)好門窗。下班后做好防盜，緊鎖庫(kù)門。檔案管理的《借閱規(guī)則》和《保密制度》都時(shí)刻警醒著檔案管理人員，要做好保密與安保工作。除此以外，還有很多的條例，也需要相關(guān)人員做到心中有數(shù)，任何個(gè)人不得以權(quán)謀私擅自挪用檔案資料。

檔案管理工作繁重而瑣碎，需要緊隨時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化。這樣就需要引進(jìn)各種復(fù)合型人才，既有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又掌握過硬的現(xiàn)代化信息技術(shù)，還有著先進(jìn)的思想理念。這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，讓檔案管理也能保質(zhì)保量地完成任務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]林麗.淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].行政管理，2013（6）.

[2]袁菲.尼培紅淺談公務(wù)員培訓(xùn)檔案管理信息化與應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2013（19）.

[3]厲丹.加強(qiáng)對(duì)黨員的思想教育做好人事檔案整理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2010（12）.

責(zé)任編輯：景辰