信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

■ /

黑龍江省黑河市旅游信息中心

在當(dāng)前信息化迅速發(fā)展的背景和條件下，檔案管理的制度改革也迎來(lái)了高速發(fā)展的機(jī)遇，基于當(dāng)前各類(lèi)信息技術(shù)和軟件，建立電子檔案，形成信息化的管理方式和機(jī)制體系。但是在轉(zhuǎn)型、改革的過(guò)程中，管理人員也發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題和沖突，阻礙到了檔案管理工作的正常發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式和工作習(xí)慣并非一時(shí)可以改變，需要管理人員在樹(shù)立管理意識(shí)的同時(shí)，切實(shí)執(zhí)行信息化背景下的各項(xiàng)管理舉措和策略。

一、檔案管理信息化的具體發(fā)展情況

隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理可以獲取更多的優(yōu)質(zhì)信息資源，豐富檔案信息的內(nèi)容，并充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化和信息化的優(yōu)勢(shì)，盡快建立起更為完善的管理體制和制度，從而促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在信息時(shí)代，各類(lèi)信息充斥著我們這個(gè)社會(huì)，而檔案信息需要具有實(shí)用價(jià)值的信息資源，目前很多企業(yè)和單位都在對(duì)自身的管理制度開(kāi)展改革，希望通過(guò)創(chuàng)新來(lái)提升檔案管理水平，并做好服務(wù)管理工作，切實(shí)將檔案應(yīng)用于實(shí)踐工作當(dāng)中，起到指導(dǎo)和支持的重要作用。

從目前的發(fā)展情況來(lái)看，信息化背景和條件下檔案信息的搜集整理還存在一定的問(wèn)題，它不僅需要檔案管理部門(mén)做好自己的工作，還需要其他部門(mén)的密切配合，很多企業(yè)和單位內(nèi)部控制機(jī)制顯然還不健全，難以形成多部門(mén)的高效聯(lián)動(dòng)和統(tǒng)一協(xié)調(diào)，這就給檔案信息的搜集和整理工作的準(zhǔn)確性和實(shí)用性帶來(lái)不良影響，即使有信息技術(shù)和相關(guān)系統(tǒng)軟件的支持，也無(wú)法有效分辨更具備價(jià)值的信息資源，檔案管理以及服務(wù)的水平就難以得到提升。

在新時(shí)期發(fā)展形勢(shì)下，信息技術(shù)融入檔案管理工作之中，主要問(wèn)題出現(xiàn)在沒(méi)有形成統(tǒng)籌管理制度，使得多個(gè)部門(mén)之間難以形成高效的協(xié)作，這種問(wèn)題不僅體現(xiàn)在個(gè)別公司和企業(yè)之中，而是在全國(guó)范圍內(nèi)普遍存在。檔案管理工作人員也缺乏相應(yīng)的信息化的觀念和意識(shí)，思想還停留在傳統(tǒng)的管理理念中，尤其是一些老員工，接受新技術(shù)和新理念的能力不足，對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用水平較低，大多工作事項(xiàng)和環(huán)節(jié)依然在沿用以往的工作習(xí)慣和程序，信息技術(shù)的融入和引進(jìn)面臨較多困擾。另外，在信息化的管理工作，關(guān)于檔案信息整理、建檔的各方面標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有統(tǒng)一，沒(méi)有形成規(guī)范化的工作流程，經(jīng)常出現(xiàn)遺漏和失誤，工作效率要相應(yīng)下降，很多企業(yè)和單位的檔案管理工作都陷入發(fā)展瓶頸之中。

二、檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的重要作用

從上述問(wèn)題中我們可以看出，盡管信息化發(fā)展過(guò)程中面臨多種問(wèn)題和不足，但是信息技術(shù)的應(yīng)用確實(shí)可以有效提升管理水平，在某些工作環(huán)節(jié)上發(fā)揮著非常重要的作用，它改變了人們對(duì)于檔案信息的傳統(tǒng)看法和觀念，提升了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，將其優(yōu)勢(shì)作用不斷發(fā)掘并發(fā)揮出來(lái)，凸顯了檔案信息對(duì)于各項(xiàng)管理工作的關(guān)鍵性作用，人們不再將檔案管理工作看做是一種簡(jiǎn)單的基礎(chǔ)性工作，通過(guò)對(duì)信息資源的整理和建檔工作，使得人們的管理理念發(fā)生了很大的變化。從當(dāng)前社會(huì)發(fā)展和國(guó)家經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的角度來(lái)看，信息資源的獲取并妥善保存，進(jìn)而發(fā)揮其指導(dǎo)性作用，已經(jīng)成為了新時(shí)期社會(huì)發(fā)展和轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)之一，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息時(shí)代的不斷向前發(fā)展，數(shù)據(jù)信息的分析處理也成為了檔案管理工作的重要內(nèi)容，它可以不斷提升各部門(mén)和各個(gè)行業(yè)之間的協(xié)作能力和水平，將優(yōu)質(zhì)資源共享，促進(jìn)多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的共同發(fā)展，檔案管理的信息化發(fā)展趨勢(shì)也符合當(dāng)今信息時(shí)代發(fā)展的規(guī)律和總體要求。

三、提升檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的重要舉措

(一)完善基礎(chǔ)信息化資料庫(kù)體系

在建檔歸檔工作中，關(guān)鍵是要建立起完善的信息資料庫(kù)，結(jié)合當(dāng)前電子檔案及其應(yīng)用軟件成立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，形成健全的信息資源整合和統(tǒng)籌管理體系，以信息咨詢(xún)等關(guān)鍵服務(wù)內(nèi)容為指引，以此為基礎(chǔ)開(kāi)發(fā)更多服務(wù)功能，開(kāi)展創(chuàng)新研究，切實(shí)提高信息數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用價(jià)值。

(二)提升不同部門(mén)和單位之間的協(xié)調(diào)合作水平

為了讓檔案管理部門(mén)為更多部門(mén)服務(wù)，需要加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通，在檔案部門(mén)之間、檔案部門(mén)政府機(jī)關(guān)之間建立信息網(wǎng)絡(luò)互連，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。滿(mǎn)足特定部門(mén)的特定信息需求，提高信息的利用效率。檔案部門(mén)可以建立自己的網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站為社會(huì)提供信息服務(wù)，方便各個(gè)部門(mén)在第一時(shí)間獲得最新資訊。

(三)增強(qiáng)創(chuàng)新能力，提高服務(wù)水平

信息化條件下的檔案管理，需要掌握先進(jìn)技術(shù)的人來(lái)控制，因此要堅(jiān)持以人為本的用人機(jī)制，積極倡導(dǎo)提升檔案部門(mén)的服務(wù)能力，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而能為單位和社會(huì)提供更多的信息服務(wù)。要努力提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，建立“優(yōu)勝劣汰”的競(jìng)爭(zhēng)制度，通過(guò)多種途徑選拔、培養(yǎng)、引進(jìn)人才，培養(yǎng)精通檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，才可以提升檔案部門(mén)的服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化科技實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，為服務(wù)創(chuàng)新和以人為本奠定了基礎(chǔ)，不僅可以提高單位的經(jīng)濟(jì)效益，甚至可以提高整個(gè)國(guó)家的核心競(jìng)爭(zhēng)力，因此我們應(yīng)該注重管理理念的更新，積極推動(dòng)管理機(jī)制更新，努力提升檔案管理服務(wù)水平。