淺談城市圖書館檔案管理信息化建設(shè)

張林升 張坤

【摘 要】城市圖書館是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要組成部分，其承擔(dān)著群眾學(xué)習(xí)、閱讀等各方面的重要職能，加強城市圖書館檔案管理信息化發(fā)展，有助于圖書館信息資源利用水平的提高?；诖吮疚膶D書館管理信息化建設(shè)展開探討。

【關(guān)鍵詞】圖書館；檔案管理；信息化；圖書館檔案

由于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展得越來越迅速，因此對于信息技術(shù)的運用在各個領(lǐng)域中也變得普遍起來，現(xiàn)代城市圖書館中檔案管理工作也逐漸引進(jìn)了數(shù)字化的方案，通過先進(jìn)科技對檔案管理進(jìn)行更加有效合理的安排，將檔案資料以數(shù)字化的渠道進(jìn)行整體管理，為讀者提供越來越充實的服務(wù)。

一、圖書館檔案管理系信息化建設(shè)的重要性

第一，信息化檔案管理模式能夠大幅提升檔案資料的應(yīng)用效率。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展的形式下，網(wǎng)絡(luò)信息共享在諸多領(lǐng)域得到實踐，實施信息化建設(shè)和信息化管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集成化管理，能夠?qū)⒅T多檔案信息資源盤活，為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，從而最大程度體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價值。通過改變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，借助信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，提升檔案資料的應(yīng)用效率。第二，有利于公眾精神文明的發(fā)展。圖書館是社會大眾離開學(xué)校后獲取知識和信息的重要渠道之一，但21世紀(jì)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展降低了人們對圖書館的使用效率?，F(xiàn)階段，網(wǎng)路信息來源廣泛，種類繁多，對圖書館造成了巨大沖擊。為順應(yīng)科技的進(jìn)步，圖書館在運營管理中加強信息技術(shù)投入，為圖書資源和讀者提供了良好的交流平臺，實現(xiàn)了二者的有效溝通，實現(xiàn)了信息的互通和處理，最大程度促進(jìn)公眾精神文明建設(shè)。第三，有效保護(hù)紙質(zhì)資料檔案。以往的管理模式中，以出借紙質(zhì)資料檔案為主，其中不乏有一些年代久遠(yuǎn)、意義珍貴的資料在出借過程中造成磨損，維護(hù)和修復(fù)中也投入了大量人力、物力，造成稀有的圖書資料不得不封存。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，圖書館信息管理極大改善了這一弊端，滿足大眾對珍貴資源信息的需求，同時對原始檔案起到良好的保護(hù)作用。第四，有效減少人力成本。書館以巨大的館藏和資源量被大眾所需。傳統(tǒng)的圖書管理工作單調(diào)重復(fù)且效率較低下，需要投入大量人力。應(yīng)用計算機信息技術(shù)，大大提高了工作效率，較大程度改善了工作人員的工作環(huán)境，減少了人力成本，整體提高了圖書館的運營效益。

二、城市圖書館檔案管理信息化建設(shè)中的問題

1.管理意識淡薄，缺乏健全的管理制度

如今的圖書館建設(shè)的環(huán)節(jié)，越來越注重對大眾的服務(wù)質(zhì)量，這是值得提倡的，但是對于檔案管理的投建卻沒有很重視，這導(dǎo)致圖書館檔案管理事務(wù)成為一個弱勢環(huán)節(jié)，隨著人們從網(wǎng)絡(luò)攝取知識的途徑越來越多，圖書館也應(yīng)對信息化趨勢引起足夠重視。通常在檔案管理環(huán)節(jié)，人們的意識較弱，對于管理也比較松散，缺乏相應(yīng)的管理制度支持與相應(yīng)的具體措施。致使檔案管理工作成為一個虛名，各種資料依舊是沒有秩序的擺放，因此很多重要的文獻(xiàn)資料經(jīng)常發(fā)生缺漏遺失的現(xiàn)象，這種情況的存在會使圖書館在信息化建設(shè)中面臨各種信息不全的阻礙。

2.圖書館檔案信息化建設(shè)不夠完善

在信息技術(shù)不斷更新發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代，雖然我國很多圖書館都開展了圖書館檔案信息化建設(shè)工作，將圖書館內(nèi)資源數(shù)字化，從紙質(zhì)檔案管理過渡到了信息化檔案管理。但是在實際建設(shè)的過程中，卻仍然存在諸多問題，由于沒有一個建設(shè)圖書館檔案信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致我國圖書館之間的信息無法實時共享，降低了信息化數(shù)據(jù)的利用率。有些圖書館沒有完善的計算機設(shè)備，從而降低了檔案信息化管理的效率，有些圖書館無法保證數(shù)字檔案文件的安全性和完整性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料刪除或者認(rèn)為修改的情況，從而給圖書館檔案信息化管理工作帶來了挑戰(zhàn)。

3.管理人員信息化專業(yè)素質(zhì)較低

圖書館管理人員一般遵循國家的相關(guān)政策和制度規(guī)定，沒有較強的崗位意識，很多管理人員對專業(yè)知識技能，即檔案自動化管理、檔案標(biāo)引、檢索、編研和復(fù)制等掌握并不牢固，只能滿足基本的現(xiàn)代化設(shè)備操作需求，使信息化技術(shù)不能在圖書管理工作中發(fā)揮最大作用。

三、城市圖書館檔案管理信息化發(fā)展策略

1.信息管理和傳統(tǒng)管理相結(jié)合

在檔案信息化管理初期，檔案管理人員應(yīng)將信息管理和傳統(tǒng)管理相結(jié)合，讓電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，逐步完成檔案整理、轉(zhuǎn)化工作。首先，檔案管理人員應(yīng)做好分類工作，將紙質(zhì)檔案分類匯總，按類別轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便后續(xù)使用。對于一些珍貴手稿，在掃描成電子檔案的同時，需要細(xì)心保管，避免損失高價值檔案。其次，檔案管理人員應(yīng)重視更新工作，定期更新電子檔案，保證電子檔案的實效性和適用性。同時將過去的紙質(zhì)檔案封存好，以便后期利用紙質(zhì)檔案對比，避免檔案信息不一致的情況出現(xiàn)。最后，檔案管理人員應(yīng)做好分析工作，分析電子檔案和紙質(zhì)檔案中的價值信息，找出圖書館發(fā)展方向，為圖書館信息化發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

2.加強數(shù)字檔案的管理水平

數(shù)字檔案是信息技術(shù)發(fā)展的重要內(nèi)容。通過數(shù)字檔案能夠有效的減少檔案存儲空間、提高圖書館檔案管理的便攜性，加強數(shù)字檔案與多媒體信息之間的整合，提高了數(shù)字圖書館檔案管理計算機化以及信息化傳輸?shù)奶攸c。在數(shù)字檔案建設(shè)的過程中，能夠有效加強對于珍貴檔案的保存，并且拓展了檔案的內(nèi)容。在數(shù)字圖書館檔案管理的過程中，運用數(shù)字檔案技術(shù)能夠增強圖書館檔案管理的具體效果，提高圖書館檔案管理的方式與方法促進(jìn)圖書館檔案管理效率飛速提升。通過對于檔案的科學(xué)管理，可以促進(jìn)我國城市建設(shè)事業(yè)的水平不斷發(fā)展。

3.注重提升圖書館檔案信息化管理人員的素質(zhì)

圖書館檔案管理人員是開展檔案信息化管理工作的實際執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)和能力直接關(guān)系著檔案管理工作的質(zhì)量和效果。因此，圖書館必須注重提升檔案信息化管理人員的素質(zhì)，通過組織工作交流會和聘請信息化管理專家培訓(xùn)等方式提高檔案管理人員的服務(wù)管理能力，讓管理人員正確認(rèn)識到檔案信息化管理工作的重要性和必要性，更新管理人員的工作觀念，增強服務(wù)意識。一方面，圖書館要注重培養(yǎng)在職檔案管理人員，另一方面要引進(jìn)高素質(zhì)、專業(yè)性強的人才，給圖書館信息化管理隊伍注入新鮮血液，從而不斷提升圖書館信息化管理隊伍的總體素質(zhì)，為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的圖書館信息化管理工作和服務(wù)。

4.重視檔案管理信息化的安全管理

檔案管理信息化會將檔案信息置于相對開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，圖書館進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，需要提升自身的安全防范意識，重視檔案信息的安全管理，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案應(yīng)用制度。信息化工作形式需要建立與之相應(yīng)的電子檔案信息管理工作體系，通過檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范相關(guān)工作人員的工作行為。檔案管理工作人員需要通過身份認(rèn)證獲得操作權(quán)限，檔案數(shù)據(jù)的傳遞和使用都需要進(jìn)行安全加密[7]。為避免數(shù)據(jù)庫操作出現(xiàn)問題影響數(shù)據(jù)安全，需要對整體數(shù)據(jù)庫進(jìn)行異地備份，并實現(xiàn)檔案管理信息的同步化，從而保證檔案管理的安全。

四、結(jié)語

總而言之，在信息化不斷向前推進(jìn)的歷史條件下，促進(jìn)圖書館的檔案管理信息化建設(shè)日益緊迫，這不僅可以有效提高圖書管理工作的效率，更有助于滿足圖書借閱者的多元化需求。因此，必須建立健全檔案管理制度，加強檔案管理工作者培訓(xùn)或引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，推動圖書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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