現(xiàn)代事業(yè)單位文書檔案的管理探究

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赤峰學(xué)院社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心

進(jìn)入新的時(shí)期以來，我國的各項(xiàng)事業(yè)都取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，取得了世人矚目的成績。與此同時(shí)，對文書檔案的管理也越來越重視。重視對文書檔案的管理，更有效地提高工作效率，提升單位的工作能力和工作水平。文書檔案具有非常重要的作用，通過對檔案的查閱能看出一個(gè)單位工作的情況，優(yōu)劣高下均可見一斑。

一、文書檔案管理中存在的問題

(一)重視程度不夠

許多事業(yè)單位對文書檔案重視程度不夠，認(rèn)為只要工作完成了，檔案存在與否無所謂；檔案管理好壞無所謂。也有的單位認(rèn)為，只要有了文書檔案，有人管著就行了，沒有把它放在重要的位置上。還有人認(rèn)為檔案既不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也不很少能形成社會效益，因此，在日常工作中領(lǐng)導(dǎo)很少強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，在工作檢查中也經(jīng)常應(yīng)付了事。而事實(shí)上，檔案對一個(gè)單位具有舉足輕重的作用。它既代表了一個(gè)單位的歷史，也會對該單位的未來產(chǎn)生重要的影響。檔案管理不好會無形的影響著一個(gè)單位的事業(yè)發(fā)展。

(二)檔案管理處于較低水平

檔案管理是一件非常重要的工作，但是現(xiàn)在檔案管理人員參差不齊。有的事業(yè)單位檔案管理人員水平較低，一方面其本身對檔案工作不夠重視；另一方面，他們的知識水平及管理能力不夠，不夠?qū)I(yè)，對檔案的收集、整理、管理、分類工作不是非常熟悉。另外，還有的事業(yè)單位沒有專職檔案管理人員，因此，檔案管理處于較低的水平。這種狀態(tài)需要我們來改變。

二、提高文書檔案管理的措施

(一)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作

一個(gè)單位檔案工作能否被放在重要的位置上，關(guān)鍵在于單位領(lǐng)導(dǎo)能否重視。只有單位領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理的重要，這項(xiàng)工作才會提上工作日程，才會用專業(yè)人才來管理檔案，也會在經(jīng)費(fèi)方面給予檔案管理工作的支持。因此，要做好文書檔案的管理必須讓領(lǐng)導(dǎo)重視起來。只有單位的領(lǐng)導(dǎo)重視此項(xiàng)工作，才會把檔案管理列為重要工作內(nèi)容之一，才會使檔案工作取得好成績。

(二)提升檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案工作，看似簡單，其實(shí)復(fù)雜，并且工作量也比較大。檔案管理人員要有較強(qiáng)的管理能力才能做好此項(xiàng)工作。她要具備行業(yè)專業(yè)知識、專業(yè)理論，要有一定的計(jì)算機(jī)知識和運(yùn)用知識的能力，只有做到這一點(diǎn)，才能使檔案管理管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。另外，檔案管理人員也要有高度的責(zé)任心，對工作熱情，有奉獻(xiàn)精神，只有這樣，才能把枯燥的事做得有條有理。檔案管理是服務(wù)事業(yè)，只有具備較高素質(zhì)的人，才能承擔(dān)起服務(wù)的功能，為事業(yè)單位的工作更好開展做出貢獻(xiàn)。

(三)加強(qiáng)數(shù)字化管理

傳統(tǒng)檔案管理，都是紙質(zhì)檔案的管理，采取的都是較低端的方式。現(xiàn)代的檔案管理則不然，需要運(yùn)用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行更有效地管理，尤其是對電子檔案的管理。為了適應(yīng)新時(shí)代電子文書檔案的管理，可以把電子檔案集中起來進(jìn)行存儲，運(yùn)用數(shù)字技術(shù)采取數(shù)字化的管理方式。這樣，在使用檔案時(shí)就非常方便，無論是查閱檔案還是異地使用調(diào)取檔案，都會在第一時(shí)間內(nèi)完成。既提高了工作效率，也對未來工作的開展奠定了基礎(chǔ)。當(dāng)然，數(shù)字化管理需要更好的工作設(shè)備和高素質(zhì)的工作人員。這就要求事業(yè)單位重視檔案工作，加大資金投入，做好服務(wù)本單位服務(wù)社會的工作。

(四)加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)工作

現(xiàn)代社會，事業(yè)文書檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。但是檔案工作的基礎(chǔ)工作更為關(guān)鍵，是一切現(xiàn)代檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位在開展工作中，必須把工作做得扎扎實(shí)實(shí)，把第一手檔案資料準(zhǔn)確地保存下來。只有認(rèn)真扎實(shí)做好這項(xiàng)工作，才能做好檔案工作的下一步工作。在檔案的錄入、整理、存檔方面就能更順利地進(jìn)行下去。做好這一切，也就能使檔案工作走上了規(guī)范化的軌道，也才能使檔案更加準(zhǔn)確，有較高的質(zhì)量。但是基礎(chǔ)性工作都比較難做，需要工作人員做好每一步。

三、結(jié)語

總而言之，文書檔案的管理工作在事業(yè)單位中所起的作用將越來越大，需要引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。也需要進(jìn)一步強(qiáng)化措施，不斷提高檔案管理水平。數(shù)字化、信息化是現(xiàn)代社會對文書檔案管理工作的必然要求，專業(yè)人員的素質(zhì)也是至關(guān)重要的因素，因此，需要廣大的文書檔案管理者，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，積極采取現(xiàn)代信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理文檔工作，進(jìn)而為促進(jìn)文書檔案管理工作的有效運(yùn)作奠定基礎(chǔ)。

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