大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校人事檔案管理與利用探討

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淄博師范高等專科學(xué)校

現(xiàn)階段，國內(nèi)各高職院校在人事檔案管理方面都已經(jīng)取得了不錯的成績。但是，受傳統(tǒng)管理思維的影響，目前，高職院校的人事檔案管理工作的開展，仍有很大的進步空間，沒有真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代所帶來的便利性與高效性。研究大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高職院校人事檔案管理與利用具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校檔案管理存在的問題

(一)紙質(zhì)檔案儲存的局限性

目前，很多高職院校在人事檔案存儲方面，仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲辦法，這樣的存儲方法往往具有很大的局限性。比如學(xué)生檔案管理?，F(xiàn)階段，為響應(yīng)國家素質(zhì)教育的要求，各大院校在人才培養(yǎng)方面都是以綜合型人才培養(yǎng)為主要的目標(biāo)，所以很多院校的人事檔案管理范圍也就相應(yīng)的擴大，其不僅僅是單純的學(xué)生基本資料管理，還包括學(xué)生在校期間的相關(guān)信用行為以及個人品行等多個方面的內(nèi)容。另外，學(xué)生的心理狀況資料以及科研能力和創(chuàng)新能力相關(guān)的發(fā)展實踐資料也在學(xué)生檔案管理之中[2]。這種情況就使得學(xué)生檔案管理的內(nèi)容越來越多，如果還是沿用紙質(zhì)存儲的方法的話，難度會很大。

(二)檔案管理基礎(chǔ)薄弱

目前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多院校為便于學(xué)生信息資料管理工作的有效開展，開始使用電子檔案來進行資料信息的管理。但是，由于其信息化發(fā)展相對較為滯后，導(dǎo)致在實際操作中很多信息無法及時更新，尤其是在數(shù)據(jù)收集以及處理上，目前還存在很多的問題，往往會在這一方面的問題上花費太多的時間，因此，高職院校在檔案管理信息化方面其管理基礎(chǔ)相對較為薄弱。而且由于高職院校本身在信息化管理上的滯后性，導(dǎo)致在對學(xué)生的基本信息進行收集之后，無法對其進行動態(tài)跟蹤，使得檔案信息管理的實效性不強，影響了學(xué)校管理部門對學(xué)生在校發(fā)展情況的綜合評價。除此之外，考慮到人事檔案管理工作本身的復(fù)雜性與多樣性，其相關(guān)工作人員在開展工作時必須要把握好檔案管理工作的核心，提高檔案的收集和處理效率。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校人事檔案管理與利用的對策

(一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

高職院校人事檔案管理是學(xué)校各項管理工作有序開展的保證，因此，相關(guān)工作人員必須要提高重視度，轉(zhuǎn)變思想觀念。院校領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員要對檔案管理工作擴大宣傳，以進一步突出檔案管理的重要性，這樣可以對學(xué)生以及教師在人事檔案管理起到一個很好的引導(dǎo)作用，進一步提升檔案管理工作的影響力。人事檔案管理工作是服務(wù)于黨委工作以及人事部門的關(guān)鍵工作內(nèi)容，在中層干部選拔任用、教職工職稱評審以及工資待遇等方面都發(fā)揮著非常大的作用。檔案部門需要通過加大宣傳力度，對師生進行的檔案管理工作宣傳，擴大檔案管理工作的影響力。檔案管理人員也需要養(yǎng)成一個人事檔案資料主動整理、主動遞交的好習(xí)慣，不斷更新和補充人事檔案的內(nèi)容[1]。

(二)加大人事檔案的開放力度 提高人事檔案利用率

人事檔案開放力度的加大可以在一定程度上提升人事檔案的利用率，這樣可以最大化的發(fā)揮人事檔案的利用價值。在這一方面，可以借鑒國外先進的管理經(jīng)驗，適度擴大人事檔案開放力度，充分發(fā)揮人事檔案管理的價值。在開放力度的選擇上可以針對不同的工作有針對性的開放。比如，對于教學(xué)、科研以及工資或者是獎懲方面的信息可以大力開放，但是針對于相關(guān)部門的組織人事評價以及審查按意見等方面的信息則需要做到嚴格保密，不能公開。只有適度把握人事檔案信息的公開力度，才能有效提升人事檔案的利用率，人事檔案管理工作也才能夠真正發(fā)揮實效。

(三)建立人事檔案電子數(shù)據(jù)平臺

大數(shù)據(jù)時代，高職院校的人事檔案管理工作必須要緊跟時代發(fā)展的步伐，利用先進的信息技術(shù)，建立一個信息化的人事檔案的電子數(shù)據(jù)平臺。將個人所有的檔案信息，包括姓名、性別、民族、身份證號、家庭住址以及各階段教育經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、教學(xué)科研等信息存儲與個人身份證信息當(dāng)中。當(dāng)個人發(fā)生工作調(diào)動或者是培訓(xùn)調(diào)動時可以通過讀取個人身份信息而直接獲取這些信息。此外，大數(shù)據(jù)時代要求所有大的人事檔案信息必須要做到及時的更新，保證信息的完善。大數(shù)據(jù)時代就是要服務(wù)大眾，因此，人事檔案信息必須要做到更新快、收集快以及利用快等多個方面，能夠更加方便檔案的所有者以及利用者的使用。另外，建立數(shù)字化的檔案信息平臺還可以有效減少因紙質(zhì)檔損害而造成的檔案信息丟失問題，在保護檔案信息的同時最大化的發(fā)揮信息化的價值。

三、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)今社會是一個信息化的時代，各行各業(yè)都必須要借助于信息化的作用來提升自身的工作效率。對于高職院校的人事檔案管理工作而言，更需要借助信息化來提升自身的信息存儲功能，并且有層次的對學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進行有效分析，進而改善自身的工作。對于高職院校來說，在大數(shù)據(jù)時代，必須要以學(xué)生管理服務(wù)為中心，通過開展一系列的管理措施，提升自身的檔案管理水平。

[1]祝彩鳳.淺議大數(shù)據(jù)時代的高職院校人事檔案工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(24):164～168.

[2]李惠紅.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校檔案管理的信息化構(gòu)建路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(04):73～74.