對鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化建設(shè)的思考

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一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理現(xiàn)狀

鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心信息化建設(shè)已經(jīng)在起步。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃服務中心已經(jīng)配備了計算機等硬件措施，有專門的人員進行檔案管理工作，紙質(zhì)檔案的錄入也在進行之中。但是隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，大范圍的人口流動給檔案工作帶來了不少困難。同時檔案管理人員的流動性較大，專業(yè)素質(zhì)相對較低。紙質(zhì)檔案的保管不善造成了檔案遺失和損毀情況也普遍存在，加上紙質(zhì)檔案的不完善許多信息需要進一步錄入。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心的檔案信息化建設(shè)仍然困難重重。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化建設(shè)的必要性和意義

(1)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化建設(shè)具有其必要性。首先，由于計劃生育工作的信息量大，使用紙質(zhì)檔案需要很大空間來保存檔案。紙質(zhì)的保管環(huán)境要求高，溫度、濕度、防火系統(tǒng)等都需要成本來維持，保管費用高。其次，檔案工作人員的素質(zhì)問題和頻繁流動給檔案保管工作帶來了很大困難。最后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育中心的檔案規(guī)格不同，查閱十分不便。(2)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化建設(shè)具有現(xiàn)實意義，可以很好的解決紙質(zhì)檔案的保存和查閱等問題。首先，檔案管理信息化建設(shè)可以實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案的電子化，保存方便簡單，成本低。其次，電子信息的錄入和保存相對簡單，工作人員的工作量相對輕松。同時由于信息錄入范式已經(jīng)確定，檔案工作人員的流動對檔案管理工作的影響較小。最后，檔案管理信息化建設(shè)要求統(tǒng)一的檔案規(guī)格，信息分類保存，查閱方便。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

第一，處于起步階段?，F(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心的檔案管理主要還是人工管理。這種管理模式一方面工作量大，隨著我國人口數(shù)量的增加，人口流動頻繁，國家的各項惠農(nóng)政策的實施，鄉(xiāng)村計劃生育服務中心的檔案管理通過人工填寫和分類工作量大。另一方面，在面對繁雜的檔案信息時，人工篩選極易出錯，這直接導致了檔案信息的真實性和準確性降低。而各地紙質(zhì)檔案的電子化進展慢，信息化建設(shè)尚處于起步階段。

第二，硬件要求高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案信息化建設(shè)要求統(tǒng)一的計算機等設(shè)備的配備。一方面是統(tǒng)一的計算機等錄入和儲存設(shè)備的配備，檔案管理要具有較高保密性的電腦。另一方面是計劃生育服務中心之間的局域網(wǎng)建設(shè)，信息化建設(shè)的一項重要意義就是查閱方便，在當前人口流動頻繁的背景下，只有在保證安全性的基礎(chǔ)上盡量提高信息的共享程度，才能提高信息查閱速度。

第三，對人員素質(zhì)要求較高。首先，要求管理人員具備操作電腦的能力，能夠操作電腦才能將錄入電子檔案。其次，要求檔案管理人員熟練掌握相關(guān)的軟件和系統(tǒng)操作。最后，檔案管理人員還要學習統(tǒng)一的信息錄入標準和錄入規(guī)則、信息管理的保密規(guī)則、信息介質(zhì)的保管規(guī)定、信息系統(tǒng)的登入登出要求等。

四、推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化的相關(guān)對策

(一)計劃生育服務中心檔案管理信息化制度的完善

檔案信息化管理與紙質(zhì)檔案的管理存在很大不同，應該對現(xiàn)有的管理制度進行更新完善。其中最主要的完善以下內(nèi)容：一是統(tǒng)一規(guī)格的制定和下發(fā)。應當制度統(tǒng)一的信息錄入格式和信息采集模式，并一以貫之地實施。二是信息保密制度的完善。檔案信息化帶來檔案信息的易存儲和已復制，文件安全面臨更大的威脅。應當制定嚴格的文件管理制度，嚴禁信息存儲介質(zhì)的外帶和外用，區(qū)別使用檔案信息存儲計算機和一般工作用計算機。三是人員管理制度的完善。檔案管理人員的流動無法避免，但是應當在上崗之前進行技能培訓和簽訂相關(guān)的保密協(xié)議。檔案管理人員的交接制度也應當加以完善。

(二)配備檔案信息化管理的設(shè)施

要實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案信息化，首先要配備相關(guān)的硬軟件設(shè)施。一方面是硬件設(shè)施，要配備滿足檔案信息化的計算機和存儲設(shè)備。另一方面是軟件設(shè)備，檔案信息管理軟件系統(tǒng)的構(gòu)建和局域網(wǎng)的構(gòu)建是實現(xiàn)檔案信息化的基本要件。

(三)檔案信息化人才培養(yǎng)

人才是一切工作開展和推進的決定性因素。要推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化，關(guān)鍵是人才的培養(yǎng)。一是對于檔案管理信息化的意識培養(yǎng)，要樹立信息化管理的理念。二是對檔案管理制度的宣傳教育，要讓每一位工作者能夠熟悉章程和規(guī)范，嚴格遵守檔案信息處理及保密規(guī)定。三是要進行相關(guān)的技能培訓，電腦操作和軟件使用等是進行檔案信息化管理的基本技能，要對每一位檔案管理工作者進行相關(guān)培訓。