職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及有效發(fā)揮探討

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職業(yè)院校檔案涉及學(xué)校教學(xué)、管理以及生產(chǎn)等多方面資料，具有很大的保存與利用價(jià)值，這也決定了職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能的重要性。隨著社會(huì)快速發(fā)展與產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的推進(jìn)，國家關(guān)于職業(yè)院校的發(fā)展進(jìn)一步提高重視，職業(yè)院校在招生、建設(shè)規(guī)模上也不斷擴(kuò)大，使得職業(yè)院校檔案資源在種類、數(shù)量等方面均產(chǎn)生了較大變化，對(duì)檔案管理服務(wù)職能提出了更高要求?；谶@一背景，職業(yè)院校檔案管理工作必須對(duì)其服務(wù)充分加以發(fā)揮，以適應(yīng)新時(shí)期職業(yè)院校建設(shè)與發(fā)展需求。

一、職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及現(xiàn)狀

在職業(yè)院校中，其檔案管理服務(wù)職能主要是對(duì)檔案資源實(shí)施分類、歸納、管理，并基于各種途徑，對(duì)檔案需求者在檔案信息方面的需求直接或間接地加以滿足。職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能，是依托檔案室的建立來實(shí)現(xiàn)的，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，信息技術(shù)也成為檔案服務(wù)的重要途徑，服務(wù)內(nèi)容主要包括查閱、外借、檔案證明以及檔案咨詢等。職業(yè)院校的檔案管理服務(wù)職能，不僅對(duì)專業(yè)院校管理又重要意義，對(duì)職業(yè)院校教職工、學(xué)生及社會(huì)均有重要意義。

但從當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能情況來看，還普遍存在三方面的問題：一是檔案服務(wù)形式單一。在很多職業(yè)院校中，還采用傳統(tǒng)檔案服務(wù)形式，通常為面對(duì)面查詢檔案信息，對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案館進(jìn)行建設(shè)的學(xué)校還較少，難以滿足用戶遠(yuǎn)程服務(wù)需求，工作效率較低。二是管理制度不完善。大部分職業(yè)院校不夠重視檔案管理服務(wù)，關(guān)于檔案管理服務(wù)的制度建設(shè)不夠完善，導(dǎo)致檔案管理的工作效率與質(zhì)量難以得到保證，影響職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能的發(fā)揮。三是檔案服務(wù)人員的素質(zhì)低。很多職業(yè)院校檔案管理服務(wù)人員門檻要求較低，服務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)不夠、管理經(jīng)驗(yàn)不足，加之學(xué)校對(duì)管理人員培訓(xùn)重視度不夠等，都導(dǎo)致檔案服務(wù)人員素質(zhì)難以滿足現(xiàn)代職業(yè)院校檔案管理要求，繼而影響職業(yè)院校檔案管理服務(wù)效率。

二、職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能有效發(fā)揮對(duì)策

基于職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能重要性及其存在的問題，要促進(jìn)職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能的有效發(fā)揮，可從以下幾點(diǎn)入手。

(一)建立高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)

職業(yè)院校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理服務(wù)的重視，積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理服務(wù)設(shè)備，建立高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，保障職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能的有效發(fā)揮。職業(yè)院校可對(duì)網(wǎng)上檔案室、檔案微信服務(wù)公眾平臺(tái)等進(jìn)行建立，應(yīng)用高效率的載體促進(jìn)檔案管理信息的有效傳遞。在建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)對(duì)職業(yè)院校檔案的特點(diǎn)充分加以考慮，加強(qiáng)在檔案信息服務(wù)案例方面的收集和分析，對(duì)預(yù)警機(jī)制進(jìn)行建立，避免網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障或不穩(wěn)定，保證檔案信息在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)中平穩(wěn)運(yùn)行，滿足師生與社會(huì)對(duì)職業(yè)院校檔案管理的遠(yuǎn)程服務(wù)需求，促進(jìn)檔案管理服務(wù)效率的提升。

(二)完善職業(yè)院校檔案管理制度

在職業(yè)院校檔案工作中，針對(duì)檔案信息的完整與安全及可靠性有較高要求，在傳統(tǒng)檔案管理制度中，還應(yīng)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，讓職業(yè)院校檔案在管理服務(wù)職能方面實(shí)現(xiàn)有章可循。這就要求職業(yè)院校歷檔案管理部門對(duì)職業(yè)院校檔案管理作出明確的規(guī)定，在職業(yè)院校檔案的歸檔與管理以及利用等各方面均給予嚴(yán)格規(guī)定，不僅要確保歸檔有時(shí)間和建檔有標(biāo)準(zhǔn)，還需要確保做到借閱有規(guī)定以及檔案室管理有措施等。在各項(xiàng)管理規(guī)章制度的建立過程中，必須做到兩點(diǎn)：一是在規(guī)章制度上具有科學(xué)性與合理性，對(duì)于各項(xiàng)規(guī)章制度的建立需與職業(yè)院校特點(diǎn)及職業(yè)院校檔案管理方面的實(shí)際相符；二是需要做到簡明實(shí)用，使規(guī)章制度各項(xiàng)條文能夠有效地落實(shí)，提高其操作性。

(三)提高職業(yè)院校檔案管理人員素質(zhì)

要充分發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能，需要以高素質(zhì)的職業(yè)院校檔案管理人員為依托。因此，必須不斷提高職業(yè)院校檔案管理人員素質(zhì)。職業(yè)院校檔案管理人員應(yīng)具備主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，根據(jù)職業(yè)院校檔案管理服務(wù)工作要求，對(duì)自身知識(shí)與能力結(jié)構(gòu)不斷地加以優(yōu)化，促進(jìn)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平的提升。在信息時(shí)代下，職業(yè)院校檔案管理人員必須不斷地提升自身對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握與應(yīng)用能力，確保能夠有效運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理設(shè)備各種功能。職業(yè)院校則應(yīng)重視檔案管理人員培訓(xùn)工作，可對(duì)相關(guān)專家進(jìn)行聘請(qǐng)，對(duì)即時(shí)的檔案管理方法和知識(shí)進(jìn)行傳達(dá)，促進(jìn)檔案管理服務(wù)人員素質(zhì)不斷提升；職業(yè)院校在對(duì)新的檔案管理人才進(jìn)行聘用時(shí)，還應(yīng)對(duì)專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行聘用，從源頭上保證檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。

確保將職業(yè)院校檔案管理工作做好，是職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能。職業(yè)院校檔案管理部門及相關(guān)人員必須積極面對(duì)職業(yè)院校檔案管理服務(wù)存在的問題，落實(shí)針對(duì)性管理策略，有效發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能，促進(jìn)職業(yè)院校檔案管理服務(wù)水平的不斷提高。